¿Cuál es el propósito de las agendas de reuniones 1 a 1?

Las reuniones 1 a 1 siempre han sido una parte indispensable del mundo corporativo, y una forma de fomentar la relación entre un gerente y su miembro del equipo. Ben Horowitz, quien es una figura influyente en el área de gestión, ha articulado en profundidad el valor innegable de estas interacciones. Algunas de sus afirmaciones sugieren que estas reuniones trascienden las meras actualizaciones de estado operativas o evaluaciones de desempeño, convirtiéndose y representando sesiones de construcción de confianza, comunicación abierta y cultivo de relaciones. Este valor nos hace querer mejorar estas reuniones, y las agendas son un buen comienzo. Esto se debe a que con una agenda de reuniones 1 a 1 meticulosamente elaborada, los gerentes pueden aprovechar al máximo estas interacciones, fortaleciendo el compromiso de los empleados, impulsando la productividad y realineando a las personas con sus objetivos profesionales y de carrera generales. 

Estructura de la plantilla de agenda de reuniones 1 a 1

Construir Rapport con un Check-in (5 minutos)

Proveer Retroalimentación Constructiva (10 minutos)

Discutir y Navegar Objetivos de Carrera (10 minutos)

Concluir con Propósito (5 minutos)

Reconociendo la importancia inherente

‍Para nosotros en Bubbles, creemos solo en conversiones productivas, y nuestra perspectiva es que la conversación productiva surge de entender el verdadero valor detrás de ella. En el núcleo de estas reuniones 1 a 1, como lo aclara Horowitz, está la intención y el deseo de fomentar un vínculo colaborativo entre el gerente y el miembro del equipo. Una plantilla de agenda de reuniones hábilmente elaborada y específicamente curada obviamente se convierte en el punto de partida y la base que comienza a crear esto, ya que asegura la solución integral de cada punto de conversación crucial. Por lo tanto, tenemos que asegurarnos de que lo estamos logrando, y esto se aplica a todos nosotros, ya que independientemente de la configuración colaborativa dentro de un negocio, la conversación en vivo es crucial para las revisiones de OKR y objetivos profesionales y, posteriormente, fomenta el desarrollo profesional. 

Defendiendo la colaboración

‍Nuestras agendas de reuniones 1 a 1 deben resonar con la voz tanto del gerente como del miembro del equipo, de manera equitativa. No es una lista unilateral de temas de agenda, sino más bien un colectivo de inquietudes, ideas y aspiraciones. Al asegurarse de que los elementos de ambas partes se implementen en la plantilla de la agenda y estén presentes en las discusiones, surge una atmósfera de responsabilidad mutua y colaboración. Es altamente beneficioso para cualquier negocio tener un sentido de igualdad, y puede contribuir en gran medida a aumentar la moral. También puedes comenzar a incrementar esto a través del fomento del trabajo asincrónico incrementado, ya que se alinea con la colaboración mutua y la equidad; la planificación efectiva fomenta la productividad y, utilizando una herramienta como Bubbles, podemos asegurarnos de que estamos abordando todos los puntos de conversación y elementos de acción en nuestro propio tiempo y lo mejor posible.

La importancia del chequeo inicial

¡Esto es algo que no se puede exagerar! Ya sea que esto parezca una simple conversación con frases y preguntas como "hey, ¿cómo has estado?" o una investigación más profunda sobre su bienestar, muestra cuidado y actúa como un puente para construir relaciones y mejorar el trabajo en equipo. Adoptar un horario regular para una reunión 1 a 1 o un check-in, ya sea quincenal o semanal, o lo que funcione para los asistentes, y hacer de este check-in una reunión recurrente establece el tono para una conversación genuina. Las preguntas abiertas como las mencionadas fomentan que los colegas conversen libremente, aumentando la comodidad y la confianza, algo particularmente importante en contextos de trabajo remoto. En última instancia, esto es clave para lograr la seguridad psicológica en todo el equipo.

La criticidad de la retroalimentación constructiva

‍Las revisiones de desempeño como una sección clara dentro de las reuniones uno a uno pueden evolucionar en sesiones de retroalimentación constructiva de manera regular. Tomando inspiración de la filosofía de franqueza radical de Kim Scott, la retroalimentación se convierte en una herramienta esencial para el trabajo en equipo, representando un faro que guía a los miembros del equipo en su viaje profesional hacia el éxito, ayudándolos a refinar sus OKR. Creemos que la confianza es esencial para que la retroalimentación constructiva sea efectiva y para que los empleados presten toda su atención, de ahí la importancia de fomentar la colaboración. Debido a nuestro enfoque en colaboración asíncrona, este punto de conversación es crítico para el éxito del equipo Bubbles, y se cubre con más detalle en este Bubble.

