Casi tres cuartos de los profesionales esperan que el trabajo remoto se convierta en la nueva normalidad, mientras que el 61% de los empleados dicen que prefieren trabajar completamente a distancia después de la pandemia.

El trabajo remoto ha llegado para quedarse, con más empresas aprovechando beneficios como el acceso a una mayor reserva de talentos, menores costos generales, diversidad y flujo de trabajo las 24 horas.

Pero la realidad del trabajo remoto probablemente no sea tan fácil como se anuncia. 

Si estás pasando demasiado tiempo en Zoom, agotado por la expectativa de “siempre conectado”, luchando por seguir el hilo de la discusión en múltiples canales, sintiendo que estás pastoreando gatos cuando recolectas comentarios, o buceas en busca de correos electrónicos y documentos… no estás solo.

Si bien el trabajo distribuido ofrece muchos beneficios para las empresas y los empleados, también presenta algunos desafíos. Específicamente cuando se trata de la colaboración remota: proyectos y tareas que requieren aportes y dirección de múltiples partes interesadas. 

Desafíos de la colaboración remota

Para gestionar eficazmente el trabajo remoto, muchas empresas intentan solucionar sus desafíos sumando más herramientas a la mezcla, lo cual a menudo resulta contraproducente. 

Un estudio encontró que el 42% de los empleados remotos están “infelices” en sus trabajos, el doble de la cantidad de trabajadores presenciales.

Lo que hace esto especialmente desafiante es que no es un solo problema con el trabajo remoto lo que crea miembros del equipo infelices. Hay varios desafíos importantes que enfrentan los líderes cuando buscan formas de mejorar la cultura y la colaboración. 

Sobrecarga de comunicación

Si bien muchos trabajadores dicen que disfrutan de la flexibilidad de trabajar remotamente, en la mayoría de las organizaciones requiere un cambio en cómo nos comunicamos: usamos Zoom, Slack, correo electrónico y cien otras aplicaciones para enviar mensajes a los compañeros de trabajo durante el día. 

No es de extrañar que el 80% de los trabajadores de EE. UU. remotos experimenten fatiga de Zoom, causando estrés, aislamiento y depresión. 

El tiempo que la gente pasa en correos electrónicos y aplicaciones de mensajería ha aumentado en un 50% y ocupa el 85% de una semana de trabajo. Estos constantes pings y dings son disruptivos, dificultando concentrarse en el trabajo profundo esencial para fomentar la innovación y aumentar la satisfacción laboral. 

Expectativas de “siempre conectado”

El aumento del trabajo remoto ha creado desafíos con las fronteras y las expectativas. En un estudio, el 67% de los trabajadores remotos dicen que se sienten presionados para estar disponibles todo el tiempo, y el 60% teme que puedan perder sus trabajos si no trabajan horas extra.

Pero con compañeros de trabajo en diferentes zonas horarias enviando mensajes todo el tiempo, muchas personas encuentran que su jornada laboral comienza más temprano y termina más tarde —el 45% de los profesionales que se trasladaron al trabajo remoto dicen que trabajan más horas que antes, mientras que casi el 70% de ellos trabajan los fines de semana. 

Herramientas y procesos dispersos

Cuando las empresas se apresuraron a apoyar el trabajo remoto durante la pandemia, muchas improvisaron un montón de software para mantener las actividades comerciales en marcha. Pero la mayoría simplemente trasladan los mismos procesos presenciales en línea en lugar de optimizarlos para la colaboración remota.

La mayoría de las herramientas de colaboración remota favorecen la urgencia sobre la reflexión. La mensajería instantánea con compañeros de equipo y clientes no solo interrumpe el trabajo, sino que crea activamente oportunidades para malentendidos y confusión, lo que lleva a frustración, errores y demoras.

La presión de tiempo no hablada afecta la salud mental de los trabajadores y la calidad de su producción. En un estudio, los investigadores encontraron que la presión de tiempo persistente lleva al agotamiento, lo cual precede a una pérdida de productividad a largo plazo relacionada con la salud.

Falta de cultura de equipo y confianza

Con menos oportunidades para comunicar el valor de la empresa, es más difícil para los equipos distribuidos unirse sobre una misma visión y objetivo común. Un estudio de Gallup encontró que los trabajadores remotos están más desconectados de la cultura central de la empresa y tienen 7 puntos porcentuales menos de probabilidades de conectarse con la misión de su empleador.

