Cuando piensas en tu tiempo de reunión, debería evocar imágenes mentales de discusiones abiertas y compañeros compartiendo ideas en un ambiente cuidadosamente preparado por ti y tus compañeros asistentes. Si esta no es exactamente tu experiencia, no estás solo. La gestión de reuniones y dirigir reuniones son habilidades complicadas pero críticas, pero afortunadamente, estás en el lugar correcto para empezar a dirigir mejores reuniones y transformar estos encuentros en tus propios centros productivos.

Antes de que nos enfoquemos en el primer paso, agreguemos algo de contexto a la importancia de dirigir mejores reuniones. Un facilitador de reuniones fuerte - pronto serás tú - mejora la productividad y el compromiso de su equipo en estas conversaciones. Pero recuerda, no se trata solo de ahorrar tiempo. Más bien, una reunión bien organizada marca el tono para la empresa e inculca valores en cada miembro del equipo. La preparación, la comunicación abierta y el impulso para progresar individualmente y como colectivo son valores que se vuelven naturales cuando el plan de gestión de reuniones es sólido como una roca, así que aprendamos cómo hacer que el tuyo sea exactamente así.

Establecer Objetivos Claros

Si la razón para reunirse no está clara, entonces es una pérdida de tiempo. Un equipo exitoso usará sus recursos cuidadosamente, ya sean financieros o mentales, así que si tú también quieres formar parte de un equipo efectivo, asegúrate de que los objetivos estén bien definidos antes de que empiece la reunión. Estar 'bien definidos' no significa que no tengan espacio para cambios, porque al final de cuentas, son solo objetivos. Sin embargo, estos objetivos deben tener la máxima claridad mientras son accionables y están listos para estimular una discusión productiva.

En otras palabras, tus objetivos deben ser la base del proceso de lluvia de ideas, en lugar de una serie de acciones predefinidas, y por lo tanto deberían definir lo que buscas lograr, con cierta flexibilidad en cómo llegarás hasta allí. Haz que el objetivo de la reunión sea claro y comunícalo en la invitación para que todos los asistentes sepan el propósito de la reunión.

Esta preparación incentiva a los participantes a aplicar su energía y pensamientos en los temas correctos, para que lleguen cargados con conocimientos relevantes para compartir. Al tener esto establecido y distribuido con anticipación, ahorrarás tiempo de preparación malgastado, mientras aseguras que el tiempo de reunión sea específico. En promedio, los trabajadores pasan una hora y 9 minutos antes de una reunión de equipo simplemente preparándose para lo que va a surgir. Objetivos claros reducirán esto y evitarán que los miembros del equipo desperdicien mal el tiempo antes de la reunión.

Prepara una Agenda Detallada de la Reunión

Parte de la preparación, la agenda de la reunión es la siguiente etapa e interconecta el tiempo previo a la reunión con el tiempo de reunión real. Dentro de la agenda, querrás delinear las áreas clave de discusión, mientras asignas algo de tiempo para cada tema y un miembro del equipo que será responsable de liderar esa parte de la conversación. Sin embargo, dependiendo del tipo de reunión que estés liderando, querrás usar una agenda diferente. Afortunadamente para ti, tenemos una guía completa de diferentes agendas de reuniones para ti aquí.

En general, sin embargo, tu agenda ayudará a mantener la consistencia a través de las reuniones, por lo que será especialmente clave para esas reuniones recurrentes, como por ejemplo tu reunión diaria de pie. Usa una plantilla para que los asistentes sepan qué esperar y cómo pueden preparar su parte, y ten esta agenda fácilmente disponible en un área clara o software de gestión de proyectos. Esta es una buena manera de responsabilizar a los miembros del equipo de sus preparaciones y poner algo de presión sobre la necesidad de evitar perder tiempo y discusiones improductivas.

Bubbles puede ayudarte enormemente aquí, ya que nuestro tomador de notas de reuniones AI definirá claramente tus próximos pasos y elementos de acción después de la reunión. Junto con la grabación completa y la transcripción, tendrás una comprensión precisa de lo que necesita lograrse. Al continuar tus discusiones de manera asincrónica dentro de la Bubble, será claro qué elementos de acción pueden ser marcados como completados de la lista de tareas del grupo y cuáles pueden necesitar más atención en la próxima reunión de equipo.

