Sincronizar o asincronizar; esa es la cuestión. 

Saber cuándo usar comunicación sincrónica o asincrónica — y qué herramienta o tecnología usar para comunicar qué tipo de información — es crítico para una colaboración exitosa. Puede significar la diferencia entre que tu proyecto sea un desastre caótico que se alarga en el tiempo, y tu equipo trabajando como una máquina bien engrasada.

Por otro lado, hacerlo mal a menudo se ve así: 

• La última notificación.
• La llamada de actualización del equipo a las 3 a.m.  
• La llamada de Zoom donde te desconectaste. 
• La nota de retroalimentación que hirió tus sentimientos. 
• La notificación de Asana que se perdió en el éter.
• Las interrupciones interminables que te sacan del flujo. 
• Las notas de esa reunión que nunca se subieron. 
• El correo electrónico abrupto que se lee como solo un poco condescendiente. 
• El Slack que no viste porque tus notificaciones están apagadas. 
• El mensaje rápido de tu jefe que no responde completamente a tus preguntas. 
• Los mensajes interminables de ida y vuelta que una llamada rápida podría haber evitado. 
• Los archivos que no pudiste encontrar porque se compartieron en la herramienta de colaboración equivocada. 

La reunión que podría haber sido un correo electrónico. 

Suspiro.

Ya sea que trabajes de forma remota, en una oficina o en un lugar de trabajo híbrido, has experimentado algunas de estas frustraciones. 

A raíz de la pandemia, el trabajo remoto y las fuerzas laborales híbridas se están volviendo más comunes, haciendo que la comunicación efectiva sea más importante que nunca. Sin embargo, muchos equipos todavía luchan por encontrar el equilibrio adecuado entre la comunicación sincrónica y asincrónica.  

En esta guía, desglosaremos lo que actualmente está mal con la comunicación asincrónica y cómo puedes cerrar la brecha con la metodología de trabajo adecuada y las herramientas correctas.

Urgente vs importante: La comunicación asincrónica está rota

Ya sea que seas un editor de contenido, director creativo, QA de software, propietario de producto o CEO en activo, es probable que hayas intentado implementar la colaboración asincrónica pero has encontrado que no es suficiente. 

Lo entendemos. La comunicación asincrónica tiene sus deficiencias. Parece que nuestras comunicaciones asincrónicas son despriorizadas, se pierden en hilos interminables y canales, y parece… más simple simplemente "hacer una llamada rápida" para aclarar las cosas. 

Pero seamos realistas, nadie quiere estar en más reuniones. 

Demasiado a menudo, nos hacen confundir “urgente” con “importante”

Con el auge del trabajo remoto, todos deseamos desesperadamente que lo asincrónico funcione. Pero hasta ahora, nadie ha descubierto completamente cómo hacer que la comunicación asincrónica funcione bien. 

Y herramientas como Slack que prometieron salvar la comunicación asincrónica la han hecho peor, no mejor. 

Un artículo de 2020 en el New Yorker por el autor de Trabajo Profundo, Cal Newport, titulado "Slack es la Herramienta Correcta para una Forma Incorrecta de Trabajar", hace un argumento bastante convincente de que Slack nos ha hecho menos productivos. 

El artículo cita un estudio de RescueTime que encontró que, en lugar de hacer que los trabajadores usen menos herramientas (como se pretende), los usuarios de Slack en realidad cambian de herramientas de comunicación más a menudo. El usuario promedio de Slack solo pasa 5 minutos sin revisar los canales de comunicación. Mientras tanto, los no usuarios de Slack pueden pasar un promedio de 8 minutos sin revisar los canales de comunicación. 

Ciertamente, eso no es una diferencia mayor, pero aún así. 

Algo horroroso, el trabajador promedio "revisa" su correo electrónico y mensajería instantánea (IM) cada 6 minutos.

