¿Por qué son Importantes los Emails de Seguimiento Después de las Reuniones?

Los emails de seguimiento son una parte esencial de la gestión efectiva de reuniones. Para cambiar completamente la forma en que colaboramos y trabajamos en equipos, necesitamos disipar la percepción de que el final de una reunión significa el fin de esa discusión. Si acaso, la reunión es solo tu iniciador de fuego, y lo que ocurre después de la reunión es el incendio ardiente. Para vincular tu reunión con sus consecuencias, debes ser proactivo en continuar la conversación fuera de tu sala de Zoom, por ejemplo. Hoy estamos aprendiendo por qué y cómo hacer esto.

De entrada, tienes dos opciones: ¿serás un tradicionalista y harás esto manualmente, o dejarás que la tecnología revolucionaria de reuniones sea quien lleve la batuta? De cualquier manera, llegarás a un punto donde todos los participantes estén en la misma página respecto a las discusiones y decisiones que ocurrieron durante la reunión en cuestión. Eso es porque reforzarás los puntos clave, aclararás cualquier incertidumbre y mantendrás el impulso en tu email de seguimiento (o lo harás después de leer esto), delineando los próximos pasos.

Sin embargo, el hecho de que el destino sea el mismo no significa que los caminos hacia él se hayan reflejado mutuamente. Como digo, hay una elección. Para una tarea mundana que conlleva tanta importancia, como el email de seguimiento de la reunión, estamos convencidos de que la adopción de un tomador de notas AI, como Bubbles Notetaker, es crucial. Podrías preguntar por qué, pero ¿realmente quieres tomar notas manualmente de tus reuniones, antes de resumir, escribir artículos de acción + los próximos pasos, y enviarlo a cada participante? Imagino que la respuesta es no. En ese caso, aprovecha el notetaker gratuito de Bubbles: graba reuniones, captura puntos clave y genera un email de seguimiento detallado (personalizado para cada participante), ahorrando tiempo y mejorando la precisión.

Ejemplo de Email de Seguimiento

Antes de entrar de lleno en escribir emails de seguimiento, deberíamos ver un ejemplo de cómo se puede hacer de manera eficiente y concisa. Echa un vistazo a este email de Bubbles:

¿Por qué Escribimos Emails de Seguimiento de Reuniones?

Para solidificar la importancia de tener un sistema de email de seguimiento de reuniones (manual o automatizado), quiero darte algunas estadísticas aquí. Según un estudio de Harvard Business Review, empresas y equipos que hicieron seguimiento dentro de una hora de una reunión tenían siete (¡sí, siete!) veces más probabilidades de tener resultados productivos que aquellos que esperaron más tiempo. Además, un estudio de McKinsey & Company encontró que un seguimiento efectivo (pronto sabrá cómo se ve eso) puede mejorar la colaboración en equipo en un 33%, gracias a cómo asegura que los miembros del equipo estén informados sobre los próximos pasos.

En fin, volvamos a lo esencial de los emails de seguimiento. Tocamos brevemente las ventajas de estos emails al conectar cosas después de la reunión antes, pero entremos en más detalle sobre por qué los emails de seguimiento de reuniones son esenciales con estas razones principales:

Aclarar Puntos y Decisiones Clave

No queremos que decisiones críticas y los próximos pasos sean olvidados o se pierdan en las cargas de trabajo diarias de los asistentes. Al escribir correos electrónicos de seguimiento, reiterarás los puntos principales y las decisiones tomadas durante la reunión.  No solo refrescarás memorias, sino que te asegurarás de que todos estén alineados sobre lo que se discutió y lo que sigue.

Fijar los Elementos de Acción Concretamente

Tienes la oportunidad de delinear elementos de acción, responsabilidades y fechas de entrega nuevamente en un email de seguimiento, y deberías aprovecharla. Asegúrate de que todos sepan lo que se espera de ellos (aumentando la responsabilidad) y continúa el impulso.

Proporcionar un Registro Escrito

Un email de seguimiento significa que todos tienen un registro escrito de la reunión. Esto puede ser útil para referencia futura, ayudando a los miembros del equipo a recordar exactamente lo que se discutió y decidió para que puedan hacer un resumen de la reunión rápidamente. También es genial para la responsabilidad: las personas no pueden eludir sus tareas si está claro. El seguimiento es diferente en este sentido comparado con las notas de la reunión, ya que esto es conciso y fácil de consultar rápidamente.

