¿Por Qué Necesitas Actas de Reunión?

Las actas de reunión son esenciales por muchas razones. En primer lugar, son un registro formal de lo que se discutió y decidió durante la reunión de equipo, que mantiene una referencia permanente para los asistentes, pero quizás más importante, para aquellos que no pudieron asistir a la reunión. No solo esto asegura que cada miembro del equipo esté en la misma página, sino que lo hace de una manera de bajo esfuerzo y alta recompensa, con casi ninguna intervención humana requerida en el proceso de aclarar decisiones y tareas.

En segundo lugar, las actas de reunión son esenciales para mantener un informe directo de los puntos de acción acordados y los próximos pasos, que necesitas en cualquier entorno empresarial para crear responsabilidad. Al automatizar la toma de notas, como veremos más adelante, también puedes mantener este registro formal, y eliminar cualquier posible sesgo o favoritismo tras la reunión. Necesitamos esforzarnos por un sistema de actas que proporcione recordatorios de responsabilidad y plazos, pero de manera transparente. Este tipo de pequeños detalles pueden contribuir en gran medida a construir una gran organización justa, y una cultura organizacional que responsabiliza a cada miembro del equipo con documentación y registro eficientes.

¿Cuál es el Formato para Escribir un Acta?

En Bubbles, creemos que la estructura de las actas de reunión debe ser sencilla y metódica. Nadie, o al menos nosotros no, quiere revisar párrafo tras párrafo de información no importante sobre la reunión. Queremos entrar y salir con nuestros puntos de acción y una buena comprensión del tema discutido.

Nuestros elementos clave incluyen por lo tanto:

• Fecha, Hora y Título: Nota claramente que ocurrió la reunión y de qué trató. Si te reúnes en persona, también registrarías la ubicación.
• Asistentes: Lista todos los participantes, incluidos los invitados o conferencistas. También puedes hacer esto incluyendo el nombre de cada miembro junto con un breve resumen o recapitulación de su aporte.
• Puntos de la Agenda: Detallar cada tema discutido, siguiendo la agenda de la reunión.
• Decisiones: Resumir las decisiones tomadas y notar cualquier otro resultado clave de las discusiones o debates.
• Puntos de Acción y Plazos: Listar tareas asignadas, con plazos claros y responsables.
• Otras Discusiones: Incluir cualquier punto o discusión adicional que haya ocurrido.

Por Qué Importan las Actas de Reunión Efectivas

La investigación de 2019 sobre el estado de las reuniones demostró que la documentación efectiva de reuniones se correlaciona directamente con el aumento de productividad. Un estudio de Doodle encontró que las reuniones mal organizadas pueden resultar en un desperdicio significativo de tiempo y otros recursos valiosos para negocios en todo el mundo. 

Curiosamente, las estadísticas muestran diferentes patrones en diferentes continentes y países, pero hay un tema general de mala organización que cuesta caro a los involucrados. ¿Es esto un asunto cultural, o demasiadas personas se aferran al statu quo de reuniones tradicionales?

¡Personalmente creo que es lo último! El patrón es demasiado consistente, con reuniones mal organizadas siendo vistas como el mayor costo para su respectiva organización por el 40% de los profesionales en el Reino Unido, el 38% en Alemania, y el 34% en los EE.UU. El costo aquí es una métrica vaga, pero creo que es seguro decir que el costo representa mucho más para una organización que solo una implicación financiera. El tiempo es dinero, de ahí la razón por la cual las plantillas de reunión eficientes y los métodos para tomar notas son esenciales.

Para adentrarnos brevemente en este 'costo', exploremos un impacto personal más específico. Más de una cuarta parte (26%) de los involucrados en la encuesta mencionada afirmó que las reuniones mal organizadas impactaron sus relaciones con los clientes, y una gran parte (43%) de los otros involucrados creyeron que crean confusión en su ambiente de trabajo y afectan la capacidad de seguir adelante con su trabajo (44%).

