Cualquier reunión productiva tendrá elementos de acción bien definidos y viables como subproductos. Los proyectos rara vez tienen éxito sin reuniones productivas a lo largo del proceso, así que haz las cuentas: necesitas saber cómo escribir elementos de acción efectivos para tus reuniones. Por suerte, estás en el lugar correcto para hacerlo. Entremos en detalle.

Las reuniones efectivas son esenciales para el éxito de cualquier proyecto, y uno de los resultados clave de una reunión productiva es un conjunto bien definido de elementos de acción. Los elementos de acción aseguran que las tareas se asignen claramente, se rastreen y se completen, promoviendo el progreso y la responsabilidad. En este artículo, cubriremos todo lo que necesitas saber sobre cómo escribir elementos de acción para reuniones, incluyendo qué son, cómo organizarlos y cómo supervisarlos y hacer seguimiento.

¿Qué son los Elementos de Acción?

Entonces, ¿cuáles son exactamente tus elementos de acción? Básicamente, son tareas o actividades específicas que se asignan y deben completarse como resultado de una reunión. Típicamente, los elementos de acción son asignados a individuos o equipos por otros miembros del equipo, pero también pueden ser asignados por ti mismo al reflexionar sobre tu carga de trabajo y lo que se ha hecho. Cada elemento de acción debe venir con una fecha límite clara, porque cuando se hace de esta manera, son un engranaje poderoso en tu máquina de trabajo en equipo que convertirá discusiones y decisiones en pasos accionables para el progreso.

Características Clave de los Elementos de Acción Efectivos:

• Específico: Define claramente lo que se necesita hacer sin demasiados detalles añadidos.
• Asignable: ¿Quién es responsable de esta tarea? Hazlo claro.
• Medible: Debe haber un final establecido para la tarea, así que asegúrate de que los criterios para la finalización son conocidos.
• Con límite de tiempo: Una vez más, establece una fecha límite para cuando la tarea necesita estar terminada.

Cómo Organizar los Elementos de Acción

Sin organizar los elementos de acción de manera efectiva, podrías tener dificultades para asegurarte de que se completen a tiempo y contribuyan a los objetivos generales del proyecto. Si esto es algo que encuentras complicado, aquí hay algunas estrategias para organizar bien tus elementos de acción:

Siempre Usa un Formato Claro

Usar un formato consistente al escribir tus elementos de acción ayuda a asegurar la claridad dentro del equipo y la responsabilidad, especialmente si repites tus elementos de acción de la misma manera. Cada uno de tus elementos de acción debe incluir una descripción, un asignatario, una fecha límite y un nivel de prioridad para que las personas conozcan la urgencia. A veces, tus fechas límite no serán rígidas, y en estos casos, no especifiques una fecha en tu elemento.

Prioriza las Tareas

Entonces, ¿por qué es importante especificar la urgencia? Bueno, no todos los elementos de acción son de igual importancia, por lo que asignar un nivel de prioridad a cada tarea ayuda a los miembros del equipo a enfocarse en las actividades más críticas primero. Las tareas de alta prioridad deben abordarse lo antes posible, mientras que las de prioridad media y baja pueden programarse en consecuencia o aplazarse más abajo en la carga de trabajo. Como un consejo rápido aquí, deberías estar usando tecnología específica o software de gestión de proyectos para organizar los elementos de acción. Una herramienta como Bubbles puede ser excelente para llevar un registro de los elementos de acción y mantener la comunicación con los miembros del equipo a medida que tachas cada elemento de acción.

Cómo Supervisar y Hacer Seguimiento de los Elementos de Acción

Organizar tus elementos de acción es una cosa, pero supervisarlos y hacer seguimiento es aún más crítico. Cada miembro del equipo necesita poder asegurarse de que las tareas se completen a tiempo y que cualquier problema se resuelva rápidamente para su propio flujo de trabajo y para el progreso y éxito general del equipo. Estos consejos deberían ponerse en buen uso cuando se trata de hacer seguimiento de tus elementos de acción:

Revisiones Regulares

Programa revisiones regulares con tu equipo para revisar el estado de los elementos de acción y el progreso general. Esto se puede hacer durante reuniones generales de equipo/reuniones de operaciones, pero para una segregación más efectiva de tareas, considera celebrar reuniones diarias de pie donde discutas específicamente lo que se ha hecho y lo que se hará a continuación. Al comprometerte con actualizaciones regulares, mantendrás a todos responsables y asegurarás que se esté haciendo progreso.

