La capacidad de presentar bien virtualmente se ha convertido en algo cada vez más clave en el lugar de trabajo moderno. Ya sea que estemos presentando en una reunión de negocios, seminario web o sesión de integración, necesitamos saber cómo comunicar y comprometer eficazmente con una audiencia a través de la pantalla frente a nosotros. No es ningún secreto que muchos profesionales no siempre aciertan con esto. Si eres uno de ellos, estás en el lugar correcto. Este artículo te guiará a través de las prácticas esenciales, llevándote hacia un éxito consistente al presentar.

¿Qué es una Presentación Virtual?

Una presentación virtual es una variante de las presentaciones que conocemos tradicionalmente, que se realiza utilizando herramientas o plataformas digitales. Los objetivos se mantienen igual, siendo la prioridad entregar información claramente a una audiencia. Sin embargo, hay diferentes pasos para lograr esto de manera consistente en un entorno virtual, a diferencia de las presentaciones convencionales cara a cara. Desde el principio, estamos presentando de manera diferente en términos de configuración, utilizando software de videoconferencia como Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, en lugar de simplemente estar de pie en un escenario hablando a una sala de personas. Debido a esto, existe la necesidad de diferentes combinaciones de presentación en vivo, ayudas visuales como diapositivas, y elementos interactivos en comparación con una presentación presencial, para comprometer a la audiencia de la misma manera.

Como digo, las presentaciones virtuales son más importantes que nunca, y con más y más empresas optando por el trabajo remoto y la colaboración distribuida globalmente, esto no es probable que desaparezca pronto. De hecho, el 53% de los trabajadores ahora prefieren reuniones virtuales (Overheard on Conference Calls), y el 81% de los profesionales prefieren seminarios web sobre otras formas de contenido para el compromiso y la mejora en sus vidas profesionales (Luisa Zhou). Con estas estadísticas, realmente empezamos a entender cuán importante es ser competente al presentar virtualmente. Esto nos lleva perfectamente a nuestros 5 pasos a seguir cuando das tu presentación.

5 Pasos de Presentación Virtual para el Éxito

Configura Tu Tecnología Correctamente

Esto está primero por una buena razón. No importa cuán asombroso sea tu contenido, si tu configuración tecnológica es deficiente, puede distraer y frustrar a tu audiencia, mostrándote como desprevenido y poco profesional, algo que ninguno de nosotros quiere o necesita. Por estas razones, configurar tu tecnología adecuadamente es crucial para presentaciones virtuales exitosas, especialmente si se trata de una presentación de negocios que estás dando.

Nuestros Consejos Tecnológicos:

• Conexión a Internet Confiable: Definitivamente no quieres quedarte rezagado cuando estás presentando, así que asegúrate de tener una conexión a internet estable y rápida y trata de evitar interrupciones en Internet lo mejor que puedas durante tu presentación.
• Webcam y Micrófono de Calidad: La mayoría de las marcas de computadoras lo tienen cubierto, pero es algo a considerar. Si sientes que tu tecnología es de un estándar inferior comparado con la norma, entonces intenta invertir en una buena webcam y micrófono para asegurar un video y audio claros. ¡Quieres que tu imagen se vea nítida y clara para un buen contacto visual, entre otras cosas!
• Iluminación Adecuada: ¡De nuevo, profesionalismo! No presentes desde una esquina oscura de la habitación. Consigue una buena iluminación para que tu rostro sea completamente visible. La luz natural es ideal, pero si no es posible, usa luz artificial suave para el mismo efecto.

Usando Bubbles para Presentaciones Mejoradas:

Nos encantan Bubbles cuando se trata de presentaciones virtuales. Bubbles ofrece un par de herramientas que pueden mejorar significativamente tus presentaciones virtuales. Bubbles Notetaker puede unirse a tus reuniones, grabar y transcribir conversaciones en tiempo real y destacar puntos clave automáticamente, antes de distribuirlos a los participantes después. Esta función es beneficiosa tanto durante como después de la reunión. Durante la reunión, Bubbles va a ayudarte a mantenerte enfocado en presentar sin preocuparte por tomar notas, o por tu audiencia perdiendo interés mientras toman notas. Después de la reunión, proporciona un registro comprehensivo de la presentación y cualquier discusión (Preguntas y Respuestas, etc.), lo que significa que nada se pierde, y hace fácil revisar y compartir puntos clave con los asistentes o aquellos que no pudieron asistir.

Además, la función de grabación de pantalla y video de Bubbles es útil para crear presentaciones asincrónicas. Puedes grabar tu presentación, incluyendo tus diapositivas y narración, y luego puedes distribuir la presentación a miembros del equipo que no pudieron asistir a la sesión en vivo. También puedes proponer hacer toda la presentación de manera asincrónica a través de Bubbles, debido a la facilidad de feedback y discusión continua dentro de la 'burbuja' de presentación. Esta función también es excelente para practicar tus habilidades de hablar en público y capacidad de presentarte frente a la cámara. Al ver las grabaciones, puedes analizar tu lenguaje corporal, expresiones faciales y gestos de las manos para mejorar tus habilidades de presentación la próxima vez.

Crea Contenido Atractivo y Estructurado

Por supuesto, el contenido es el rey en cualquier presentación, pero para las virtuales, creemos que necesitas prestarle atención extra para evitar perder el enfoque de nuestra audiencia. Aquí están nuestros consejos para mantenerte estructurado, relevante y visualmente atractivo en el lado del contenido.