Las comunicaciones basadas en texto pueden perder efectividad ya que a menudo no logran capturar matices como expresiones, tono y lenguaje corporal que necesitas para construir conexiones, haciendo más desafiante mantener a los equipos distribuidos al tanto y construir confianza.

¿Cómo se ve la colaboración remota efectiva?

A pesar de los desafíos que surgen con el trabajo remoto, la realidad es que la mayoría de los equipos no tienen elección. El genio está fuera de la botella y el trabajo remoto es central para muchas de nuestras vidas y carreras.

Más importante aún, hemos visto cómo el trabajo remoto desbloquea muchos beneficios de negocios.

Nuestro objetivo no debería ser retroceder o volver a las viejas formas de trabajar. 

Necesitas soluciones.

Para hacer esto, veamos cómo se ve la colaboración remota efectiva y cómo podemos mejorar la forma en que trabajamos para capturar los aspectos positivos con menos dificultades. 

Proporciona una estructura clara y propiedad

Los equipos distribuidos exitosos siguen una estructura coherente, añadiendo predictibilidad a una jornada laboral más fluida. Un equipo estructurado tiene una clara división del trabajo, rutinas de trabajo y prioridades y procedimientos documentados.

Un estudio encontró que la estructura del equipo puede impactar el rendimiento de los empleados al fomentar el aprendizaje y la creatividad. A menudo sirve como un mecanismo para ayudar a los miembros del equipo a coordinar tareas y organizarse mejor para una mayor productividad.

Cuando pensamos en la colaboración remota, este suele ser un punto de fricción. 

En un entorno de trabajo totalmente remoto, los deberes específicos y la propiedad de los proyectos pueden ser confusos a medida que el trabajo pasa entre los miembros del equipo. ¿Quién tiene la aprobación final en este proyecto? ¿Quién es responsable de corregir el artículo del blog? 

Añadir claridad y estructura permite que las personas trabajen de manera más autónoma y asincrónica:

• Proporciona claridad sobre el papel y las responsabilidades de cada persona
• Crea límites para entregas y flujos de trabajo
• Asigna tareas y elementos de acción específicos directamente a individuos
• Define plazos y órdenes de operaciones, especialmente cuando involucran a múltiples partes interesadas

Además de una estructura organizacional, los líderes y gerentes también pueden crear un marco para las operaciones diarias de sus equipos estableciendo un horario. Cuando los miembros del equipo tienen menos incógnitas de las que preocuparse, pueden dedicar su enfoque y energía a su trabajo.

Crear transparencia

La transparencia asegura que todos sepan lo que está sucediendo y se sientan empoderados para contribuir. Es la base para una comunicación clara, colaboración en equipo y una cultura empresarial fuerte. También construye confianza asegurando la gobernanza, lo que puede ayudar a mejorar el compromiso de los empleados, la satisfacción laboral, la lealtad y la retención en el competitivo mercado laboral. 

La transparencia tiene dos formas clave relevantes para la colaboración remota:

1. Acceso
2. Visibilidad

Acceso significa que los miembros de tu equipo pueden encontrar y usar la información y los recursos que necesitan para realizar su trabajo efectivamente. El objetivo aquí es reducir el vaivén que ocurre cuando la información clave está bloqueada o inaccesible.

• Políticas, flujos de trabajo y procesos documentados
• Archivos e información claramente organizados
• Sistemas centralizados para almacenar y mantener información

La segunda parte, la visibilidad, se basa en sistemas de comunicación pasiva en lugar de comunicación activa. 

Esto es especialmente valioso para:

• Progreso de proyectos y tareas
• Dirección creativa, ideas, o establecimiento de visión
• Comentarios de trabajo y rendimiento

Tu equipo debe tener sistemas en su lugar que permitan a los miembros del equipo captar rápidamente la información esencial y comprender completamente el contexto del trabajo que se ha realizado en un proyecto específico.

Facilitar el trabajo en equipo y la resolución colaborativa de problemas 

Una de las partes más difíciles de replicar en el trabajo en la oficina es el trabajo en equipo activo o la resolución colaborativa de problemas. 

En otras palabras: Lluvia de ideas casual, discusiones rápidas y retroalimentación rápida.

Estas interacciones nos ayudan a hacer nuestro mejor trabajo. 

