Las tendencias de trabajar desde casa están en auge, y te guste o no, hay numerosos informes que aseguran que la “intensidad digital” de los días de los trabajadores ha aumentado significativamente como resultado. Esto es claro y va de la mano con el aumento del uso de tecnología. Algo que quizás sea menos evidente, sin embargo, es que trabajar desde casa puede hacer que algunas tareas sean más difíciles de realizar. La intensidad no tiene que ser sinónimo de dificultad, y para muchas tareas (como transcribir las actas de reuniones), la gente lo está haciendo más difícil de lo que debería ser.

Eres realmente afortunado si no has tenido que asistir a una reunión de operaciones de una hora con el único propósito de anotar las actas de la reunión. No solo es increíblemente aburrido, sino que también es una forma arcaica de llevar a cabo reuniones. De todos modos, con nuestra guía aquí, vamos a mostrarte cómo asegurarte de que tú o cualquiera de tus colegas nunca necesiten hacer esto de nuevo, utilizando transcripción precisa.

Beneficios de Transcribir las Actas de las Reuniones

Las actas de reunión precisas son esenciales para capturar puntos clave, tareas a realizar y decisiones. No solo eso, sino que también ahorrarás tiempo a todo tu equipo manteniéndote al tanto de las actas de las reuniones, especialmente en el proceso de recapitulación de reuniones. Igualmente, también detendrás o reducirás cualquier confusión sobre las discusiones de la reunión al mantenerlo claro. Eso se aplica a la reunión misma, donde las personas podrán enfocar su atención completamente en la conversación, y también después de la reunión.

Sin embargo, la transcripción manual de lo que se decide y dice en tus reuniones puede ser tediosa y propensa a errores. Con eso en mente, queremos mostrarte una técnica más modernizada que puede ayudarte a simplificar este proceso y convertirte en un experto en actas de reuniones en minutos. Esto es sencillo, y viene en una guía de 4 etapas. Vamos a ello.

Cómo Transcribir las Actas de Reuniones

Paso 1: Elige Tu Software Preferido

Ya sea que elijas Zoom, Teams o Webex, te tengo cubierto. Vamos a combinar tu software de reunión virtual preferido con el software de grabación y transcripción de reuniones. Nuestra elección para grabación y transcripción es Bubbles, ya que es compatible con todos los principales programas de reuniones, y ofrece servicios de transcripción muy precisos, incluso en el plan gratuito.

Para comenzar, visita Bubbles y crea una cuenta. Haciendo esto, obtendrás acceso a potentes capacidades de transcripción y toma de notas de reuniones. Con Bubbles, puedes comenzar de manera gratuita y probar su función de transcripción de reuniones sin ningún compromiso, por lo que recomendaría comenzar con esto.

Al registrarte, se te pedirá crear tu propio espacio de trabajo en Bubbles. Este es un paso de personalización donde puedes elegir el nombre del área donde deseas almacenar las transcripciones de tus actas de reuniones. También se te pedirá que conectes tu calendario, para que Bubbles pueda sincronizarse con tus próximas reuniones y estar listo para unirse y transcribirlas automáticamente por ti. Así es como se ve al registrarse:

Paso 2: Programa una Reunión Normalmente

Si no lo has hecho aún, adelante y programa tu próxima reunión. Bubbles estará conectado al calendario, por lo que no necesitas hacer nada más en esta etapa para que tus actas de reunión se transcriban automáticamente por ti.

Para el propósito de proporcionar un ejemplo, vamos a mostrarte cómo funciona Bubbles cuando transcribe las actas de una reunión de Zoom. Sin embargo, el proceso es el mismo sin importar el software de reuniones en línea que prefieras. Si no deseas conectar tu calendario inicialmente, también puedes pegar el enlace de la reunión en tu área de anotaciones de Bubbles (como se muestra en rojo a continuación), y Bubbles solo se unirá a esa reunión específica.

Paso 3: Comienza tu Reunión

Inicia tu reunión en Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, o cualquier otra plataforma que uses. Nuevamente, mostraremos cómo se ve esto en Zoom a continuación. Una vez que la reunión comience, Bubbles se unirá automáticamente, grabará y comenzará a transcribir toda tu reunión, convirtiéndola instantáneamente en actas de reunión claras, que se te enviarán después de la reunión en un correo electrónico de seguimiento.

Como puedes ver a la derecha de esta pantalla, Bubbles también aparecerá con un mensaje en el chat, informando a cada asistente quién es y qué está allí para hacer. Para tu información, Bubbles ofrece un plan de pago, donde puedes desactivar todo esto, manteniendo las mismas capacidades de toma de notas.

Paso 4: Accede a tus Actas de Reunión Transcritas

Una vez que tu reunión llegue a su fin, Bubbles habrá hecho todo lo necesario en términos de actas de reunión. Un correo electrónico llegará en cuestión de minutos, conteniendo un enlace a la grabación ‘Bubble’, junto con tus tareas a realizar detectadas automáticamente y un resumen de lo discutido y decidido. Esto a menudo puede ser todo lo que necesitas como 'actas de reunión', y se ve así:

Si deseas una versión extendida, incluyendo un resumen más largo y la transcripción completa de la reunión, aquí está lo que debes hacer:

Dirígete a tu ‘Bubble’, donde encontrarás una grabación completa y una transcripción completa. Desde aquí, eres libre de usar tu transcripción y actas de reunión como desees, incluyendo revisar la reunión, editar y compartir el contenido con tus compañeros de equipo para crear un bucle de retroalimentación.

Así es como se verá tu transcripción automática de las actas de reunión si sigues nuestra guía paso a paso:

Desde aquí, puedes continuar la conversación dentro del ‘Bubble’, como puedes ver arriba con la pestaña ‘Conversación’. Las conversaciones posteriores a la reunión en Bubbles pueden ser ya sea texto o grabaciones de video/pantalla, que se ofrecen de forma gratuita y se pueden enviar en respuesta a una grabación o transcripción de reunión.

Alternativamente, descarga la transcripción de las actas de la reunión como un documento y distribúyelo por correo electrónico o tu herramienta de colaboración preferida.