Un estudio reciente de trabajo híbrido de Microsoft encontró que la colaboración digital ha aumentado significativamente la intensidad del día promedio del trabajador del conocimiento. Un análisis de datos de su propia suite de herramientas de Microsoft 365 entre febrero de 2020 y febrero de 2021 mostró las siguientes tendencias:

• A nivel mundial, el tiempo empleado en reuniones de Microsoft Teams se más que duplicó (aumentó 2.5 veces). Aunque hubo un descenso en la temporada navideña de diciembre, este número sigue aumentando.

• La reunión promedio de Teams ha aumentado 10 minutos — de 35 a 45 minutos.
• El usuario promedio de Teams está enviando un 45% más de chats por semana y un 42% más de chats por persona fuera de horario. Mientras tanto, los chats por semana continúan aumentando.
• Ha habido un aumento del 66% en el número de personas trabajando en documentos.
• El 62% de las llamadas y reuniones en este período fueron no programadas.
• El 50% de las personas responden a los chats de Teams en cinco minutos o menos. Este tiempo de respuesta no ha cambiado año tras año. 

El costo real de la multitarea

La comunicación sincrónica — y la comunicación asincrónica deficiente — nos obliga a realizar múltiples tareas, lo cualsabemos hace mucho más difícil realizar trabajo enfocado. 

Esto está bien establecido por estudios científicos realizados por neurocientíficos y psicólogos que han demostrado que cambiar de tarea tiene un “costo computacional” Nuestros cerebros simplemente no están diseñados para dividir la atención entre múltiples tareas, y intentarlo es perjudicial para nuestra productividad — a tal grado que perdemos hasta un 40% de nuestro tiempo productivo. 

Es como tratar de ejecutar demasiados programas en un viejo MacBook Air malogrado — el rendimiento simplemente va a sufrir. Incluso anticipar una reunión programada divide nuestra atención y dificulta concentrarse adecuadamente. Intentar trabajar con la amenaza constante de interrupciones no programadas lo hace prácticamente imposible. 

Como Jory MacKay lo expresó memorablemente en este excelente blog sobre la sobrecarga de comunicación, los constantes informes en el trabajo remoto "convierten tu enfoque en queso suizo". La imagen a continuación demuestra cómo se ve esto en la práctica al visualizar una semana en la vida de un científico de datos de RescueTime. 

En este desglose de una semana de trabajo típica para la científica de datos de RescueTime Madison Lukaczyk, hubo solo ocho bloques de media hora de trabajo productivo sin interrupciones por correo electrónico o mensajería instantánea. 

Entonces, ¿cuál es la solución? ¿Cómo "arreglamos" la comunicación asincrónica?

¿Cómo colaboramos eficazmente mientras maximizamos nuestra productividad individual, sin sacrificar la creatividad e innovación de la colaboración en persona?

La respuesta es más simple de lo que parece: Mejorar la forma en que trabajamos y las herramientas que usamos.

Con la metodología de trabajo adecuada y las herramientas correctas, los equipos pueden comunicarse claramente mientras dan a los individuos la flexibilidad de hacer su mejor trabajo con mínimas interrupciones. 

Al construir una cultura de trabajo que priorice la comunicación asincrónica — equipada con las herramientas adecuadas para hacer esto posible — se construye una base para trabajar profundamente y con productividad. Aquí hay algunas mejores prácticas de comunicación a considerar implementar:

• Crea un protocolo de comunicación claro y adhiérete a él. Identifica cuándo la comunicación sincrónica es necesaria y cuándo la asincrónica es suficiente. Decide qué canales de comunicación o herramientas son más adecuados para qué escenarios.
• ‍Adopta una inclinación hacia la comunicación asincrónica. Solo porque podría ser una reunión, no significa que deba serlo. Idealmente, siempre deberías sopesar entre asincrónico vs sincrónico antes de planificar las comunicaciones del equipo.‍
• Ten un plan o agenda. A menos que sea una interacción social, mantén cortas las comunicaciones sincrónicas y funcionales creando una agenda que describa el alcance y los temas a discutir. 
• ‍Comunica claramente y proporciona detalles. Con su inherentemente inevitable respuesta demorada, la comunicación asincrónica exige una comunicación cuidadosa. Cuanta más claridad y detalle puedas proporcionar la primera vez, menos probable será que necesites aclarar y encontrarás menos retrasos y cuellos de botella.
• ‍Establece expectativas claras. Delinea algunas reglas de compromiso sobre las expectativas de tiempo de respuesta, frecuencia de actualizaciones, configuraciones de notificaciones, etc. 
• ‍Comunica en contexto. Cuanto más "cerca" puedas comunicarte de lo que sea que estés discutiendo, más fácil será para tus colaboradores ver y entender exactamente lo que quieres decir. Mantén las comunicaciones como hilos en la medida de lo posible para reducir las posibilidades de malentendidos.‍
• Apaga las notificaciones cuando estés trabajando. Las notificaciones son el asesino de la productividad. Cura activamente tus configuraciones de notificación para que solo recibas las realmente urgentes, y apágalas por completo cuando estés haciendo trabajo altamente enfocado. 
• ‍Programa registros asincrónicos. Cuando tu equipo o proyecto tiene muchas dependencias, es crítico mantener a todos en la línea actualizados. Los registros y actualizaciones asincrónicos permiten a los equipos compartir su progreso y pedir apoyo sin interrupciones evitables. 
• ‍Fomenta una cultura de confianza y responsabilidad. En un equipo asincrónico, los individuos deben poder confiar mutuamente. Para lograr esto, implementa y sostiene estándares de responsabilidad y llama la atención a los miembros del equipo (¡y ofrece apoyo!) cuando no entregan actualizaciones según lo esperado.

Lo mejor de ambos mundos: Cómo ganar trabajando asincrónicamente 

Bubbles te permite colaborar asincrónicamente sin sacrificar los beneficios de la colaboración sincrónica.

En resumen, Bubbles es una herramienta que te permite grabar fácilmente tu pantalla con voz en off o video y compartir tu Bubble con tus colaboradores, quienes son libres de responder a su propio ritmo. 

Con su avanzada mensajería de video, Bubbles facilita cerrar la brecha entre la comunicación sincrónica y asincrónica al hacer posible las conversaciones asincrónicas en contexto.

Esto hace que Bubbles sea exclusivamente adecuado para proporcionar retroalimentación profunda, ya sea que seas un director creativo dando retroalimentación muy específica a un diseñador, un ingeniero de software pidiendo a otro desarrollador que limpie un fragmento de código, un jefe de marketing intentando conseguir el tono de un blog justo como debe ser, o un fundador de startup intentando comunicar tu visión a tu equipo.  

Tener conversaciones bidireccionales, asincrónicamente 

A diferencia de otras herramientas de comunicación asincrónicas, Bubbles facilita conversaciones bidireccionales permitiendo a los destinatarios responder a partes específicas de la grabación. 

Ya sea que quieras comenzar un proyecto épico, dar retroalimentación contextualizada sobre esa nueva página de destino, o guiar a tu equipo a través de un documento de requisitos del producto (PRD), Bubbles es la forma más rápida de comunicar tu punto sin tener que reunir a todos en una reunión. 

Piensa en ello como una nota de voz a la que puedes responder mientras la escuchas (imagina — ¡no tienes que escucharla tres veces antes de haber respondido a todo!), excepto con el contexto adicional del video mostrando precisamente de lo que estás hablando. 

Por ejemplo, una revisión de un Documento de Requisitos del Producto (PRD) se puede hacer fácilmente usando Bubbles. El líder de producto puede grabar un Bubble compartiendo la visión, estrategia y plan. A continuación, los miembros del equipo pueden revisar cada uno la grabación a su propio tiempo, tomándose el tiempo para agregar sus preguntas, comentarios e ideas.