Un estudio sobre equipos de atención médica encontró un efecto positivo definitivo del trabajo en equipo en el rendimiento, independientemente de la naturaleza de las tareas. Otro estudio sobre estudiantes universitarios encontró que los grupos realizan mejor la resolución de problemas que el mejor individuo. Los investigadores atribuyeron la mejora en el rendimiento a la capacidad de las personas de procesar información de manera efectiva y rechazar respuestas erróneas en un entorno de equipo. 

Pero puede ser desafiante replicarlos en un entorno de trabajo remoto. 

En particular, nuestro impulso por proteger el espacio para el trabajo individual enfocado puede sentirse como una barrera para el trabajo en equipo. Eliminar reuniones y reducir las llamadas cara a cara puede impulsar el rendimiento individual, pero deja poco espacio para la discusión, comentarios y la resolución de problemas.

Comentarios y colaboración es uno de los principales desafíos que Bubbles está resolviendo. 

La mejor manera de permitir este tipo de colaboración remota es crear espacios intencionales para la discusión estructurada, contextual, transparente y asincrónica: 

• Comunicación por video
• Comentarios en contexto y discusión
• Aportes multidireccionales de diversos y variados interesados

Hacer el trabajo asincrónico

Finalmente, el trabajo que se construye sobre contribuciones individuales debe planificarse y estructurarse para que suceda de manera asincrónica. 

Uno de los desafíos al pasar de equipos en persona a distribuidos es que el tamaño, forma y naturaleza del trabajo está diseñado para suceder en un entorno de trabajo que no existe. El trabajo en sí debe reorganizarse para que los miembros del equipo tengan flexibilidad y autonomía para ejecutar sin la necesidad inmediata de recibir aportes instantáneos de otros en el equipo. 

• El trabajo se delega y asigna claramente
• Interesados identificados
• Los flujos de trabajo, programados y procesos tienen pasos claros
• Aprobaciones claramente comunicadas

Pero resolver esto no se trata solo de nuevas herramientas y flujos de trabajo. Se trata de la cultura: ayudar al equipo a ver, experimentar y comprender los beneficios de una colaboración remota efectiva. 

En este caso, experimentar es creer. 

Ejemplos de colaboración remota efectiva para equipos distribuidos

Más reuniones de equipo, mensajes y herramientas no son mejores. ¿Entonces, qué funciona?

Primero, entiende cómo tu papel y responsabilidades contribuyen al éxito de tu equipo distribuido. En lugar de acumular más herramientas y esperar que más sea mejor, da un paso atrás, mapea tus flujos de trabajo, identifica las herramientas esenciales que los miembros del equipo necesitan para hacer su trabajo y simplifica la comunicación para reducir interrupciones. 

Elimina redundancias e ineficiencias consolidando tus herramientas de colaboración y simplificando procesos para evitar que tareas importantes y comunicaciones queden en el olvido. Desde Zoom hasta mensajería instantánea, las herramientas de colaboración son solo eso: herramientas. Nuestro objetivo en Bubbles no es implementar más software, sino crear un espacio para la colaboración, creatividad e innovación, y nos encanta ver a otras empresas siguiendo el ejemplo en sus nichos. Scratchpad es un gran ejemplo. si estás en ventas, sabes que hay un exceso de herramientas tecnológicas que a menudo complican las cosas más, pero Scratchpad previene esto. Se sincroniza automáticamente con Salesforce, mejorando la higiene de tus datos y facilitando la colaboración asincrónica entre gerente y representante, así como la colaboración entre equipos.

Dirección creativa y retroalimentación

Discutir el diseño en la colaboración remota es fácilmente la parte más desafiante y frustrante del trabajo de cualquier diseñador. Podrías pasar 15 minutos describiendo un elemento visual por escrito que tomaría 3 segundos señalar en una pantalla —con contexto.

Puedes usar Bubbles para llevar a cabo todo el proceso de dirección creativa y retroalimentación de diseño sin perder contexto valioso o diálogo. 

• Presenta a tu equipo un brief creativo o dirección de alto nivel, usando pantalla y video para explicar las sutilezas y especificaciones del proyecto
• Recibe actualizaciones periódicas y responde preguntas mientras se desarrolla el diseño
• Solicita retroalimentación de los interesados
• Comparte y presenta los diseños o conceptos en proceso con contexto y una explicación completa
• Itera colaborativamente compartiendo el progreso, proporcionando retroalimentación y haciendo ajustes
• Recoger y revisar notas de diseño

Visión y aceptación ejecutiva

Si eres un fundador o CEO, sabes que debes enfocarte en el panorama general. 