Nuestros Consejos de Creación de Contenido: 

• Objetivos Claros: Sabe de qué quieres hablar, qué quieres que tu presentación logre, y qué quieres que tu audiencia aprenda o se lleve también.
• Flujo Estructurado: No compliques demasiado esta parte y sé lógico al organizar tu presentación en un inicio, medio y conclusión. Personalmente, he encontrado el uso de un guion gráfico o esquema muy útil cuando se trata de planificar contenido para una presentación virtual, pero igualmente, ayuda simplemente pensar en esto mentalmente.
• Ayudas Visuales: Usa ayudas visuales como diapositivas, videos e infografías para transmitir tus puntos. Revisa nuestro artículo sobre presentar un PowerPoint para aprender más, pero herramientas como Powerpoint, Keynote y Google Slides son excelentes y atractivas.

Practica y Ensaya

Cuántas veces has escuchado - la práctica hace al maestro. Incluso ensayando para ti mismo puedes aumentar tus posibilidades de una entrega fluida al presentar. De nuevo, intenta hacerlo grabando una burbuja. Con Bubbles, puedes ajustar una vez que veas la práctica, revisar tu desempeño y encontrar áreas de mejora. Los beneficios incluyen reducir aún más la ansiedad, mejorar la familiaridad y la oratoria.

Consejos para Ensayar:

• Practica en Voz Alta: Siempre habla el ensayo en voz alta, como lo harías durante la presentación. Podrías tener dificultades para familiarizarte con tu contenido e identificar cualquier frase incómoda si no lo haces.
• Cronométrate: ¡Mantén el control del tiempo! Esto ayudará a que tu presentación se ajuste a cualquier marco de tiempo asignado.
• Usa tu Tecnología: De nuevo en tecnología: ensaya usando la misma tecnología que usarás durante la presentación para familiaridad y confianza.

Involucra a Tu Audiencia

He hablado mucho de compromiso, pero no tendrás una presentación virtual exitosa sin él. Necesitas mantener la atención de tu audiencia para que tu presentación sea memorable y efectiva.

Nuestros Consejos para Mejorar el Compromiso:

• Contacto Visual y Lenguaje Corporal: Mantener el contacto visual implica mirar a la cámara, no a la pantalla. Intenta recordar esto, y también, intenta usar un lenguaje corporal positivo y lanzar ocasionalmente un gesto con la mano para enfatizar puntos y llamar la atención.
• Haz Preguntas: Devuelve la carga a la audiencia planteando preguntas y fomentando la participación.
• Anécdotas e Historias: Este es mi consejo favorito para el compromiso. Siempre encuentro que mis niveles de interacción aumentan significativamente cuando un presentador cuenta historias reales o anécdotas. Cuando tiene sentido y encaja en la presentación, intenta hacerlo tú mismo, ¡y haz tu presentación más relatable!

Busca y Utiliza Feedback

Bill Gates lo dice mejor: "Todos necesitamos personas que nos den feedback. Así es como mejoramos". El feedback es fundamental para mejorar las habilidades de presentación ya que sin él, tendríamos dificultades para descubrir qué funcionó y qué no funcionó tan bien.

Consejos para el Feedback:

• Recoge Feedback: Aprende cómo pedir feedback, o si quieres feedback más amplio y anónimo, entonces utiliza herramientas como encuestas y formularios para recoger tu feedback después de tu presentación.
• Revisa Grabaciones de Reuniones: Esto se aplica a ti y a tu audiencia. Usando un tomador de notas AI como el de Bubbles, puedes revisar la grabación de la reunión y ver si hay alguna percepción de las reacciones de la audiencia. Además, solicita a tu audiencia que revise la grabación y deje comentarios de feedback aquí, para crear un bucle de feedback en el área de grabación.
• Implementa Cambios: Usa el feedback que recibas para hacer los ajustes necesarios a tu presentación para la próxima vez.

Cómo Hacer una Presentación Virtual Interactiva

Tenemos algunos consejos más específicos sobre cómo hacer tu presentación virtual interactiva. Aquí están:

Estrategias Interactivas:

• Salas de Grupos: Impulsa una conversación en tiempo real y divide a tu audiencia en grupos más pequeños para discusiones o actividades. Es casi imposible no aumentar el compromiso al hacer esto, y la colaboración puede generar ideas para todos.
• Sesiones de Preguntas y Respuestas en Vivo: Mencioné brevemente las Preguntas y Respuestas, pero siempre deja tiempo al final para sesiones de Preguntas y Respuestas en vivo donde los asistentes puedan hacer preguntas y aclarar cualquier confusión que puedan tener con el punto del presentador.
• Diapositivas Interactivas: Este es un consejo de contenido, y uno para pensar al diseñar un PowerPoint, por ejemplo. Puedes usar diapositivas interactivas con elementos clicables o videos incrustados para aportar algo fresco y dinámico a la presentación.
• Chat y Comentarios: Básicamente, alienta a los asistentes a llevar a cabo Preguntas y Respuestas durante toda la presentación también, usando la función de chat para compartir sus pensamientos y hacer preguntas.

Conclusión

Las presentaciones virtuales exitosas vienen en todas las formas y tamaños, pero una cosa que todas comparten es la necesidad de una planificación cuidadosa, contenido atractivo y entrega efectiva. Intenta recordar esto y nuestras 5 mejores prácticas en todo momento, y estarás en camino hacia el éxito en cada presentación virtual que des. Esto requiere esfuerzo, así que mantente comprometido. Sin embargo, puedes hacer la vida un poco más fácil usando herramientas como Bubbles para facilitar presentaciones asincrónicas y hacer que la grabación de presentaciones en herramientas de videoconferencia sea más fácil que nunca.