Aquí hay algunas formas prácticas en las que podrías usar esta función:

• Pidiendo aclaración sobre un punto específico de retroalimentación
• Construyendo sobre las ideas del remitente (¡lluvia de ideas virtual!)
• Respondiendo a una pregunta hecha en el Bubble 
• Diciendo al remitente que estás de acuerdo o en desacuerdo con un punto que hicieron
• Conectarse emocionalmente con el remitente: cuando tienes ese momento de claridad “¡ajá!” donde te sientes emocionado e inspirado por algo que dijo un miembro del equipo en un Bubble, puedes compartir tu respuesta en contexto, en el momento , incluso si te comunicas de manera asíncrona.

“Sinergia” no tiene que ser sincrónica

Mira los Bubbles a continuación para ver lo fácil que puede ser la colaboración asincrónica cuando tienes las herramientas adecuadas.

Para fundadores, directores ejecutivos y propietarios de productos: presentación de funciones en 90 segundos 

• Presenta productos y demuestra características de forma remota con comentarios
• Solicita aportes o proporciona comentarios sobre wireframes, UI y más
• Genera ideas, resuelve problemas e innova asíncronamente 

Para ingenieros, gerentes de producto y profesionales de aseguramiento de calidad: informe de errores en 90 segundos:

• Comparte informes de errores detallados con grabación de pantalla y narración
• Resuelve problemas juntos, de forma asincrónica
• Resuelve errores más rápido, con menos llamadas
• Haz y responde preguntas en contexto con hilos de comentarios con marcas de tiempo

Para líderes de marketing, líderes creativos y diseñadores: solicitud de comentarios creativos en 90 segundos:

• Proporciona comentarios creativos de manera efectiva y eficiente, sin tener que escribir demasiado
• Usa el tono de voz, los gestos y las expresiones faciales para dar una crítica clara y constructiva que no parezca dura
• Ten conversaciones bidireccionales sobre decisiones creativas individuales 
• Capacita a tu equipo continuamente explicando el pensamiento detrás de tus comentarios 

Bubbles te permite experimentar esa verdadera alegría de conexión que solo la colaboración creativa puede inspirar, algo que tristemente ha faltado en otras herramientas de colaboración asincrónica. 

Como lo dijo el fundador y CEO de Bubbles, Tom Medema a TechCrunch, la misión de Bubbles es “devolver la alegría al trabajo: regresar a la creatividad y productividad, fomentar el trabajo profundo y mitigar el agotamiento al alejarse de la hiperresponsabilidad y la comunicación en tiempo real hacia una mayor colaboración asíncrona (async).”

Así es como Bubbles “devuelve la alegría al trabajo:”

• Bubbles permite a las personas expresar su punto claramente desde la primera vez. Los usuarios de Bubbles se involucran con el trabajo en cuestión a través de mensajes de video, audio y texto, todos en un solo canal. Incorporando voz, expresiones faciales, gestos de manos y referencias en contexto, Bubbles facilita una forma de comunicación más matizada y humana que cualquier otra herramienta de comunicación asincrónica. Bubbles empodera a todos los miembros del equipo para que se sientan vistos, escuchados y comprendidos.
• Bubbles ayuda a los equipos a tomar mejores decisiones, más rápido — de manera asincrónica. Con Bubbles, los participantes pueden comentar e hilar conversaciones de video asincrónicas, permitiendo que el ida y vuelta crucial ocurra sin tener que realizar una llamada. A diferencia de las reacciones impulsivas que se obtienen en llamadas en tiempo real, Bubbles da a los participantes tiempo para dar respuestas bien consideradas y reflexivas. ‍
• Consulta este Bubble para ver la toma de decisiones asíncrona en acción. ‍
• Bubbles crea un historial documentado de todas las decisiones. Los participantes y otros miembros del equipo que no estuvieron “presentes” pueden consultar este “rastro de papel” cuando lo necesiten. ‍
• Bubbles permite a todos colaborar en cualquier lugar, en cualquier momento. Todos hacemos nuestro mejor trabajo cuando podemos eliminar todo el ruido y las distracciones. Ya sea que tu equipo esté en la misma zona horaria o distribuido por el mundo, la comunicación verdaderamente asincrónica facilita realizar un trabajo profundo. 

