Actas de Reunión vs Notas: Aclarando el Área Gris
Aprende todo lo que hay que saber sobre actas de reunión y notas de reunión, y conviértete en un experto en productividad de reuniones en el proceso.
En el mundo de las reuniones, los términos "actas de reunión" y "notas de reunión" a menudo se utilizan indistintamente. Sin embargo, en realidad sirven para diferentes propósitos y tienen características distintas. Esto solía ser nuevo para mí, pero pronto me di cuenta de que entender las diferencias entre ellas es crucial para una gestión efectiva de reuniones y documentación.
Si estás un poco perdido en cuanto a cuáles son las diferencias, estás en el lugar correcto. Este artículo va a explorar las diferencias sutiles de las actas de reunión y las notas de reunión, su importancia y cómo tomarlas eficazmente. Vamos a adentrarnos en ello.
¿Qué son las Actas de Reunión?
Las actas de reunión son el registro oficial y formal de lo que ocurrió durante una reunión. Son completas y típicamente incluyen detalles como la fecha y la hora de la reunión, asistentes, decisiones tomadas, tareas asignadas y los próximos pasos. Las actas de reunión sirven como un registro histórico y son esenciales para la responsabilidad y referencia.
Para un ejemplo de cómo se ve una acta de reunión efectiva, revisa el ejemplo de un correo de seguimiento a continuación, proveniente de Bubbles Notetaker. Este Notetaker es gratis de usar, y automáticamente graba, transcribe, y asigna puntos de acción a todos los asistentes.
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Amado y en el que confían más de 100 000 usuarios:
- Graba y transcribe reuniones automáticamente
- Notas, resúmenes y elementos de acción extremadamente precisos impulsados por IA
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Solo tienes que conectar tu calendario de trabajo a Google o Microsoft para empezar.
Cómo Tomar Actas de Reunión
Tomar actas de reunión implica un enfoque estructurado para asegurar precisión y exhaustividad. Aquí están los pasos a seguir si quieres convertirte en un maestro del arte de tomar notas:
- Prepárate con Anticipación:
- Revisa la agenda de la reunión y familiarízate con los temas que se van a discutir en la próxima reunión.
- Usa una plantilla de actas de reunión para estructurar tus notas si parece que ocurrirán muchas cosas en la reunión.
- Regístrate para un tomador de notas AI y conéctalo a tu calendario. Si decides hacerlo, puedes ignorar el paso 2 a continuación, ya que todo esto se cubrirá automáticamente para ti. Nuestra recomendación es Bubbles Notetaker, ya que es gratis y extremadamente exhaustivo en cuanto a detalles de actas de reunión se refiere.
- Durante la Reunión:
- Anota la fecha y hora, nombres de asistentes, y cualquier ausente.
- Registra los puntos clave de la discusión, decisiones tomadas y tareas asignadas
- Sé conciso y enfócate en captar la esencia de la conversación sin divagar. Recuerda, las personas quieren un resumen de la reunión, no una repetición.
- Evita opiniones personales o interpretaciones.
- Después de la Reunión:
- Revisa tus notas y asegúrate de que estén claras y completas.
- Distribuye las actas a todos los asistentes para revisión y confirmación.
- Guarda las actas en una ubicación compartida para referencia futura.
Herramientas para Tomar Actas de Reunión
Utilizar herramientas como Bubbles Notetaker puede cambiar el juego en cuanto a la precisión y eficiencia al tomar actas de reuniones. Bubbles se une automáticamente a reuniones virtuales, transcribe conversaciones y genera resúmenes detallados, asegurando que no se pierdan detalles importantes.
En términos de después de la reunión, querrás realizar todas las partes del paso 3, como se indicó anteriormente. Sin embargo, con Bubbles, tendrás todo en un solo lugar, listo para revisar. Un correo electrónico posterior a la reunión se enviará a todos los asistentes, desglosando la reunión brevemente y conteniedo un enlace a un "bubble" (grabación de la reunión + actas de la reunión). Espéralo a verse algo así:
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¿Qué son las Notas de Reunión?
Las notas de reunión son los documentos de reunión más informales y menos estructurados. Tu nota de reunión sirve únicamente como un registro personal o específico del equipo de la discusión, enfocándose en puntos clave, ideas y puntos de acción, pero esta vez, de una manera aproximada. Las notas de reunión son típicamente usadas para propósitos internos y pueden no seguir un formato estricto. El formato debe alinearse con tu propia preferencia personal - el estilo que te ayude a tener una mejor reunión.
