Los datos nos dicen que a partir de 2023, el 83% de los empleados pasa hasta el 33% de su semana laboral en reuniones. Ahora bien, no soy estadístico, pero me atrevería a adivinar que muchas de estas reuniones son provocadas por un ‘ping rápido’ solicitando ‘saltarse a una llamada’. También conocidas como sus reuniones ad hoc, estos encuentros son nuestro enfoque para hoy.

¿Qué es una Reunión Ad Hoc?

Una reunión ad hoc es un encuentro improvisado convocado para abordar un problema específico y urgente que simplemente no puede esperar para la próxima reunión en el calendario. Estas reuniones se centran en reunir a las personas adecuadas en el momento adecuado para resolver un problema o tomar una decisión rápidamente. A diferencia de las reuniones regulares, programadas que cubren una amplia gama de temas, las reuniones ad hoc están enfocadas en un solo objetivo, ya que su único propósito es entregar un resultado esencial para un asunto sensible al tiempo.

Para poner esta definición en el contexto de un problema que podría desencadenar una reunión ad hoc necesaria, imagina que estás en medio de una sesión de trabajo productiva cuando se detecta una falla crítica en una presentación para el cliente. No puedes permitirte esperar a la próxima reunión programada - no hay tiempo. Es en este momento cuando entra en juego una reunión ad hoc. Reúnes a los miembros del equipo relevantes, abordan el problema y vuelven a lo que estaban haciendo antes de que se desviara su atención.

Momentos Clave para Reuniones Ad Hoc

Mencioné problemas ‘necesarios’ que desencadenan reuniones ad hoc y esa elección de palabras fue muy deliberada. Eso se debe a que saber cuándo convocar una reunión ad hoc es tan importante como saber cómo dirigir una. El 17% de las reuniones se considera una “completa pérdida de tiempo”, y para convertirse en un equipo exitoso, no puedes permitir que esta tendencia se infiltre en tu organización.

 Aquí hay algunos escenarios donde una reunión ad hoc podría ser verdaderamente su mejor opción:

• Problemas Urgentes: Cuando surge un problema que no puede esperar hasta la próxima reunión programada. Un error crítico que necesita ser corregido de inmediato, por ejemplo.
• Decisiones Sensibles al Tiempo: Cuando un proyecto está en un punto muerto debido a un bloqueo, se puede convocar una reunión ad hoc, ya que el equipo necesita una entrada inmediata o una decisión rápida para avanzar.
• Colaboración Creativa: Cuando surge un obstáculo repentino que es difícil de manejar y se necesita la capacidad cerebral colectiva de su equipo para encontrar soluciones innovadoras, podría recurrir a una ad hoc.

Sin embargo, no todos los problemas justifican una reunión ad hoc. Una vez más, no dejes que tus reuniones se conviertan en sinónimo de tiempo perdido o distracción. Es absolutamente imperativo sopesar la urgencia y el impacto antes de apartar a tu equipo de sus tareas y descarrilarlos.

Consejos para Dirigir una Reunión Ad hoc Efectiva

He enfatizado la importancia de asegurarse de que sus reuniones ad hoc sean tanto eficientes como efectivas. Para ayudarte con esto, considera estas mejores prácticas:

1. Aclara el Propósito‍

Antes de que comience la reunión, asegúrate de definir claramente lo que estás tratando de lograr. Ya sea resolver un problema específico o tomar una decisión sensible al tiempo (como se mencionó anteriormente), comunica tu visión para la reunión a cada asistente para asegurar el enfoque total en la tarea en cuestión.

2. Invita Solo a los Participantes Necesarios‍

En línea con nuestra visión de no perder tiempo con su reunión ad hoc, mantén tu lista de asistentes breve y precisa. Solo invita a aquellos cuya participación sea absolutamente crucial para la discusión. Esto no solo hace que la reunión sea significativamente más eficiente, sino que también respeta el tiempo de aquellos que no necesitan participar.

3. Establece un Límite de Tiempo‍

Esta es una excelente manera de evitar discusiones prolongadas que descarrilen la productividad. Es bastante fácil ir de un lado a otro entre diferentes ideas cuando se está resolviendo un problema, así que establece un límite de tiempo para la reunión. Intenta mantenerla entre 15-20 minutos, y enfócate en soluciones rápidas y accionables.

4. Usa una Agenda Basada en Preguntas‍

Incluso en una reunión ad hoc, una agenda simple puede hacer maravillas. Hemos compuesto una lista de 7 agendas de reuniones que te ayudará aquí, ya que nuevamente, quieres mantenerte orientado a objetivos y conciso mientras eres sensible al tiempo.

5. Captura los Puntos Clave‍

No dejes que las ideas valiosas se pierdan en la confusión. Usa una herramienta de toma de notas impulsada por IA como Bubbles Notetaker para capturar la discusión en tiempo real a través de una grabación de video y una transcripción completa. Esto permite a todos centrarse en la conversación en lugar de apresurarse a tomar notas. Después de la reunión, Bubbles enviará un resumen detallado, incluyendo tareas de acción, próximos pasos y un enlace a una grabación y transcripción. Recomendamos esta plataforma cuando se trata de reuniones, debido a su facilidad de uso, detalle y gran valor (puedes comenzar gratis).