El hecho de que tantos subrayen la implicación negativa de un mal marco de reuniones en su capacidad para avanzar en el trabajo seguramente solo significa que debemos solucionar esto, ¿verdad? Absolutamente, y hay una misión particular para hacerlo que quiero iluminar ahora, para que tú también puedas comenzar a dominar tus reuniones.

¿Cuál es la Mejor Herramienta para Documentar Actas de Reunión?

Antes de especificar, quiero enfatizar que esta es una herramienta que uso todos los días, y para mí, representa la máxima eficiencia en este nicho. Me encanta el impacto positivo que ha tenido en mi vida laboral, y estoy seguro de que estarás de acuerdo conmigo aquí. La herramienta es Bubbles Notetaker, y antes de explicar por qué debería ser tu nueva referencia para actas de reunión, quiero comenzar con una cita directa del CEO de Bubbles, Tom Medema:

"Así que en Bubbles, nos hemos beneficiado mucho del Bubbles Notetaker por varias razones. Diría que una de las más grandes es de hecho que nos ha dado mucha tranquilidad. Antes teníamos preguntas como: ¿Quién va a crear una agenda realmente? ¿Quién va a tomar las notas? ¿Quién luego va a asegurarse de que las personas hagan seguimiento de eso, etcétera. Ahora sabemos que siempre tenemos a un tomador de notas en la llamada que se encargará de la mayor parte de eso por nosotros".

Tom continuó elaborando sobre esto, lo cual cubriremos, pero primero, exploremos cómo el Bubbles Notetaker puede manejar todas estas tareas en nuestras reuniones, y pronto, en las tuyas. Mira esto a continuación.

Bubbles en Acción de Actas de Reunión

Después de crear o unirte a un espacio de trabajo de Bubbles, dirígete a tu pestaña 'Notetaker', donde serás recibido con un aviso pidiéndote que conectes tu Google Calendar, si aún no lo has hecho! Este se convierte en el primer punto de acción, así que adelante y márcalo conectando tu calendario (con reuniones próximas).

Hemos cubierto en su mayoría esto, pero nuevamente, la efectividad de las reuniones depende de qué tan bien estén documentadas y seguidas. Reconocemos que en el mundo empresarial, las reuniones son, y probablemente siempre serán una característica constante, especialmente en el entorno de trabajo remoto. Esta es la razón por la que deberías iniciar tu próxima reunión con Bubbles, ya que une estos dos factores de una manera perfecta que mejora la productividad. Sin embargo, Bubbles solo puede hacer hasta cierto punto, y quiero destacar que aún debes prepararte de manera efectiva - trabajen juntos para crear esa agenda de reunión de equipo inclusiva, registren todos sus puntos de acción pendientes, y mantengan un seguimiento de lo que todavía está en progreso en todo el equipo.

Una vez conectado, verás tus próximas reuniones en una lista en el lado derecho. Otro beneficio de tenerlas directamente ahí en pantalla es la capacidad para unirse a tu reunión directamente desde Bubbles. Personalmente, me encanta tener todo en un solo lugar, y Bubbles me permite hacerlo: ¡la eficiencia es clave!

Una vez que estés en la reunión Notetaker se presentará con un mensaje amistoso, informándote, y a todos los demás asistentes, que está ahí para tomar notas, y posteriormente crear este informe directo en forma de un acta de reunión automatizada, aunque elocuente y concisa. En este mensaje, también hay un enlace que brinda la oportunidad para que cualquiera elimine al Notetaker.

Una vez que tu reunión de equipo termine, recibirás una Bubble en tu pestaña Notetaker, documentando la discusión y manteniendo un registro de todo lo que ocurrió durante la misma. Como puedes ver, el formato de este fragmento en tu pestaña Notetaker comienza a alinearse con nuestro consejo anterior!

