¿Así que quieres fomentar la alineación, mejorar la comunicación y aumentar el compromiso en toda tu organización? Bien, porque esto es exactamente lo que una gran reunión general puede hacer por ti.

La razón por la que esta reunión es una herramienta tan vital en tu arsenal es porque estos encuentros reúnen a todos, lo que significa que el liderazgo puede compartir actualizaciones de toda la compañía y comunicarse directamente con los empleados, ¡todo al mismo tiempo!

Conocemos el poder de estas reuniones, así que para ayudarte a organizar una gran reunión general, hemos escrito una guía que cubre todo, desde entender su propósito hasta implementar las mejores prácticas para el máximo impacto.

¡Aquí vamos!

¿Qué es una Reunión General?

Una reunión general es un encuentro de toda la compañía donde el liderazgo se dirige a todo el personal. Sé que eso puede parecer abrumador para algunos de ustedes, pero estas reuniones suelen celebrarse solo trimestral o mensualmente. Proporcionan actualizaciones sobre los objetivos de la compañía, celebran hitos y aseguran que todos estén alineados en la dirección estratégica de la organización, lo cual es esencial. 

Esto es a diferencia de reuniones de ayuntamiento, que pueden involucrar a partes interesadas externas o al público, y a veces fomentan la comunicación abierta o preguntas y respuestas. Las reuniones generales son exclusivamente internas, centradas en empleados, moral del equipo y alineación interna.

Las reuniones generales representan la oportunidad ideal para que el liderazgo se conecte directamente con los empleados y discuta el desempeño de la compañía. Esta reunión es el momento donde el liderazgo se adentra en los detalles, con objetivos de la compañía y actualizaciones operativas posiblemente enfatizadas y enfocadas.

Sin embargo, una gran reunión general también proporcionará una plataforma para la discusión y retroalimentación interactiva. Si realmente quieres promover un sentido de pertenencia y construir una cultura empresarial más fuerte, querrás darles voz a los empleados aquí. ¡Nunca se sabe, podría aprender algo nuevo!

¿Qué Debe Incluir una Reunión General?

Un poco diferente de tu reunión de equipo promedio, una reunión general exitosa incluirá varios elementos fundamentales para asegurar que sea informativa, atractiva e impactante. Necesitamos ser un poco más estrictos con estas reuniones, ya que suelen ser raras.

Aquí tienes algunos elementos clave para incluir:

• Actualizaciones de la Compañía: Comparte cualquier noticia importante de la compañía, cambios estratégicos o métricas de rendimiento. Cualquier cosa que necesite ser destacada para asegurar que los miembros del equipo estén al tanto de los últimos desarrollos de la empresa se debe hablar aquí.
• Objetivos y Alineación de la Compañía: Resalta los objetivos de la compañía para el trimestre, año o proyecto, y alínea estos con los esfuerzos de varios equipos. Haz que las personas se sientan involucradas y muéstrales su área de impacto.
• Hitos y Logros: ¡Celebra también! Una reunión general no debería ser sinónimo de negatividad, así que destaca algunos éxitos recientes y reconoce las contribuciones de individuos y equipos. Crear un sentido de progreso y logro es un gran consejo para liderar esta reunión bien.
• Sesiones de Retroalimentación y Preguntas y Respuestas: Anima a los empleados a hacer preguntas y proporcionar retroalimentación, ya sea en persona o de forma anónima, de modo que se mantenga el flujo de comunicación durante y después de la reunión.
• Actividades Interactivas: Una vez más, hazlo algo divertido y dinámico, si puedes. No estoy diciendo que debas crear una atmósfera de fiesta, pero intenta involucrar a los empleados con elementos interactivos como encuestas, reconocimientos o preguntas rompehielos.
• Reconocer Nuevas Contrataciones: Hacer que todos se sientan bienvenidos es una excelente manera de llevar a cabo esta reunión. Si es necesario, presenta a los nuevos miembros del equipo al grupo y ayúdales a integrarse en la cultura de la empresa.

Consejos para Organizar una Gran Reunión General

Usar una IA para Tomar Notas en Reuniones Virtuales

Con más y más empresas cambiando a una cultura de trabajo híbrida o remota, necesitamos optimizar para esto. Logitech estadísticas dicen que cuando se trabaja en remoto, el 76% de los empleados usa llamadas de video todos los días. Debido al gran tamaño de las reuniones generales, una llamada virtual es la mejor práctica.