Usa la Tecnología a Tu Favor

Posiblemente el consejo más impactante para tus elementos de acción es el uso correcto de la tecnología. Al aprovechar la tecnología, no solo puedes mejorar tu capacidad para supervisar y hacer seguimiento de los elementos de acción, sino que incluso puedes mejorar enormemente los propios elementos de acción. Una herramienta que recomendamos es Bubbles Notetaker, que puede ser particularmente útil para reuniones virtuales. Bubbles se une automáticamente a las reuniones, transcribe las conversaciones, graba las sesiones y te envía un correo electrónico de seguimiento adaptado después de la reunión con elementos de acción específicos que son relevantes para ti. También podrás ver los elementos de acción de los compañeros de equipo en este correo electrónico, para mayor tranquilidad. Al probar Bubbles, encontramos que esto asegura que no se pierda ningún punto clave y que todos los miembros del equipo tengan el entendimiento más claro posible de sus responsabilidades. Mira cómo se ve el correo electrónico de recapitulación de la reunión que Bubbles te envía abajo.

Una ventaja adicional es la función de grabación de pantalla de Bubbles, que te permite grabar y compartir explicaciones detalladas de tareas complejas, así como comentarios generales para empleados o miembros del equipo. Esta función facilita la revisión y comprensión de las asignaciones, mejorando la claridad y continuidad a lo largo de tus ciclos de vida del proyecto.

Crea un Sistema de Seguimiento de Tareas

Si aún necesitas claridad adicional para tus elementos de acción, crea un sistema específico para seguir su progreso. Esto puede ser tan simple como una hoja de cálculo, pero la clave es simplemente tener un lugar centralizado donde todas las tareas estén documentadas.

Establece Recordatorios y Seguimientos

Parte y pieza del seguimiento es establecer recordatorios y realizar seguimientos donde sea necesario para asegurar que los elementos de acción se completen a tiempo. El software de gestión de proyectos a menudo incluye funciones para establecer recordatorios y enviar correos electrónicos de seguimiento automático a los asignatarios, pero Bubbles también hará esto por ti al recordarte que tu miembro del equipo necesita tu aporte/respuesta a un elemento o lista de tareas para cierto tiempo. Independientemente de cómo elijas hacerlo, seguimientos regulares son clave para mantener las tareas en camino.

Revisar y Ajustar

Como dije, no todos los plazos tienen que ser rígidos, por lo que revisa el progreso de los elementos de acción y ajusta los plazos o las prioridades según sea necesario.

Consejos Adicionales para Escribir Elementos de Acción Efectivos

Hemos cubierto todo cuando se trata de organizar, hacer seguimiento y monitorear, pero quiero darte información adicional para realmente escribir tus elementos de acción (¡si, por alguna razón, decides hacerlo manualmente!)

Comienza con un Verbo

Ve directo al grano y comienza cada elemento de acción con un verbo para que quede claro qué acción se necesita tomar. Un par de ejemplos serían, "Desarrollar un plan de proyecto," o "Revisar el diseño del sitio web".

Sé Claro y Conciso

Evita la confusión manteniendo las cosas cortas pero claras. Evita el lenguaje vago para que la tarea sea fácilmente comprensible para el equipo y el asignatario.

Divide las Tareas Grandes

Un plan de acción completo para un proyecto puede ser demasiado grande o complejo para un solo elemento de acción. En estos casos, divídelo en subtareas más pequeñas y manejables. Esto hace que sea más fácil seguir el progreso y también permite a las personas completar cada parte con toda su atención. Un ejemplo para ti: en lugar de "Lanzar la campaña de marketing para nuestro nuevo lanzamiento," divídelo en "Desarrollar materiales de marketing," "Programar publicaciones en redes sociales," y "Hacer seguimiento al progreso del material promocional."

Asigna un Único Responsable

Incluso cuando varios miembros del equipo participan en la finalización de la tarea en general, intenta asignar cada elemento de acción a un único responsable para que haya responsabilidad última. Si te adhieres a este método, tu gerente de proyecto sabrá exactamente de dónde proviene el retraso y podrá ayudar al personal adecuado con comentarios apropiados o una evaluación de rendimiento.

Echar una Mano Ayudadora

No tengas miedo de ayudar al asignatario proporcionando cualquier detalle o conocimiento necesario que tengas para ayudarlo a completar su tarea efectivamente. Recuerda, un equipo exitoso siempre colaborará cuando sea posible.

Conclusión

Tus elementos de acción van a ser enormemente influyentes cuando se trata del éxito de los proyectos y la productividad general del equipo. Afortunadamente, ahora eres un experto, así que tengo gran confianza en que tus flujos de trabajo y proyectos irán de fortaleza en fortaleza después de esto. Sin embargo, si te comprometes completamente a mejorar los elementos de acción y las notas de reuniones, utilizando Bubbles Notetaker, mi "gran" confianza, se convertirá rápidamente en plena confianza. ¡Buena suerte!