Los días de estar en una plataforma ocupada cada mañana esperando apretujarse en un vagón lleno como una sardina en un banco parecen un mundo lejano para muchas personas, tanto en frescura como en eficiencia. Impulsados por la necesidad debido a la pandemia, el mundo laboral encontró una mejor manera de reunirse, a través de reuniones virtuales. Sin embargo, estas reuniones son mejores solo cuando se siguen ciertas reglas importantes de reunión. Hoy, vamos a detallar estas reglas, para que siempre tengas la etiqueta correcta de reuniones, sin importar desde dónde te conectes.

¿Qué es la Etiqueta de Reunión?

La etiqueta de reunión trata sobre cómo nos comportamos y nos presentamos en una reunión laboral. La etiqueta de reunión es crucial porque sin ella, nos cuesta formar un esquema de reunión, lo que significa que se vuelve difícil tener interacciones productivas y respetuosas de manera consistente, sin importar si estás teniendo una reunión diaria más informal o una reunión de ventas crítica con externos. Aquí nos enfocamos específicamente en la etiqueta de reunión en un entorno de reunión virtual, que trae diferentes desafíos y reglas relacionadas con la comunicación en línea.

Entonces, ¿qué ajustamos cuando se trata de una reunión virtual, en comparación con las reuniones presenciales? Como dije, una reunión en línea depende de que se sigan importantes reglas. En general, encontramos una manera de enfocarnos en lo que realmente importa en el sentido empresarial a través de videoconferencias, reduciendo las conversaciones triviales de oficina y el tiempo perdido en el desplazamiento para actualizaciones críticas sobre el progreso del proyecto y discusiones eficientes en mesa redonda preparadas con anticipación.

Estas reglas de reunión conducen a un progreso real del negocio cuando se siguen bien, a diferencia de las reglas tradicionales y obsoletas como los requisitos de vestimenta de la reunión. Como dice famosamente Mark Cuban, "no hay ninguna buena razón para que una persona sensata use un traje para trabajar". Esto es solo un ejemplo de la diferencia de prioridades entre la oficina y el trabajo remoto, pero este es nuestro esquema para enfocarnos en lo que realmente importa.

Importancia de la Etiqueta de Reuniones Virtuales

En Bubbles, nos propusimos reducir el tiempo desperdiciado en las reuniones virtuales, y lo hicimos en un 38% para nuestros usuarios, fomentando actualizaciones de trabajo asincrónicas y discusiones continuas de la reunión grabando un Bubble, en lugar de tener otra reunión que nadie quiere agregar a su calendario. Nuestro enfoque en hacer bien las reuniones en lugar de hacerlo con frecuencia significa que sabemos de primera mano lo importante que es una adecuada etiqueta de reunión virtual en aquellos casos en que no se puede reemplazar una reunión con un Bubble.

Entonces, cuando participamos en videoconferencias, tratamos de prepararnos lo mejor posible para el éxito. Además de usar Bubbles Notetaker en nuestras reuniones en línea para tomar notas y mantener un registro completo de la discusión, junto con nuestros elementos de acción de IA y próximos pasos, prestamos mucha atención a nuestra etiqueta y configuración de reuniones. Ahora, es el momento de prestar mucha atención a la tuya, convirtiendo tu sala de reuniones virtual en un centro de eficiencia.

Código de Conducta de Reuniones Virtuales

Do's de la Etiqueta General de Reunión:

• Prepárate bien: No escatimes en tu agenda de reunión. Prepárate adecuadamente y luego familiarízate con tu agenda de reunión con anticipación. Distribuye la agenda dentro del evento programado de la reunión y organiza cómo debería fluir la reunión. Como dijo una vez un profesor mío, ¡buena preparación, no buena suerte!
• Llega a tiempo: No tienes que correr por calles concurridas bajo la lluvia para llegar a esta reunión, como muchos aún hacen cuando llegan tarde. Lo mínimo que puedes hacer es estar en tu escritorio a tiempo, listo para unirte a la videollamada. Como sabio dijo Marvin J. Ashton, "la puntualidad es un cumplido cortés que la persona inteligente otorga a sus asociados". No seas grosero; esté listo.
• Silencia cuando no hables: Además de estar al tanto de los problemas técnicos, asegúrate de utilizar bien la tecnología de la plataforma de reuniones virtuales. Mantén tu micrófono silenciado a menos que estés hablando para evitar ruidos de fondo no deseados, distracciones o interrupciones. Recuerda, el respeto se traslada, así que siempre sé respetuoso con otros asistentes.