Mejorar la Comunicación

Enviar un email de seguimiento mantiene la comunicación activa y la mejora dentro del equipo. Mantienes a las personas informadas constantemente, e incluso aquellos que han perdido la reunión tienen una plataforma para más preguntas o aclaraciones. Bubbles puede ser excelente aquí, ya que permite múltiples formas de comunicación post-reunión dentro de la grabación de la reunión, manteniendo todo dentro de un centro de reunión central. Puedes enviar respuestas de texto o un Bubble (un video o grabación de video y pantalla) en respuesta a tu grabación de la reunión para aclarar o muy rápidamente alinear los próximos pasos. Esto puede ser particularmente útil para temas complejos que requieren más explicación.

Por Profesionalismo

Escribir un gran email de seguimiento, completo y a fondo, es algo muy profesional y muestra atención al detalle y organización. Darás la impresión de estar comprometido con el éxito del equipo y los proyectos.

¿Cómo resumes una reunión en un email?

Resumir una reunión en un email implica capturar los puntos principales, decisiones y elementos de acción de manera clara y concisa. Aquí hay algunos pasos a seguir:

1. Empieza con una línea de asunto - haz que sea clara y descriptiva, indicando que el email es un seguimiento.
2. Incluye los detalles clave de la reunión, como la fecha y hora, el tipo de reunión y quiénes son los asistentes. Los destinatarios tendrán más contexto de esta manera.
3. Resume tus puntos clave y discusiones - mantenlo conciso y fácil de seguir.
4. Delinea todos los elementos de acción, junto con los miembros del equipo asignados y fechas de entrega. Al hacer esto claro, permitirás que tus compañeros de equipo sigan adelante y reducirás la necesidad de una nueva reunión de seguimiento.
5. Proporciona un llamado a la acción que anime a los destinatarios a contactar contigo si tienen alguna necesidad o pregunta. Deja claro que eres una unidad colaborativa, incluso si quieres mantener las cosas funcionando de manera asíncrona.
6. Cierra el email profesionalmente - expresa gratitud por su tiempo y participación en la reunión del equipo.

Cómo Escribir un Email de Seguimiento Efectivo

Actúa con Rapidez

Envía el email de seguimiento tan pronto como sea posible después de la reunión. Queremos que los detalles estén lo más frescos posible en la mente de todos para que los elementos de acción se aborden rápidamente y con precisión.

Usa un Lenguaje Claro y Conciso

Mantén el email claro y conciso. Evita la jerga y las explicaciones largas: probablemente se cubrieron en la reunión. Céntrate en los puntos clave y elementos de acción y haz que sea fácil digerir la información.

Personaliza el Email

Personaliza el email para la reunión y audiencia específicas. Usa los nombres de pila de los destinatarios para personalizar el email y hacerlo más atractivo. O, tengo una mejor idea - deja que Bubbles lo personalice automáticamente para cada persona por ti, incluyendo notas o referencias específicas que sean relevantes para los destinatarios.

Corrige

Siempre corrige antes de enviar el email. Sé que es una pérdida de tiempo, pero es necesario hacerlo. Sin embargo, no necesariamente tiene que hacerlo tú...

Incluye Archivos Adjuntos o Enlaces

Si hubo documentos, presentaciones o recursos compartidos durante la reunión, inclúyelos como archivos adjuntos o proporciona enlaces para que las personas obtengan lo que necesitan para seguir trabajando.

Consejos Adicionales para Emails de Seguimiento de Reuniones Efectivos

Usa una Plantilla

Usar una plantilla de acta de reunión puede ayudar a asegurar la consistencia y ahorrar tiempo. Las plantillas proporcionan un formato estructurado que facilita replicar cada vez y organizar la información.

Automatiza Donde Sea Posible

Automatizar el proceso de seguimiento usando herramientas como Bubbles Notetaker puede mejorar significativamente la eficiencia. La automatización asegura que los emails de seguimiento se envíen puntualmente y que la información clave se capture y comunique con precisión.

Haz Seguimiento de los Elementos de Acción

No tiene sentido solucionar cosas en un email de seguimiento si aún no se realizan. Por lo tanto, en reuniones posteriores, haz referencia al email de seguimiento para revisar el progreso sobre los elementos de acción. Esto mantiene al equipo responsable y asegura que las tareas se completen según lo planeado.

Conclusión

Poder escribir un gran email de seguimiento de reuniones es crucial para mantener la responsabilidad, mejorar la comunicación y asegurar el éxito de tu equipo y proyectos. Afortunadamente para ti, ahora sabes por qué y cómo prestar atención a estos emails. También sabes que al usar herramientas como Bubbles Notetaker, puedes automatizar el proceso, ahorrando tiempo y asegurando la precisión. Empieza con eso hoy mismo y mejora tus flujos de trabajo.