Las reuniones de equipo son comunes en el mundo laboral actual, pero ¿qué tan efectivas son realmente? Algunos dicen que son los motores que impulsan la colaboración laboral, mientras que otros sostienen más la noción de que las reuniones de equipo son redundantes en nuestra configuración de trabajo moderna. Estas opiniones están claramente polarizadas, pero debido al continuo dominio de las reuniones en la mayoría de los entornos laborales, quiero asegurarme de que podamos abordar con experiencia y sacar el máximo provecho del tiempo de cada miembro del equipo. Podrías preguntar por qué estoy tan calificado para dar estas órdenes, pero mis opiniones provienen de un lugar de neutralidad y de trabajar en un equipo mayormente asincrónico, reconozco la importancia de la discusión abierta y la productividad cuando llega el momento de una reunión de equipo. Estoy simplemente en el camino de mejorar los lugares de trabajo con mis colegas en Bubbles, y debido a nuestro enfoque, ¡esperamos que nos veas como una fuente confiable!

¿Qué tan efectivas son las reuniones grupales?

Por qué deberíamos preocuparnos por nuestras reuniones de equipo.

Las reuniones de equipo, cuando se ejecutan bien, representan algunas de las herramientas más poderosas para afinar la comunicación y la toma de decisiones, pero cada miembro del equipo debe estar comprometido a convertirse en un equipo efectivo juntos para cosechar estos beneficios.

¿Cómo deberíamos preocuparnos por nuestras reuniones de equipo?

Ya sea una reunión virtual o una reunión del personal en la oficina, hay ciertos, digamos, elementos de acción que deben cumplirse para asegurar que esta sesión de tiempo compartido sea productiva. Sin embargo, esta no es nuestra realidad, como lo indica un reciente estudio de Harvard Business Review que afirmó que el 71% de los altos directivos opinan que las reuniones de equipo son improductivas e ineficaces. Empareje esto con los datos del Reporte de Estadísticas de Reuniones Internacionales donde el 55% de los empleados encuestados expresaron que se sentían más productivos gracias a reuniones efectivas, y creo que comenzamos a entender la discrepancia.

Para mí, todo reside en la ejecución de la discusión; la eficacia de las reuniones de equipo no puede cuestionarse cuando la reunión involucra objetivos claros, una agenda de reunión de equipo enfocada y participación activa de cada asistente. Sabemos esto por la retroalimentación recopilada en la encuesta anterior, y mi hipótesis es que este porcentaje puede aumentar mucho más implementando algunos pequeños consejos.

¿Qué se debe discutir en las reuniones de equipo?

¡Asegúrate de alinear a tu equipo con la agenda de la reunión!

Puede parecer obvio, pero muchos líderes de equipo tienen dificultades para adaptar cada discusión correctamente. Tener una agenda reunión de equipo que está totalmente desenfocada y carente de claridad establece una reunión para el fracaso desde el comienzo. No solo eso, sino que cada persona involucrada se obstaculiza a sí misma para convertirse en un equipo efectivo junto con una mala comunicación en este paso. Según Atlassian, una agenda de reunión de equipo clara puede reducir el tiempo de reunión hasta en un 80%, así que toma nota de esto y asegúrate de que desde la primera pregunta para romper el hielo hasta el momento en que resumas, la discusión sea específica para cada asistente y sus tareas.

¿Cómo aseguras que estás alineado con tu agenda de la reunión?

Proporcionaré algunos consejos y mejores prácticas sobre qué discutir en esta etapa, antes de que nos adentremos extensamente en la preparación de la reunión de equipo, incluyendo clavar esa agenda de reunión.

1. Actualizaciones sobre el progreso: ¡Para ese sentido de progreso colectivo y responsabilidad!
2. Resolución de problemas: El lugar perfecto para la discusión abierta y el intercambio de elementos de acción y soluciones.
3. Toma de decisiones: ¡Las reuniones de equipo ayudan a construir esas relaciones de trabajo que cualquier equipo efectivo necesita para obtener claridad de dirección como colectivo!
4. Retroalimentación y aprendizaje: Haz preguntas, participa en la provisión de retroalimentación constructiva, y asegúrate de que estemos creciendo continuamente como colectivo. 