El paso final es hacer clic en la Bubble para ver el video completo con resumen de IA y puntos de acción. En este espacio dentro de la Bubble, puedes continuar e involucrar a las personas que no pudieron asistir, permitiéndoles una colaboración continua a ellos y a todos los asistentes. Lo grandioso de Bubbles Notetaker en este sentido es que permite a todos recapitular, especialmente a aquellos mencionados antes como personal ausente. Ningún miembro del equipo se queda atrás, y todos se mantienen alineados con los objetivos, discusiones y próximos pasos, sin tener que hacer otra reunión de equipo.

¿Qué Más Ganamos con un Notetaker de IA?

Como mencioné antes, Tom, el CEO y fundador de Bubbles, continuó elaborando y compartió algunos de sus aprendizajes clave del uso de Bubbles Notetaker, a los que quiero referirme ahora. Él habla desde una posición de gran experiencia en este campo, y sus insights son un gran aliciente de que Bubbles es el camino a seguir en términos de optimizar las actas de reunión.

Tom continuó diciendo:

"Esto luego nos permite centrarnos realmente en el núcleo del problema, centrarnos en la conversación, practicar la escucha activa, y no preocuparnos demasiado por toda la administración de cosas."

Como usuario, estoy totalmente de acuerdo con lo que se ha dicho aquí. Lo que personalmente me encanta de esto, es que destaca que Bubbles está aquí para hacer nuestro trabajo sucio. Nadie realmente quiere ser el asistente que escribe frenéticamente para tomar notas mientras pierde el hilo de la discusión. Es una forma terrible de crecer y ser un equipo exitoso, y al erradicar esta responsabilidad, esta realidad también se elimina. Puedes concentrarte profundamente en su lugar, y asegurarte de que tu atención esté en la pantalla y girando en torno a cuál será tu próximo aporte, en lugar de una hoja de papel.

Lo crítico es que esto es algo que puede aplicarse a todo tu equipo, ya que puedes invitarlos a unirse a tu equipo en Bubbles, para que ellos también reciban estas actas de reunión casi instantáneamente después de la reunión. Aquí es donde naturalmente habría escrito una sección sobre qué decir al enviar notas de reunión, o cómo y cuándo enviar notas de reunión, pero con Bubbles presente, ¡realmente no hay necesidad!

Esto se debe a que al automatizar este rol, siempre podemos asegurarnos de ser puntuales, proporcionar documentación completa y resúmenes efectivos con puntos de acción. Esto claramente ahorra tiempo valioso, pero también anima a los miembros del equipo a usar este tiempo para otras cosas, como proporcionar retroalimentación extensa y como dice Tom, 'entrar en la esencia' de lo importante. Puedes hacerlo porque tendrás instantáneamente el acta a tu alcance y esencialmente también la plantilla de la agenda de la reunión para la próxima reunión de equipo ya resuelta.

Para poner más números a las afirmaciones de que una toma de actas efectiva puede reducir drásticamente el tiempo en reuniones no productivas asegurando un enfoque claro de reunión a reunión, veamos un estudio. Harvard Business Review afirma que con una documentación clara de nuestras discusiones, podemos lograr un aumento del 20% en la eficiencia del equipo. Respaldo esta noción, y aunque es difícil especificar, sé que estaría pasando al menos un 20% más de tiempo en y alrededor de mis reuniones sin Bubbles formando mi plantilla de actas de reunión.

En conclusión, las actas de reunión efectivas son un aspecto vital y altamente necesario para la productividad empresarial. Al proporcionar un informe claro, conciso y directo, nos aseguramos de que todas las reuniones, incluidas aquellas que continuamente dan vueltas en círculos, se traduzcan en resultados tangibles. Algo que es menos beneficioso para la productividad empresarial, sin embargo, es la forma tradicional de plantilla de actas de reunión, donde se asigna a un asistente el papel de mantener el seguimiento. Al abandonar este enfoque, y en su lugar adoptar tecnología innovadora como Bubbles Notetaker, podemos lograr múltiples objetivos con una sola flecha.