Las salas de grupo en Zoom facilitan dividir a los participantes en grupos más pequeños para discusiones enfocadas, sesiones de lluvia de ideas o actividades en equipo dentro de una sola reunión de Zoom. Son esenciales para aquellos de ustedes que buscan mejorar la gestión de reuniones. Con eso en mente, aquí hay una guía paso a paso para configurar y gestionar las salas para grupos en Zoom. Este artículo cubre la creación de salas para grupos para todos los dispositivos relevantes, incluidas computadoras de escritorio y aplicaciones móviles - realmente no hemos dejado a nadie en la oscuridad cuando se trata de la sala para grupos.

¿Qué Son las Salas de Grupo de Zoom?

Primero, ¿qué son? Las salas para grupos son salas más pequeñas (aparte de la sala principal de la reunión) que permiten a un anfitrión o co-anfitrión dividir a los participantes en áreas virtuales de reunión separadas. Como digo, esto puede ser ideal para discusiones grupales, talleres y sesiones de lluvia de ideas. Una vez que las salas de grupo están habilitadas, los anfitriones pueden crear y gestionar estos grupos más pequeños, lo que puede permitir a los participantes discutir temas que son relevantes para ellos en profundidad, antes de unirse de nuevo a la sesión principal.

Requisitos Previos para Usar Salas de Grupo

Antes de configurar salas de grupo, debes asegurarte de lo siguiente:

• Tienes una cuenta de Zoom con el cliente de Zoom descargado (de escritorio o móvil).
• Las salas de grupo están habilitadas en configuraciones de Zoom.
• Tu cliente de Zoom (para Windows, macOS o Linux) está actualizado con la versión mínima global.

Nota: Los usuarios móviles pueden unirse a las salas de grupo pero pueden tener opciones de gestión limitadas en comparación con los usuarios de escritorio.

Configuración de Salas de Grupo

Paso 1: Habilitar Salas de Grupo en Zoom

1. Inicia sesión en tu portal web de Zoom.
2. En el menú de navegación, dirígete a Configuraciones.
3. En En Reunión (Avanzado), busca Sala de grupo y actívalo.
4. Marca Permitir que el anfitrión asigne participantes a las salas de grupo al programar si deseas preasignar participantes.

Paso 2: Creación de Salas de Grupo Durante una Reunión

1. No necesitas hacer nada diferente al principio, así que solo comienza o únete a una reunión de Zoom como el anfitrión o co-anfitrión.
2. En la barra de herramientas en la parte inferior, haz clic en Salas de Grupo.
3. Una vez que hagas el paso 2, aparecerá un cuadro de diálogo, permitiéndote configurar el número de salas y cómo te gustaría asignar a los participantes. Tienes algunas opciones:
   • Asignar Automáticamente: Zoom se encargará de dividir a los participantes equitativamente entre las salas de grupo.
   • Asignar Manualmente: Selecciona a los participantes para cada sala individualmente usando el botón Asignar.
   • Permitir que los Participantes Seleccionen Sala: Entrega el control y permite que los participantes seleccionen y se unan a las salas de grupo por su cuenta.
4. Haz clic en Crear Salas para completar la configuración. Las salas ahora están creadas pero no se abrirán hasta que hagas clic en Abrir Todas las Salas.

Gestión de Salas de Grupo

Una vez que abras esas salas para grupos, los anfitriones y co-anfitriones pueden gestionarlas con varias opciones. Aquí las hemos enumerado para ti:

• Mover Participantes: Pasa el mouse sobre el nombre de un participante para moverlo entre salas.
• Agregar o Eliminar Salas: Si necesitaras, puedes agregar más salas o eliminar las existentes.
• Transmitir Mensajes: ¡Atención a todos! Envía un mensaje a todas las salas para grupos para dar actualizaciones o instrucciones.
• Compartir Pantalla: Esta opción es bastante genial. Los anfitriones pueden compartir su pantalla en todas las salas para presentar información a múltiples grupos a la vez.