Al final del día, menos tiempo en reuniones = menos agotamiento digital y más tiempo para trabajo significativo e impactante.

¿Cuándo deberías usar comunicación sincrónica vs asincrónica? 

Si bien siempre será más eficiente transmitir cierta información en tiempo real, te sorprenderás de cuánto de tu comunicación puede manejarse de forma asincrónica cuando tienes las herramientas adecuadas. 

Ya sea que tu modelo de trabajo sea remoto, en oficina o híbrido, la clave para implementar una estrategia de comunicación efectiva es asegurarte de que todo tu equipo esté alineado sobre qué modo de comunicación usar en cada contexto, y seguir este protocolo religiosamente. 

Mantener la comunicación sincrónica al mínimo permite que los equipos realicen más “trabajo profundo” enfocado y solo se reúnan en tiempo real cuando es absolutamente necesario. 

Aquí hay algunos factores que debes considerar al decidir cómo comunicarte con alguien: 

• El propósito de la comunicación 
• Qué tan urgente necesitas una respuesta 
• Cuánto detalle necesitas comunicar
• El horario del destinatario y zona horaria
• Qué tan complejo es el tema
• Tu relación con el destinatario
• Cuántas personas necesitan estar involucradas

Nuevamente, mientras más corta sea tu lista de ocasiones que justifican comunicación sincrónica, mejor.

Con esto en mente, los métodos de comunicación sincrónica pueden ser apropiados cuando:

• Necesitas una resolución rápida de problemas
• Construcción de equipo, coaching y desarrollo de relaciones
• Discutir temas sensibles donde la relación es importante (por ejemplo, revisiones de rendimiento,  abordar problemas de comportamiento)
• Resolver problemas difíciles o complejos en grupo, por ejemplo, lluvia de ideas

Por otro lado, la comunicación asincrónica tiene sentido cuando:

• Quieres minimizar reuniones (o mantenerlas pequeñas)
• Proporcionar retroalimentación menos urgente 
• Solicitar aportes preparados y bien considerados
• Dar retroalimentación detallada, en contexto
• Proporcionar contexto adicional antes o después de un evento sincrónico (por ejemplo, proporcionar una agenda antes de videoconferencias o seminarios en vivo y enviar una actualización con los puntos clave o acciones a seguir después)
• Acomodar a personas con distintas zonas horarias o horarios ocupados, o cuando no todos pueden asistir a una reunión o llamada
• Mantener a muchos colaboradores o "partes móviles" actualizados y alineados
• Proporcionar una "única fuente de verdad" para que los colaboradores consulten a su conveniencia
• Responder a la comunicación asincrónica
• Necesitas realizar trabajo complejo y/o que requiera concentración con interrupciones mínimas

Para esas conversaciones inevitables, existe la comunicación sincrónica. Para todo lo demás, existe Bubbles. 

Usa Bubbles para dar feedback asincrónico en contexto 

A diferencia de muchas otras herramientas de video y grabación de pantalla en el mercado — *cough cough, Loom* — Bubbles es rápido. No necesitas esperar mucho para que las grabaciones de pantalla se sincronicen, ni esperar y rogar para que tu computadora no se bloquee mientras tu archivo se sube a la nube. 

Bubbles es totalmente gratis, el registro toma solo unos segundos, de hecho, llamamos a nuestro proceso de incorporación “nonboarding” Además, nuestra extensión gratuita de Chrome lo hace súper fácil de usar. 

Consulta este Bubble para ver por ti mismo cuán fluida es nuestra experiencia de “nonboarding”.