Cómo Tomar Notas de Reunión
Tomar notas de reunión es un proceso más flexible en comparación con las actas. Sin embargo, aquí hay algunas de nuestras recomendaciones de pautas:
- Prepárate con Anticipación:
- Revisa la agenda de la reunión e identifica áreas de enfoque. Por ejemplo, para una reunión con tu gerente, tu agenda de reunión 1 a 1 podría incitarte a enfocar y preparar datos mensuales.
- Usa una plantilla de notas de reunión si está disponible, o crea una aproximada tú mismo. Esto sin duda te ayudará a ser más productivo y organizado, incluso si solo planeas escribir algunas notas.
- Durante la Reunión:
- Ten tu tomador de notas AI listo. Nuevamente, si lo haces, puedes ignorar los siguientes 4 puntos, ya que este software recogerá todos los detalles esenciales por ti. Personalmente, yo uso Bubbles, y ha sido un verdadero cambio de juego. Soy capaz de concentrarme en el meollo de la discusión sin siquiera tener que recoger un bolígrafo una vez.
- De todos modos, esto es importante si planeas hacerlo manualmente:
- Captura puntos clave e ideas discutidas.
- Anota cualquier punto de acción, decisiones y plazos.
- Usa viñetas o taquigrafía para tomar notas rápidamente.
- Enfócate en lo que es relevante para ti o tu equipo.
- Después de la Reunión:
- Organiza tus notas y resalta información importante.
- Comparte las notas con los miembros relevantes del equipo.
- Usa las notas para hacer seguimiento de los puntos de acción y próximos pasos.
Diferentes Tipos de Notas de Reunión
He mencionado algunas formas diferentes en que a las personas les gusta tomar sus notas de reunión. En general, hay varios tipos de notas de reunión, dependiendo del contexto y propósito:
- Notas de Lluvia de Ideas: Captura ideas y pensamientos creativos durante sesiones de lluvia de ideas.
- Notas de Reuniones de Proyecto: Enfócate en discusiones específicas del proyecto, actualizaciones, y puntos de acción.
- Notas Uno a Uno: Registra puntos clave en reuniones individuales con miembros del equipo, partes interesadas o tu jefe o gerente.
Diferencias Entre Actas de Reunión y Notas
Formalidad
- Actas de Reunión: Formales y estructuradas, a menudo requeridas o usadas intensamente para registros oficiales .
- Notas de Reunión: Informales y flexibles, usadas para referencia personal o del equipo.
Contenido
- Actas de Reunión: Incluyen registros detallados de discusiones, decisiones y puntos de acción.
- Notas de Reunión: Se centran en puntos clave, ideas e información relevante para ti o un miembro del equipo.
Propósito
- Actas de Reunión: Sirven como un registro oficial para la responsabilidad y referencia. Esta es el área donde capturas exactamente lo que se dijo.
- Notas de Reunión: Ayudan en la organización personal o del equipo y el seguimiento.
¿Cuál es la Diferencia Entre Actas de Reunión y Transcripciones?
Actas de Reunión
- Contenido Resumido: Las actas proporcionan un resumen conciso de la reunión, capturando puntos clave y decisiones.
- Formato Estructurado: Siguen un formato específico, incluyendo fecha, hora, asistentes y temas de la agenda.
Transcripciones
- Registro Verbatim: Las transcripciones son un registro palabra por palabra de toda la reunión.
- Detallada y Extensa: Incluyen cada palabra hablada, haciendo que sean más largas y detalladas que las actas.
Usando Bubbles Notetaker para Ambos
Bubbles Notetaker es una herramienta versátil que se puede usar para actas de reuniones y notas. Uniéndose automáticamente, grabando y transcribiendo reuniones virtuales, Bubbles garantiza que no se pierda ningún detalle.
Arriba, he mostrado dos capturas de pantalla. La primera son tus actas de reunión a través de Bubbles. Esto viene en un correo de seguimiento, y es un resumen completo, incluyendo puntos de acción y puntos clave. La segunda es tu transcripción completa a través de Bubbles. Como puedes ver, la transcripción aparece junto a la grabación en video de la reunión. Lo que desees lograr al tomar notas, esta es una herramienta valiosa para cualquier tipo de documentación de reuniones.
Conclusión
Así que ahora deberías entender las diferencias entre actas de reunión y notas, lo cual será esencial para una gran documentación de reuniones. Esperamos que hayas salido de este artículo siendo un maestro en el arte de tomar actas de reuniones y notas, ¡especialmente usando Bubbles de ahora en adelante!
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