¿Tus desarrolladores ponen los ojos en blanco en las reuniones diarias de pie?

Con trabajadores dedicando un promedio de 31 horas al mes a reuniones improductivas, no es de extrañar que algunos ingenieros arrastren los pies ante la idea de reuniones diarias de stand-up (también llamadas daily scrum) Además, realizar reuniones efectivas con equipos distribuidos requiere nuevas herramientas y enfoques.

¿Cómo puedes convertir tus reuniones diarias de pie de un simple ítem de verificación en una rutina significativa que ayude a alinear a tu equipo de desarrollo, mantenerte al tanto de los proyectos, simplificar los flujos de trabajo y aumentar la productividad?

¿Qué son las reuniones diarias de pie y por qué son importantes?

Las reuniones diarias de pie son reuniones cortas para equipos ágiles o scrum para compartir el progreso del proyecto, discutir obstáculos y alinear sus actividades. Estas reuniones de equipo suelen durar entre 5 a 15 minutos y deben asistir el propietario del producto, el scrum master y los desarrolladores.

Durante el scrum diario, las partes interesadas discutirán lo que lograron el día anterior, en qué trabajarán y si algo les impide completar las historias de usuario. La reunión de equipo logra que todos se concentren en las metas del sprint, brinda a todos la oportunidad de expresarse y ofrece oportunidades de trabajo en equipo para mejorar la colaboración.

Los líderes del equipo pueden obtener una vista general de la carga de trabajo de todos, verificar que las tareas estén alineadas con la estrategia general y asegurarse de que todos estén remando en la misma dirección. Mientras tanto, los miembros del equipo pueden abordar los impedimentos de inmediato para evitar quedarse atascados y ralentizar el ciclo de desarrollo de software.

8 consejos para realizar reuniones diarias de pie efectivas, sin rodeos

Solo tienes 15 minutos para discusiones enfocadas y significativas. ¿Cómo evitas que tus reuniones diarias scrum se conviertan en otra charla improductiva o en una reunión de estado genérica que no cumple con el objetivo?

A continuación, te mostramos cómo mantener a tus equipos comprometidos y a tu proyecto en el calendario, incluso si estás gestionando equipos remotos en diferentes zonas horarias.

Mantén tus reuniones de pie breves y enfocadas

Tu reunión diaria de pie no debe durar más de 15 minutos: el límite de tiempo ayuda a todos a mantenerse enfocados en los objetivos. Tu equipo puede ser demasiado grande si necesitas más tiempo para abordar los temas de trabajo de todos.

Cada miembro del equipo debe entender el propósito de una reunión diaria de pie y estructurar sus actualizaciones para lograr su objetivo. El líder del equipo debe moderar la conversación cuando sea necesario para mantener la discusión en el camino correcto.

Asegúrate de que todos los miembros del equipo estén participando

Las reuniones diarias de pie solo son tan buenas como la información compartida durante las reuniones. Todo el equipo debe asistir a diario para discutir su estado, alinear sus tareas y apoyarse mutuamente.

Estas reuniones son esenciales para mantener a los miembros del equipo conectados y facilitar la colaboración. Pero reunir a todos sincronizadamente, ya sea en persona o por videollamadas, puede ser un desafío cuando se gestiona un equipo distribuido.

Una solución asíncrona puede ayudar a asegurar que todos puedan participar por igual. Por ejemplo, puedes crear una burbuja para que todos puedan intervenir y proporcionar actualizaciones sobre su progreso y obtener ayuda con sus obstáculos.

Establecer un liderazgo claro en la reunión

Designa un facilitador (por ejemplo, el scrum master o el propietario del producto) para moderar la discusión, asegurarse de que las conversaciones se mantengan en curso y limitar el tiempo de actualización de cada miembro del equipo para que la reunión termine a tiempo.

Algunos equipos pueden preferir rotar el liderazgo, lo que puede ayudar a mejorar el compromiso y obtener diferentes perspectivas. Si decides hacerlo, anuncia quién es el líder del equipo al inicio de cada reunión para evitar confusiones.

Usa plantillas para guiar la discusión

La falta de preparación de los participantes es la principal razón que causa reuniones poco productivas. Mantenerse con el mismo formato ayuda a los miembros del equipo a prepararse mejor para la reunión de pie y saber qué esperar.

Puedes usar una plantilla para establecer la agenda de la reunión diaria de pie. La clave es mantenerlo simple: Indica el objetivo de la reunión y permite a cada persona unos minutos para responder estas tres preguntas:

• Lo que hicieron ayer
• Lo que harán hoy
• Lo que les está impidiendo cumplir con las tareas de hoy

Rompe el hielo y diviértete un poco

Aunque deberías mantener tus reuniones de pie breves y enfocadas, dedicar un par de minutos para que el equipo entre en calor puede ayudar a fomentar el trabajo en equipo y facilitar el intercambio de ideas para ofrecer mejores resultados.