Don'ts de la Etiqueta General de Reunión:

• Deja de hacer multitareas: Es obvio cuando alguien está cambiando entre pestañas y no prestando toda su atención, especialmente en su aportación. Sé un oyente activo, mantente involucrado y evita perder información importante. Solo porque tengas Bubbles Notetaker grabando tu reunión de Zoom, por ejemplo, no significa que no debas participar!
• Resiste interrumpir: Es bueno estar ansioso, pero siempre espera pausas naturales o utiliza funciones de reunión en línea como ‘levantar la mano’ para contribuir y decir lo que tengas que decir sin interrumpir al hablante.
• Sé profesional: No quiero repetirme, pero trata a cada participante con el respeto que merecen. El profesionalismo no es algo que traces estrictamente en tu agenda, pero debe estar presente en todo momento en tu reunión online.

Etiqueta de Reuniones Virtuales: 8 Reglas

Calidad de Audio y Vídeo Clara

• Cuando das tu aporte a la reunión virtual es, en cierta medida, una presentación. Nadie quiere ver una presentación borrosa que suene como si se estuviera grabando en un walkie-talkie oxidado, así que intenta invertir en un micrófono y cámara confiables para que seas visto y oído claramente. Esto no tiene que ser caro, y en la mayoría de los casos, tu laptop o computadora estará bien, ¡pero es algo de lo que estar consciente!
• Además, asegúrate de probar tu equipo consistentemente para que puedas preparar un reemplazo, y especialmente antes de la reunión para que los errores técnicos no arruinen el flujo de la reunión.

Contribuir a Crear un Ambiente Profesional

• Crear un ambiente profesional a través de tu plataforma de reuniones virtuales es un esfuerzo de equipo, pero siempre cumple tu parte eligiendo un área tranquila y bien iluminada para tus reuniones. Consulta nuestra guía sobre oficinas en casa aquí para obtener inspiración sobre cómo minimizar distracciones y acertar en tu configuración de trabajo remoto.
• Un consejo rápido, sin embargo, es usar un fondo neutral o profesional, y en los casos en que no puedas garantizarlo, difumina el fondo. Mantén el enfoque en la conversación, en lugar de lo que esté sucediendo detrás de ti.

Practica la Escucha Activa

• Incluso si estás en silencio, da algunas señales no verbales para mostrar compromiso, como asentir y mantener contacto visual. Nuevamente, cuando sea el momento adecuado, puedes interrumpir y proporcionar algunos reconocimientos verbales a otros asistentes.
• Esta es una excelente etiqueta de reunión virtual ya que tus respuestas e intervenciones fomentarán que otros se involucren y compartan sus pensamientos también.

Toma Notas de la Reunión y Haz Seguimiento

• Independientemente de la reunión, necesitas buenas notas para seguir la pista de la información clave y lo que se discutió. Sin embargo, apresurarse a escribir todo o hacer clic frenéticamente en las teclas de tu teclado puede quitarte muchas otras cosas, como estar comprometido y escuchar activamente.
• La alternativa es utilizar una herramienta de toma de notas como Bubbles para grabar y transcribir tu reunión en su totalidad. Si piensas que esto parece un proceso demasiado largo para revisar nuevamente la reunión, te alegrará saber que Bubbles proporciona resúmenes, elementos de acción personalizables y responsabilidades de forma gratuita.

Adhiérete a la Agenda de la Reunión

• Si sigues el consejo anterior y preparas bien la agenda, querrás ajustarte a ella, no solo para el propósito de mantener las discusiones alineadas y cubrir cada tema, sino también para no perder tu propio tiempo!
• Si estás liderando la reunión, no tengas miedo de guiar la conversación de nuevo al camino correcto si se desvía. Es común que los asistentes se vayan por las ramas, pero apreciarán que gestiones su tiempo de manera que puedas abordar cada punto de la agenda en su totalidad.