Navegando tus metas

‍Los espacios dedicados en tu agenda de reuniones 1 a 1 deben implementarse y centrarse en la discusión sobre objetivos profesionales, como los OKR y las aspiraciones y desarrollos de carrera más amplios. Debemos revisar nuestros objetivos, y cuán exitosos hemos sido durante la semana anterior, por ejemplo. Los gerentes y líderes de reuniones son exactamente eso, líderes, ya que tienen la responsabilidad de impulsar el progreso hacia estos objetivos. Las conversaciones deben abordar la visión del miembro del equipo sobre su desarrollo profesional para obtener una comprensión completa de su felicidad en su rol y, por lo tanto, a veces deben abordar el plan y la estructura para lograrlos dentro de su equipo específico. Esto es esencial y desbloquea reuniones menos frecuentes; asegurar que la estructura para lograr los OKRs esté presente permite a los miembros del equipo progresar de manera asíncrona después de un 1 a 1.

Ayudando la Conversación con Preguntas Abiertas

‍La riqueza y eficacia de una conversación a menudo gira en torno a las preguntas formuladas por cada asistente. Más allá de la actualización de estado de rutina, el énfasis debería moverse hacia preguntas que fomenten el pensamiento real y una contemplación más profunda. Preguntas como "¿qué impedimentos están afectando tu flujo de trabajo?" o "¿cómo puedo ayudar a impulsar tu productividad?" pueden ser instrumentales y comenzar a involucrar más al miembro del equipo, ya que esencialmente requieren una respuesta reflexiva, permitiendo a menudo un insight más desarrollado.

El Aspecto del Compromiso del Empleado

‍La participación de los empleados, algo que se discute a menudo en las reuniones de equipo, encuentra su lugar en las reuniones individuales también. La plantilla de agenda de reuniones puede incorporar segmentos dedicados a entender su experiencia en el equipo y su opinión sobre el equipo en ese momento. Esto no solo es importante para potenciar el éxito del equipo, sino que ayuda a garantizar que siempre fomentamos un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Fomentando la seguridad psicológica en este espacio, te aseguras de que los miembros del equipo se sientan seguros al compartir desafíos o preocupaciones, lo que obviamente forma la base para la retroalimentación. El confort mental y la creencia son críticos para lograr el éxito dentro de un equipo. El impacto en el logro de objetivos profesionales causado por una realidad opuesta de seguridad psicológica se explica aquí. 

El Rol del Gerente

‍Nuestras reuniones uno a uno deberían ser más que un diálogo, pero en gran medida dependemos de la orientación de nuestro gerente para esto. Los gerentes y líderes de reuniones, armados con experiencia y conocimientos, deberían transformarse en entrenadores de comunicación, intentando guiar a sus compañeros de equipo hacia pasos siguientes accionables. Si las discusiones se centran en los impedimentos de carga de trabajo, por ejemplo, puede ser un momento propicio para entrenar a los empleados en estrategias para una mejor gestión del tiempo o priorización de tareas. Estos conceptos son cruciales para la eficiencia de un equipo y representan puntos de enfoque críticos de Bubbles. Cuando se colabora asincrónicamente, es esencial aclarar los tiempos de respuesta y la importancia de los conocimientos.

Manteniendo el Impulso con Consistencia y Adaptabilidad

‍Si bien adoptar el ritmo regular mencionado anteriormente, ya sea quincenal o semanal, etc., es esencial para las reuniones individuales, existe una necesidad de adaptabilidad. Una plantilla de agenda de reuniones eficiente ofrece estructura, pero la estructura general debe permanecer flexible y permitir pensamientos espontáneos. Herramientas como Bubbles pueden facilitar esto, asegurando un equilibrio armonioso entre consistencia y adaptabilidad, y ofreciendo una plataforma para la colaboración en agendas compartidas, toma de notas, compartir retroalimentación y asignar próximos pasos. Esta noción de flexibilidad crucial se desarrolla a continuación.

Concluir con Propósito

‍Cuando la reunión llega a su fin, es importante resumir los puntos de conversación discutidos, destacando los puntos de acción. Tanto el gerente como el miembro del equipo deben salir de esa reunión con una comprensión comprensible de las expectativas y los siguientes pasos, cada vez que se reúnan. Al incorporar al tomador de notas de Bubbles en reuniones 1 a 1, esto se puede garantizar y hacer fácil, reforzando aún más la productividad de la interacción y asegurando la alineación para ambos asistentes.

Conclusión

‍Las reuniones individuales, cuando se llevan a cabo de manera efectiva, son un recurso valioso dentro del conjunto de habilidades de un gerente, y un recurso valioso para el desarrollo del empleado. Pueden mejorar el compromiso del empleado y la gestión del rendimiento, que cualquier líder debería desear. Con los pasos que hemos establecido aquí, y una plantilla de agenda de reuniones sólida, deberías poder dominar la creación y realización de estas reuniones. El mantra sigue siendo el mismo: fomentar la comunicación abierta, ofrecer entrenamiento incisivo y desarrollo de carrera, y construir relaciones de confianza entre los miembros del equipo. ¿El resultado? Un equipo armonioso y de alto rendimiento, establecido en un espacio de trabajo colaborativo.