También puedes usar la oportunidad para medir el sentimiento general en el equipo. Si todos parecen estar tensos y abrumados, verifica si necesitas abordar problemas más amplios con la dinámica del equipo o el plan del proyecto.

Deja de lado las conversaciones no relacionadas

Incluso los equipos ágiles más eficientes no son inmunes a distraerse con conversaciones tangenciales. El líder de la reunión puede mantener la conversación en curso dejando de lado temas no relacionados y pidiendo a los miembros del equipo que los retomen después de la reunión.

También es fácil desviarse hacia la resolución de problemas durante una reunión diaria de pie. Pon en espera la discusión y pasa al siguiente miembro del equipo para que comparta sus actualizaciones y mantenga el impulso. Agenda una reunión de seguimiento para abordar el problema.

Obtén comentarios de los miembros del equipo

Busca retroalimentación de tu equipo para que las reuniones diarias de pie sean más útiles. Puedes solicitar comentarios al final de una reunión si hay tiempo o agendar una discusión aparte para recoger comentarios más amplios.

Alternativamente, puedes crear una burbuja y pedir a los miembros del equipo que compartan su retroalimentación reflexiva. Todos tendrán la oportunidad de expresarse para que la rueda que chirría no se lleve toda la atención. Los miembros del equipo también pueden grabar respuestas con marca de tiempo para construir sobre los comentarios de otros.

Haz seguimiento con las tareas

Las reuniones no serán de utilidad si los miembros del equipo no siguen los puntos de discusión. De hecho, registrar las decisiones y asegurarse de que todos estén en la misma página puede ahorrarte muchos dolores de cabeza más adelante. Nuestro fundador y CEO, Tom Medema, aprendió de la experiencia:

“Las desalineaciones entre decisiones y los siguientes pasos pueden causar rupturas. En los primeros días de construcción de Bubbles, descubrí que lo que pensaba que se había acordado al final de una reunión era radicalmente diferente de lo que otros pensaban que habíamos hecho. Hoy, dedico más tiempo a registrar decisiones y crear un entorno donde la gente pueda expresarse.”‍

Toma notas durante tus reuniones diarias de pie y comparte el acta para asegurar que todos saben lo que deben abordar. Puedes crear una burbuja para registrar los ítems de seguimiento — también permite a los miembros del equipo continuar la discusión y mantener a todos al día con las últimas decisiones.

Reuniones diarias de pie asíncronas: una mejor opción para equipos distribuidos

Realizar reuniones diarias de pie sincrónicas puede ser un desafío cuando tienes un equipo distribuido. La fatiga de Zoom es real: las videollamadas a menudo requieren más tiempo y son más agotadoras mentalmente para muchos. Además, el formato puede dificultar la participación de personas en diferentes zonas horarias, con diversos estilos de trabajo y horarios distintos, en todas las reuniones.

En lugar de una reunión sincrónica, puedes usar una herramienta de comunicación asíncrona para adaptar el proceso al horario de todos. Los miembros del equipo pueden compartir su estado cuando mejor les funcione (por ejemplo, al inicio de un día laboral) para proporcionar actualizaciones precisas sin presión de tiempo innecesaria.

Pero una actualización de estado de hace cuatro días no ayudará a mantener al equipo en curso. Establece una ventana de tiempo (por ejemplo, 4 horas) dentro de la cual cada miembro del equipo debe publicar actualizaciones para equilibrar la flexibilidad con la información oportuna.

Añade contexto e interactividad a tus reuniones de pie asíncronas

La mayoría de los métodos asíncronos son basados en texto y estáticos, entonces ¿cómo puedes añadir contexto a la discusión, captar los matices de las señales no verbales y mantener la reunión interactiva?

Bubbles te ayuda a obtener lo mejor de ambos mundos.

Bubbles es una herramienta imprescindible de retroalimentación y colaboración 2 bidireccional para equipos distribuidos modernos. Puedes crear un hilo para tu reunión diaria de pie y hacer que cada miembro del equipo responda con un comentario con sello de tiempo. Otros miembros del equipo pueden escuchar las actualizaciones y participar (por ejemplo, compartir ideas para superar un bloqueo) Mientras tanto, puedes asegurarte de que todas las decisiones y tareas estén registradas para un fácil seguimiento.

Compartir tu burbuja es tan fácil como enviar la URL o compartirla en Slack. Los miembros del equipo no necesitan instalar ningún software para ver y comentar sobre el video. ¿Cómo podría ser más fácil que eso?

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