Usa Funciones de Chat

• Una sala de chat de reunión virtual puede cerrar la brecha entre una incómoda interrupción y la información esencial. Usa la función de chat para compartir información relevante relacionada con lo que se está discutiendo, como enlaces, documentos, datos o algunas preguntas para aclaraciones.
• Debería ser obvio, pero no uses la función de chat para el opuesto polar a esto, y evita conversaciones no relacionadas o personales aquí durante tu reunión virtual.

Considera Técnicas de Participación Virtual

• Las buenas reuniones virtuales requieren sólidas habilidades interpersonales. En reuniones más grandes, presta atención a cómo se desarrolla la interacción y ajusta tu participación para adecuarse. Si es más formal, utiliza funciones como 'levantar la mano' antes de entrar en la discusión. Si es un ambiente más casual y regular, cambia esta etiqueta en consecuencia para hablar cuando tengas oportunidad.
• La mejor práctica para contribuir es hacer una breve pausa después de hablar. Esto se aplica a ambos escenarios mencionados anteriormente para permitir posibles retrasos de tiempo y también para permitir respuestas y discusiones libres y fluidas.

Incorpora Descansos Regulares en Reuniones Largas

• Si usas Bubbles, no encontrarás la necesidad de muchas reuniones largas, así que guardamos esto para el final. Sin embargo, en estos casos, incluye un par de descansos cortos para mantener a todos concentrados y libres de fatiga.
• A un nivel más personal, deberías cambiar tu escenografía durante estos descansos. Estira, refréscate o gestiona otras tareas, y luego regresa completamente renovado.

Etiqueta de Reuniones Virtuales 1 a 1

Claramente muy diferente, el enfoque para una reunión virtual 1-a-1 se centra más en el compromiso personal, pero con muchas de las mismas reglas de etiqueta mencionadas anteriormente. Sin embargo, para prepararte completamente para cualquier reunión virtual, hemos recopilado algunas reglas a seguir en tu próxima 1-a-1:

• Desarrolla Conexiones Personales: Es solo tú y ellos, así que si el ambiente de la reunión lo permite, debes ver esto como una oportunidad para construir relaciones. Empieza la reunión de manera amigable, más personal, y luego pasa a los temas profesionales complejos. Una encuesta de Gallup solidificó recientemente la noción de que tener un amigo en el trabajo tiene una fuerte conexión con los resultados, ¡así que todos deberíamos dar energía a esto!
• Personaliza la Agenda: Diferentes reuniones, diferentes agendas. Para tu agenda 1-a-1, adapta los puntos de discusión para abordar cualquier preocupación individual que tengas, y deja espacio para cubrir metas y retroalimentación. Es raro que tengas esta oportunidad como participante de una reunión más grande, así que aprovecha esta oportunidad 1-a-1 con ambas manos y asegúrate de progresar bien en la empresa y en tu carrera en general.
• Flexibilidad en la Conversación: Mantén tu micrófono y cámara encendidos, e intenta mantener el flujo de la conversación. Esta reunión virtual a menudo permite un diálogo más informal, a menos que sea una revisión de desempeño estricta, por ejemplo. En general, intenta abordar estas sesiones de manera relajada y abierto al intercambio de retroalimentación e ideas.

Conclusión

Las estadísticas de 2024 han mostrado que los trabajadores remotos pasan un promedio de 31 horas por mes en reuniones virtuales. Es necesario acertar en las reuniones virtuales y, en general, la cantidad de minutos desperdiciados aquí es asombrosa. Considera eliminar las reuniones virtuales en un 38% usando Bubbles para comunicarte de forma asincrónica, y cuando te encuentres en una reunión virtual sin otra opción, asegúrate de seguir estas reglas de etiqueta y mejores prácticas. Esperamos que con estas reglas fundamentales y trucos de productividad, como Bubbles Notetaker, tus reuniones virtuales sean un éxito transformador.