Cómo prepararse para reuniones de equipo efectivas

Como acabo de recalcar, la preparación es vital en las reuniones de equipo en el lugar de trabajo. Para entender esto, solo compara un equipo de trabajo con cualquier equipo efectivo, exitoso. ¿Las selecciones de la NBA o los equipos de fútbol de la Premier League se levantan y juegan su próximo partido? Por supuesto que no; independientemente del entorno, debemos prepararnos eficazmente. Específico para el lugar de trabajo, una reunión de equipo mal preparada no tendrá ninguna posibilidad de comunicarse bien, por lo que este es un consejo sumamente importante. Es tan obvio que no te pediré que tomes nota, pero quiero que esté en el frente de tu mente.

Por lo tanto, liderar eficazmente estas reuniones de equipo es un proceso que comienza mucho antes de que el líder del equipo y los asistentes se sienten para su primer rompehielos de reunión de equipo. En un mundo perfecto, un miembro del equipo tendría todo planeado antes de reunirse con el equipo, ¡y necesitamos existir en este mundo perfecto! Para hacerlo, define tus objetivos temprano, incluso utilizando una plantilla de agenda de reunión si es necesario, para estructura y enfoque adicionales. Esto aplica tanto a ti como líder del equipo, pero también, si envías la agenda temprano, invitas a tus compañeros de equipo a reflexionar sobre los puntos de discusión y dejar que sus pensamientos y opiniones se asienten y desarrollen.

Esta agenda de reunión de equipo también debería abarcar la multitud de roles y responsabilidades relacionados con la reunión, ¡y aquí es donde los consejos se vuelven técnicos! Si bien la asignación de franjas horarias y temas de discusión probablemente debe seguir siendo manual, otras características críticas comunes de una reunión de equipo, como las minutas de la reunión y el notetaker designado, se pueden revolucionar con los avances técnicos en notetakers de IA. Mejorando tu capacidad de comunicarte y contribuir a discusiones abiertas, un notetaker como el de Bubbles transformará tu próxima reunión virtual, ayudando a mantener un registro claro para referencia futura, al mismo tiempo que asegura la responsabilidad con los elementos de acción.

¿Por qué deberías registrar tus reuniones con Bubbles?

En la Bubble abajo, un miembro del equipo de Bubbles profundiza en las ventajas significativas del notetaker de Bubbles, destacando cómo te permite participar con atención indivisa, gracias a la función de toma de notas automatizada. Este es un relato en primera persona de este consejo al ser muy útil para la cadencia de reuniones junto con la productividad general de reuniones.

Involucrando a tu equipo: de rompehielos a lluvia de ideas

¿Cómo comienzas una reunión de equipo?

El inicio de una reunión de equipo efectiva a menudo marca el tono para el resto. Un rompehielos, como mencioné antes, puede ser una forma fantástica de fomentar la participación y preparar a los asistentes para la reunión de trabajo que viene. Mejora la moral y prepara al equipo para una sesión productiva, especialmente si es la primera reunión de este tipo.

¿Cómo progresas la reunión de equipo?

La lluvia de ideas es el siguiente paso, y según mi experiencia, representa una característica distintiva de las reuniones grupales que fomenta la creatividad y la colaboración. Por lo tanto, la importancia de una lluvia de ideas bien ejecutada para liberar la creatividad no puede subestimarse, pero también respalda la noción de que la preparación es tu consejo más crítico aquí. Al establecer una escena donde cada miembro del equipo se sienta cómodo para contribuir con ideas bien pensadas, estás aprovechando el poder cerebral colectivo de tu fuerza laboral y, a menudo, llegando a soluciones que un individuo solo podría no haber descubierto.

Entonces, para concluir, quiero enfatizar que llegar a una meta de la reunión de equipo perfecta es una tarea complicada y, además, ¿quién dice que un cierto formato es perfecto? Todos y cada equipo es diferente, pero espero que al implementar estos elementos de acción, tus reuniones de equipo puedan comenzar a ser centros de gran comunicación y desarrollo empresarial.