Opciones para Salas para Grupos

Antes de abrir salas de grupo, en realidad tienes aún más opciones disponibles (como se muestra a continuación). Puedes ajustar estas configuraciones haciendo clic en Opciones:

• Permitir que los participantes elijan sala: Esto significa que los participantes pueden seleccionar e ingresar a las salas de grupo ellos mismos.
• Permitir a los participantes regresar a la sesión principal: Permite a los participantes regresar a la sesión principal cuando lo deseen.
• Mover automáticamente a los participantes: Mueve a todos a sus salas de grupo asignadas automáticamente.
• Cerrar automáticamente las salas para grupos después de [tiempo] minutos: Si tienes muchos participantes, puedes configurar un temporizador para que las sesiones se cierren automáticamente.
• Temporizador de cuenta regresiva: Igualmente, puedes establecer un temporizador que dé a los participantes tiempo para terminar antes de regresar a la sesión principal.

Finalizando las Salas de Grupo

1. Para finalizar las sesiones de salas de grupo, haz clic en Cerrar Todas las Salas. Los participantes recibirán una notificación con una cuenta regresiva de 60 segundos antes de regresar a la sala principal de la reunión, para darles un poco de aviso.

Gestión Avanzada de Salas de Grupo

Preasignación de Salas de Grupo para Reuniones Programadas

Preasignar participantes es útil para reuniones grandes o sesiones recurrentes donde nuevamente, tendrás muchas personas que gestionar. Aquí se explica cómo hacer esto:

1. Programa una Reunión a través de tu portal web de Zoom.
2. En la configuración de la reunión, habilita Preasignación de Salas de Grupo.
3. Asigna manualmente a los participantes ingresando sus direcciones de correo electrónico, o sube un archivo CSV para asignaciones masivas.
4. Guarda tus configuraciones y estarás utilizando las salas de grupo preasignadas para la reunión próxima, como lo deseabas.

Respondiendo a Solicitudes de Ayuda

Los participantes pueden hacer clic en Pedir Ayuda para solicitar que el anfitrión de la reunión de Zoom se una a su sala. Tú (como anfitrión) recibirás una notificación y podrás hacer clic en Unirse a Sala de Grupo para asistirles.

Compartir Tu Pantalla a Todas las Salas de Grupo

¡De vuelta a esta funcionalidad ingeniosa! Los anfitriones y coanfitriones pueden compartir su pantalla desde la reunión principal a todas las salas de grupo. Esto es útil para proporcionar instrucciones o ayudas visuales a cada sala al mismo tiempo, y se puede hacer fácilmente:

1. Haz clic en Compartir Pantalla en los controles de la reunión principal.
2. Selecciona Compartir a salas de grupo en la parte inferior de la ventana de compartición de pantalla.
3. Elige el contenido a compartir (pantalla, ventana de aplicación o documento específico) y haz clic en Compartir. Ahora estarás transmitiendo a tu audiencia de Zoom.

Cómo Grabar, Transcribir y Resumir Salas de Grupo

Para un registro completo de tu reunión de Zoom y sesiones de salas de grupo, Bubbles ofrece una solución impulsada por IA para grabar, transcribir y resumir reuniones. Recomendamos Bubbles ya que puedes empezar gratis (con una prueba gratuita de 2 semanas de su plan Pro).

Cómo usar Bubbles para reuniones de salas para grupos:

• Opción 1: Ve a la aplicación Bubbles, regístrate y conecta tu calendario. Bubbles se unirá automáticamente y grabará todas las reuniones futuras en tu calendario (también puedes desactivar la grabación para reuniones específicas), proporcionando una transcripción completa, grabación, resumen y elementos de acción después de cada sesión.
• Opción 2: Usa la extensión de Chrome o Edge de Bubbles para invitar a Bubbles a tu reunión de Zoom. Simplemente pega el enlace de la reunión de Zoom y el Tomador de Notas se unirá para grabar y capturar toda la información esencial de la sesión.