• ¿Cómo puedes asegurarte de que todos están remando en la misma dirección para realizar la visión de tu empresa?
• ¿Cómo fomentas la innovación y la solución creativa de problemas mientras entregas una excelente experiencia para mejorar la lealtad y la retención de los empleados?

Hacer un anuncio o transmitir una actualización puede ser efectivo para algunos contextos. Pero como líder, también necesitas arremangarte y sumergirte en el trabajo que realmente está sucediendo.

Usando Bubbles, puedes crear espacio para discusiones importantes y proporcionar retroalimentación contextual a los innumerables proyectos, tareas e iniciativas que están sucediendo en tu equipo en crecimiento.

Por ejemplo, puedes mantenerte en sintonía con decisiones críticas:

• Mensajes estratégicos clave
• Hoja de ruta del producto
• Contratación, crecimiento, y planificación financiera

Ampliando el enfoque, puedes rápidamente participar en dónde están sucediendo estas discusiones – en la conversación de Bubbles – y ver cómo se desarrolla el diálogo, eligiendo agregar contexto o hacer preguntas solo cuando sea crítico. 

Revisiones y aprobaciones de mercadotecnia

Si eres un especialista en marketing, ya estás manejando más de tu justa cuota de herramientas. Tienes que alinear múltiples equipos para trabajar hacia tus objetivos y facilitar la lluvia de ideas creativas para producir entregables de alta calidad que destaquen en el mercado.

Para gestionar un equipo multidisciplinario, debes definir cómo los miembros del equipo deben comunicarse entre sí, con socios externos y clientes. En lugar de presionar para un tiempo de respuesta rápida para mensajes asincrónicos, revisa tus expectativas e implementa herramientas para fomentar respuestas reflexivas.

Convertir grandes reuniones de marketing en una conversación asincrónica puede involucrar a los interesados para proporcionar retroalimentación detallada y contextual en tu trabajo más crítico:

• Estrategia de campaña
• Escritura y revisión creativa
• Planes, pronósticos y presupuestos
• Descripciones de puestos

Con estas conversaciones ocurriendo en paralelo, tu equipo puede enfocarse en la ejecución e iteración en lugar de perseguir aprobaciones de miembros ocupados del equipo de liderazgo.

Revisiones de código, informes de errores y retrospectivas

Como líder de ingeniería o gerente de producto, entiendes lo precioso que puede ser el trabajo enfocado.

Entre reuniones, revisiones, y planificación, los desarrolladores a menudo sienten que apenas tienen tiempo para escribir una línea de código, y mucho menos asegurarse de que funcione correctamente. 

Bubbles puede ayudarte a crear informes de errores detallados que combinan grabaciones de pantalla con voz para ilustrar un problema. Los miembros del equipo pueden hacer y responder preguntas en contexto con hilos de comentarios con marcas de tiempo para documentar la discusión para que cualquiera pueda intervenir cuando sea necesario para acelerar el ciclo de desarrollo.

Colaborando a través del tiempo, espacio o el espacio-tiempo

Las comunicaciones asincrónicas son críticas para facilitar la colaboración de equipos virtuales a través de varias zonas horarias. Pero las herramientas tradicionales de comunicación asincrónica (por ejemplo, Slack y el correo electrónico), que son principalmente basadas en texto, plantean algunos desafíos. 

Por ejemplo, lleva tiempo redactar un mensaje, y el proceso a menudo reduce la inmediatez que ayuda a construir conexiones. Las comunicaciones basadas en texto también son restrictivas cuando necesitas guiar a otros a través de un documento o proporcionar retroalimentación sobre elementos visuales. 

¿Qué tal si pudiéramos combinar la inmediatez cara a cara y los elementos visuales de la videoconferencia con los beneficios de las comunicaciones asincrónicas, transmitiendo el mensaje sin el cansancio de Zoom?

Bubbles resuelve el dilema asincrónico para equipos distribuidos.

Simplemente graba tu pantalla, video o mensaje de audio y comparte el enlace con tu equipo. Ellos pueden verlo en su horario y tomarse el tiempo para redactar una respuesta reflexiva.

Además, es súper fácil comenzar—descarga nuestra extensión de Google Chrome, y estás listo para arrancar.