Entonces, ¿cuál es la mejor práctica para esa llamada virtual? Para empezar, debes utilizar un tomador de notas de IA. Nuestro favorito personal es Bubbles Notetaker, que se unirá automáticamente a tu reunión una vez que te registres y conectes tu calendario. Una vez que el Tomador de Notas se una, este grabará la discusión completa, la transcribirá, y enviará un correo electrónico de seguimiento que contiene un resumen y elementos de acción personalizados a todos los participantes de la reunión.

Esto asegura que no se pierda nada y que los miembros del equipo sepan exactamente qué necesitan hacer después basado en su participación. Aquí tienes un ejemplo de cómo se verá la grabación de la reunión con Bubbles Notetaker post-reunión:

No solo automatizas el proceso de toma de notas y aumentas tu capacidad para centrarte en la presentación y la discusión, sino que también mejoras la organización utilizando Bubbles, ya que todas las reuniones se almacenan en un solo lugar.

Cuando se trata de una reunión general, grabar la reunión es crucial, ya que querrás revisar esta discusión más adelante. Bubbles es la mejor manera de hacerlo.

Comienza con una Agenda Clara

Una reunión bien organizada comienza con una agenda clara y concisa. La agenda mantiene la reunión fluyendo sin problemas y se asegura de que todos los temas necesarios se cubran sin sobrepasar el tiempo. Después de nuestros consejos, hemos proporcionado una agenda que puedes usar para tu próxima reunión general. Alternativamente, revisa nuestro artículo 7 tipos de agendas de reuniones, y elige entre ellos.

Consejo rápido: comparte la agenda con antelación para que los miembros del equipo puedan estar preparados. Incluye temas como objetivos de la compañía y hitos recientes.

Aumenta el Compromiso a Través de Elementos Interactivos

Para que organices una reunión general exitosa, necesitarás un alto compromiso a lo largo de la reunión. Incorpora elementos interactivos (ver más arriba) e intenta mantener al público comprometido. Por ejemplo, comenzar con preguntas rompehielos puede establecer un tono relajado y fomentar la participación. Las encuestas son una excelente manera de medir las opiniones de los empleados sobre temas clave y permitir que todos sientan que su voz es escuchada en toda la empresa.

No te detengas demasiado en esto, ya que el contenido de la reunión debería involucrar a los empleados también si has contratado bien.

Celebra el Éxito y los Hitos

En el consejo 2, enfatizamos la importancia de no pasar por alto el éxito reciente. ¿La razón? Reconocer logros es esencial para mantener alta la moral del equipo y alimentar una cultura empresarial de éxito y desarrollo constante.

Así que asegúrate de dedicar tiempo en la reunión para celebrar logros recientes, ya sean objetivos de la empresa, alcanzar un hito o algo no planeado que haya dado grandes resultados. Esto puede ser un esfuerzo individual o de equipo, pero el reconocimiento público hace mucho para aumentar la motivación y mostrar a todos los empleados que si trabajan duro y consiguen resultados, serán notados y apreciados.

Fomenta la Comunicación Abierta y la Retroalimentación

Crea un espacio donde los miembros del equipo se sientan cómodos haciendo preguntas y ofreciendo retroalimentación. Esta es tu cultura de retroalimentación, y aunque esto proviene de un trabajo preliminar fuera de la reunión general, debes prestarle atención aquí también.

¿Cómo puedes hacer esto, te preguntarás?

Dedica tiempo al final de la reunión por si algún empleado tiene preguntas o opiniones que quiera compartir. Permitir que los empleados hagan preguntas directamente construye una cultura de transparencia y asegura que todos salgan de la reunión con claridad sobre los temas discutidos.

Si no quieres preguntas dentro de tu reunión general, también puedes usar encuestas anónimas para fomentar una opinión honesta en una fecha posterior.

Haz la Reunión Personal e Inclusiva

Las reuniones generales son un momento para que el equipo de liderazgo se conecte con los empleados a un nivel más personal. Particularmente dentro de organizaciones más grandes, esto puede ser difícil de lograr, así que asegúrate de aprovechar esta gran oportunidad para destacar los éxitos de la cultura de la empresa, mostrar agradecimiento a los miembros del equipo y reconocer las contribuciones de diferentes departamentos.

Una buena empresa funciona como una comunidad, y mantener tu reunión general inclusiva alimentará esto.

Adapta la Reunión a una Fuerza Laboral Virtual o Híbrida

Otro consejo en el lado tecnológico es asegurarse de que tus reuniones generales atiendan tanto a empleados en la oficina como a distancia, y permitan la asistencia desde ambos entornos.

Usa herramientas de reuniones virtuales como Zoom, Google Meet, o Microsoft Teams, junto con tus Bubbles Notetakers, que se integran con todos los softwares populares de reuniones virtuales. Permite que todos asistan, hagan preguntas y se conviertan en parte del tejido de la compañía.