Comienza la Reunión con un Rompehielos

Los rompehielos no son solo para eventos de formación de equipos y sesiones de integración; son igualmente geniales para establecer un tono positivo para la reunión. Eso no quiere decir necesariamente que cada reunión deba comenzar con un tono positivo, pero un rompehielos probablemente siempre estará presente en el arsenal comunicativo de un fuerte facilitador de reuniones.

Por ejemplo, al tratar con un mal comportamiento en una reunión 1-a-1, puede que quieras desahogarte primero con el regaño, antes de pasar a la retroalimentación y cómo mejorar, en lugar de que el tono entero sea negativo. Esta es una buena manera de dirigir reuniones, y mostrará que eres un administrador de reuniones comprensivo.

Generalmente, rompehielos bien elegidos, que pueden ser tan simples como una pregunta abierta un lunes sobre cómo fue el fin de semana, pueden aliviar tensiones, particularmente cuando está por llevarse a cabo una reunión intensa. Igualmente, puede generar una sensación de familia dentro de un equipo, donde no todo gira en torno al trabajo o esas tareas detalladas que siguen recayendo en las reuniones de equipo.

Respeta el Tiempo de Todos

Como dije al principio, la importancia de liderar mejores reuniones no solo se trata de ahorrar tiempo, pero es un factor significativo. La razón es que la importancia también debe radicar en la realidad actual de millones. La cantidad de tiempo que los trabajadores pasan en reuniones ha aumentado continuamente entre un 8% a 10% cada año desde el 2000. Sin embargo, para la mayoría, la calidad no es cantidad. Eso es porque Booqed también nos dice que en promedio, más de un día completo de tiempo (31 horas) se pierde en reuniones improductivas por mes.

En Bubbles, somos firmes creyentes en menos reuniones, pero mejores reuniones. A la gente no le gusta perder su tiempo, así que si es completamente imposible reemplazar una reunión con una Bubble u otro método de comunicación asincrónica, entonces necesitamos cambiar esta realidad.

Un lugar obvio para comenzar es respetar los tiempos de inicio y finalización de las reuniones, y donde sea esencial que la discusión continúe más allá de estos límites, pregunta a los participantes de tu reunión si tienen tiempo para quedarse un poco más, o si la discusión debería continuar en tu grabación de la reunión en Bubble después (porque eres astuto y usas Bubbles para cambiar tu manera de dirigir reuniones).

Facilita, No Domines

Dirigir una reunión no significa que debas tomar el control total y dominar a los participantes. De hecho, sería una reunión realmente mala si hubiera una figura controladora impidiendo que las personas den su opinión. Estás allí para guiar la reunión a lo largo de su curso natural, abrazando desvíos y cambios de dirección, pero interviniendo donde sea necesario para mantener la estructura.

Siempre fomenta la participación de todos los asistentes, y haz que compartan ideas con libertad. Incentiva a los participantes más callados de manera amistosa, para que asegures que su voz también sea escuchada. Al hacerlo, trata de no señalar a las personas, ya que su personalidad tímida indica que esto solo empeorará la participación. Emplea algunas técnicas de facilitación como hacer preguntas dentro de su área de especialización, y seguir la pregunta con algo como: "Ahh, John, tú eres el experto aquí, ¿verdad?". Este enfoque es inclusivo y evita la dominación de la reunión por parte de uno mismo o de los miembros del equipo más atrevidos.

Toma Notas y Asigna Elementos de Acción

Ahh, mi parte favorita de las reuniones. Podrías preguntar por qué una tarea tan aburrida es vista tan positivamente por mí, pero la respuesta es porque ¡no tengo que hacerlo! Bubbles Notetaker maneja esto para mí y mis compañeros de equipo, y puede hacerlo para ti también, sin costo alguno (ese es tu elemento de acción para hoy).