6. Haz Seguimiento con Tareas Claras‍

Cada reunión ad hoc debe terminar con pasos claros a seguir. Si no es así, entonces probablemente no has resuelto el problema. Los elementos de acción asignados específicamente y las fechas límite claras mantendrán el impulso y evitarán cualquier ambigüedad sobre lo que sucede a continuación. Consejo rápido: si usas Bubbles (consejo 5), no necesitas hacerlo manualmente. Con Bubbles Notetaker, puedes esperar que tus tareas de acción se vean así:

Desafíos de las Reuniones Ad Hoc (Y Cómo Superarlos)

Mientras que las reuniones ad hoc son herramientas poderosas para la resolución rápida de problemas, no están exentas de sus desafíos. Ahora que se han marcado los consejos para reuniones ad hoc, también deberíamos considerar algunos de estos obstáculos que pueden surgir cuando se llevan a cabo estas reuniones improvisadas. 

Aquí hay una lista de desafíos, con soluciones sobre cómo abordar estos posibles obstáculos y asegurarse de que sus reuniones ad hoc sean lo más efectivas posible.

Interrupciones al Trabajo Profundo

Uno de los mayores inconvenientes de las reuniones ad hoc es que pueden interrumpir el trabajo profundo de tu equipo: esos periodos de actividad intensa y enfocada que impulsan un progreso real. Las interrupciones frecuentes pueden generar estrés, disminuir la productividad y un estilo de trabajo apresurado que compromete la calidad. Estoy seguro de que entiendes en este punto, pero esta es la raíz de mi insistencia en la necesidad cuando se trata de una reunión ad hoc.

Solución: Esto es muy fácil. Antes de convocar una reunión ad hoc, evalúa la urgencia cuidadosamente. ¿Podría resolverse el problema a través de un correo electrónico rápido, un mensaje o un bubble (una grabación de pantalla o video)? Si una reunión es realmente necesaria, intenta programarla durante los descansos naturales del día, como antes del almuerzo, para al menos minimizar un poco la interrupción. Además, siempre trata de darle a tu equipo una advertencia, permitiéndoles terminar sus tareas actuales antes de la reunión.

Falta de Preparación

Las reuniones ad hoc a menudo toman a los participantes por sorpresa, lo cual es natural debido a su naturaleza espontánea y de último minuto. Sin embargo, esto no es una excusa para tener una sesión improductiva donde se pasa más tiempo poniendo a todos al día que realmente resolviendo el problema.

Solución: Incluso en una prisa, tómate unos minutos para preparar una breve agenda o lista de puntos clave de discusión. Comparte esto con los asistentes antes de que comience la parte más sustanciosa de la reunión (perdón por el juego de palabras). Esto no solo establece objetivos claros, sino que también asegura que todos vengan con la mentalidad correcta. 

Utilizar herramientas de IA como Bubbles Notetaker puede cambiar el juego aquí. En un entorno de reunión virtual, Bubbles se unirá a tus reuniones, transcribirá las discusiones y enviará un resumen con tareas de acción inmediatamente después (literalmente en minutos). Asegúrate de que nada se pase por alto al prepararte bien y utilizar tecnología para impulsar el éxito de los esfuerzos posteriores a la reunión dentro de tu equipo.

Drenaje de Tiempo

Solo saca a las personas de sus tareas actuales cuando sea esencial, o comenzarás a consumir su valioso tiempo de trabajo. Una vez que te acostumbres al patrón de que las reuniones ad hoc se vuelvan demasiado frecuentes, podrías introducir una cultura de “creep de reuniones” en tu empresa. La mayoría de las fuentes básicamente describen el creep de reuniones como estar en más reuniones de las que necesitas, lo cual nadie quiere.

Solución: Sigue criterios estrictos para saber cuándo deben convocarse reuniones ad hoc, y asegúrate de ajustarte a los criterios. Resérvalos para asuntos verdaderamente urgentes que requieran atención inmediata. 

Para problemas menos críticos, considera usar herramientas de comunicación asíncrona como Bubbles. Antes de confundirte, Bubbles tiene otra característica además de su Notetaker. Esta característica es asincrónica y se centra en enviar mensajes de grabación de video/pantalla, para que puedas describir y explicar algo como lo harías en un correo electrónico, pero dando más contexto en la pantalla.

Además, establece un límite de tiempo estricto para tus reuniones ad hoc: mantenerlas entre 15 y 20 minutos puede ayudar a mantener las discusiones centradas y eficientes.

Dificultad para Mantenerse en el Tema

Dada su naturaleza espontánea, las reuniones ad hoc pueden desviarse fácilmente, llevando a discusiones que no están enfocadas, son improductivas y generalmente inútiles.

Solución: Si estás dirigiendo la reunión, es tu trabajo mantener las cosas en el camino correcto. Comienza con un objetivo claro y dirige la conversación de regreso al tema principal si comienza a desviarse. Anima a los participantes a guardar ideas fuera del tema para otro momento, y utiliza aceleradores de eficiencia como una agenda simple para mantener a todos alineados.