Una asamblea general anual (AGM) es un evento insustituible en el calendario corporativo, actuando como un informe anual de todos los aspectos relacionados con tu empresa o grupo. Un AGM bien gestionado ofrece a los accionistas y miembros de una organización la oportunidad de discutir el progreso de la empresa, revisar los estados financieros y tomar decisiones sobre su futuro.

Sin embargo, es cada vez más raro que todos los miembros requeridos de un AGM puedan estar en el mismo lugar al mismo tiempo. La adopción de un mundo laboral más conectado virtualmente significa que los AGM no son los mismos que antes. En esta guía, exploraremos todo sobre el AGM, incluyendo cómo puedes realizar la reunión virtualmente, y cómo redactar las actas de reunión de manera eficiente.

¿Qué es una Asamblea General Anual?

Una asamblea general anual (AGM) es una reunión obligatoria anual de los accionistas de una empresa, donde se reúnen con la junta directiva para revisar el desempeño financiero y general de la empresa en el último año. Además de eso, siempre habrá espacio para discutir cualquier asunto que requiera la aprobación de los accionistas en un AGM.

También es una oportunidad para que los accionistas responsabilicen a la junta por sus acciones y hagan preguntas sobre la dirección de la empresa. Sin embargo, también quiero señalar que los AGM no están reservados para empresas públicas. Cualquier organización o grupo de individuos que trabaje hacia un objetivo común podría querer celebrar una reunión donde todos deben asistir, y esa será su versión de un AGM.

Elementos Clave de un AGM:

• Revisión Financiera: Discusión y revisión de cualquier estado financiero relevante, incluyendo ganancias, pérdidas y salud financiera general.
• Responsabilidad de la Junta: Los accionistas tienen la oportunidad de hacer preguntas y votar sobre cuestiones clave. Este es el momento para hacerlo, ya que tienes a todos juntos al mismo tiempo.
• Elecciones: El AGM típicamente incluye la elección o reelección de miembros de la junta y el nombramiento de auditores. Sin embargo, eso es probablemente más común en un AGM de una empresa más grande o pública.
• Resoluciones: Nuevamente, un AGM a menudo se lleva a cabo para resolver problemas, por lo que es probable que los accionistas voten sobre asuntos tales como la aprobación de dividendos o cambios en la constitución de la empresa.

¿Cuáles son los Objetivos de una Asamblea General Anual?

Entonces, ¿por qué exactamente las personas celebran estas reuniones? Los AGM tienen varios objetivos clave que difieren de cualquier reunión de junta ordinaria, y en general, son enormes en términos de contribución a la transparencia y el funcionamiento fluido de una empresa. Estos incluyen:

1. Proporcionar Responsabilidad: La junta directiva es responsable ante los accionistas por el rendimiento de la empresa y las decisiones financieras. Sin convocatorias, podría haber una falta de responsabilidad que se refleje en el rendimiento.
2. Revisión de Finanzas: Los accionistas reciben una revisión detallada del rendimiento financiero de la empresa, incluidos balances, estados de resultados y flujo de efectivo.
3. Participación de los Accionistas: Los AGM proporcionan una plataforma para que los accionistas se involucren con el liderazgo de la empresa, hagan preguntas y expresen preocupaciones. Sin esta oportunidad en una reunión anual, puede ser fácil que las voces de los accionistas se pierdan y que las conexiones se debiliten.
4. Tomar Decisiones: Los accionistas votan sobre cuestiones importantes como el nombramiento de auditores, elecciones de directores, declaración de dividendos y aprobación de estados financieros. Básicamente, decisiones clave que requieren la presencia de los invitados al AGM.

Cómo Redactar las Actas de una AGM

Las actas de la reunión son un registro oficial de lo ocurrido durante el AGM. Redactar actas detalladas y precisas es crucial, especialmente debido a lo infrecuentes que son los AGM. Las actas de la reunión sirven como registros legales de las decisiones tomadas y deben ser tratadas con importancia.

Para simplificar este proceso en tu AGM, puedes utilizar herramientas de toma de notas impulsadas por inteligencia artificial como Bubbles. Bubbles es una herramienta súper eficiente que registra automáticamente, transcribe y elabora las actas de tu reunión.

Para comenzar este proceso automático, solo necesitas registrarte y conectar tu calendario. Solo toma unos segundos, y desde ese momento en adelante, todas las reuniones en ese calendario tendrán sus notas gestionadas por Bubbles.

Bubbles también tiene una gran opción para un AGM, que es la extensión de Bubbles para Chrome/Edge. Esta extensión te permite simplemente pegar un enlace de reunión y hacer que Bubbles Notetaker se una a tu reunión e inicie el proceso de elaboración de actas. Mira cómo se ve aquí:

Bubbles también generará elementos de acción y proporcionará un resumen post-reunión, lo cual puede ser particularmente útil para un AGM donde quizás necesites revisar y recapitular la reunión algunas veces durante el año. ¡Y no solo eso, piensa cuánto más fácil se vuelve el trabajo del secretario de la empresa!

Usando Bubbles para las Actas de Reunión

Bubbles Notetaker se unirá automáticamente a tu AGM virtual, ya sea que se realice en Zoom, Google Meet u otra plataforma. También puedes personalizar tu Notetaker y decidir a qué reuniones te gustaría que se uniera automáticamente. Así es como mejora el proceso:

• Grabación y Transcripción: Bubbles graba la reunión y genera una transcripción, asegurando que no se pase por alto ningún detalle.
• Generación Automática de Actas: Después de la reunión, Bubbles crea un documento de actas de la AGM con elementos de acción y resúmenes personalizados para cada asistente. Esto se envía en un correo de seguimiento a cada asistente, junto con un enlace a la grabación completa.
• Distribución por Email: Una vez finalizada la reunión, el documento mencionado en el último punto se envía en un correo de seguimiento a cada asistente, junto con un enlace a la grabación completa.

Usando Bubbles, las empresas pueden asegurarse de que sus AGM sean documentados con precisión y eficiencia, ahorrando tanto tiempo como recursos.