La importancia de las notas de la reunión y los elementos de acción es amplia. No solo aseguran que las decisiones tomadas en las reuniones se traduzcan en acciones reales después, sino que permiten que el progreso sea rastreado y que las personas sean responsables de sus responsabilidades. Tradicionalmente, tendrías un tomador de notas designado para documentar las minutas de la reunión. No solo esto impide que un miembro del equipo esté completamente comprometido en la discusión, sino que también significa que estás pagando mucho dinero por que alguien haga algo que puede ser automatizado de una manera más eficiente y extensa.

Usa la Tecnología Sabiamente

Siguiendo desde el paso 6, tenemos el uso adicional de la tecnología adecuada para reuniones. Cada vez más reuniones se están llevando a cabo virtualmente, y la etiqueta de reunión virtual es por lo tanto un nuevo tema complicado. Parte de esto es usar la tecnología a tu favor como líder de la reunión. Muchos de nuestros consejos han girado en torno a la tecnología de alguna manera, desde una agenda de reunión de equipo en línea, hasta una invitación a la reunión llena de enlaces útiles para la preparación, o incorporando Bubbles en tu flujo de gestión de reuniones. Presta atención a cada consejo tecnológico, y te devolverán tu confianza.

Aparte de los complementos útiles, también hay tecnologías que no puedes reunir en línea sin ellas. Estas son tus herramientas de videoconferencia, como Zoom, y como líder de la reunión, debes asegurarte de que esta tecnología esté configurada correctamente, y que todos estén familiarizados con la herramienta que se utiliza. Si se hace correctamente y a fondo, transformarás el tiempo de reunión. Eso es porque las estadísticas han demostrado que el 40% de los trabajadores desperdician hasta 30 minutos simplemente buscando un área colaborativa para llevar a cabo su reunión. Adopta la tecnología, y serás un líder de reuniones exitoso, liderando un equipo efectivo.

Fomenta y Gestiona la Retroalimentación

Un paso que ocurre durante la reunión y después de la reunión, la retroalimentación constructiva será de gran ayuda para refinar todo el proceso de reunión, y se aplica en ambas direcciones. No solo deberías estar buscando retroalimentación de los participantes con respecto a la gestión efectiva de la reunión, sino que deberías estar dando retroalimentación a ellos sobre su participación e intervención. Al hacerlo, esta retroalimentación mejora continuamente la experiencia de la reunión al crear un sistema de retroalimentación donde puedas seguir iterando.

Un consejo para la retroalimentación es darle el tiempo que merece. No apresures tus pensamientos y los agregues al final de la reunión. Haz esto después en la Bubble, por ejemplo, donde puedes curar cuidadosamente tus pensamientos antes de compartirlos. Forbes nos dice que el 89% de los líderes de recursos humanos (cuyas funciones te pueden abarca a ti como líder de reuniones) están de acuerdo en que la retroalimentación continua produce resultados exitosos. ¡Dale todo y disfruta de las recompensas!

Comparte las Notas de la Reunión Inmediatamente

¡Otro de mis favoritos! Necesitas asegurarte de que estás distribuyendo las minutas de la reunión rápidamente después de la reunión, para que los miembros de tu equipo puedan comenzar con sus elementos de acción. Afortunadamente, no he tenido que hacer esto recientemente, porque Bubbles envía un correo electrónico a cada participante con sus notas de reunión personalizadas, un resumen completo, decisiones, elementos de acción, y responsabilidades asignadas. Si decides no automatizar este proceso, esas son las cosas que querrás cubrir al enviar las notas de la reunión - ¡suena largo, ¿no es así?

Conclusión

Entonces, mi nuevo facilitador de reuniones, has llegado al final. Recuerda que el objetivo de cualquier buen líder es transformar su grupo en un equipo exitoso, y que hay muchas maneras de hacerlo. Sin embargo, con estos 9 pasos, deberías estar seguro de que el resultado, si se implementa bien, será un aumento significativo en la eficiencia y efectividad de tus reuniones de equipo. Recuerda ser adaptable, tanto en la discusión como en la adopción de nuevas tecnologías como Bubbles. ¡Buena suerte!