No eres un extraño en las reuniones de operaciones. O aquellas que, desafortunadamente, rápidamente se convierten en una sesión de todo en uno donde todos intervienen para hablar de todo menos de operaciones.

Las conversaciones se descarrilan. Se pierde el enfoque. La productividad se va por el desagüe. No se toman decisiones significativas. 😩

Pero las reuniones de operaciones no tienen que ser un ejercicio de arrear gatos, hay un método para la locura. Te mostraremos 8 pasos críticos para una gestión efectiva de reuniones para mantener cada reunión de operaciones en curso.

Pongámonos en la misma página... ¿qué es exactamente una reunión de operaciones?

No puedes decidir qué dirección tomar si no conoces tu destino. Antes de profundizar en los detalles, definamos cómo debería ser una reunión de operaciones efectiva.

Una reunión de operaciones es una reunión semanal para ejecutivos, gestión, y otros líderes de equipo para discutir las operaciones y procedimientos de la empresa.

El equipo de liderazgo revisa el flujo de trabajo, los objetivos, logros y desafíos de la organización para alinear sus acciones y asegurar que todos estén remando en la misma dirección.

Una reunión de operaciones efectiva sigue una estructura bien definida. Revisa datos críticos de negocio para ayudar a los interesados a entender el estado actual de las cosas, llegar a un entendimiento mutuo de los problemas clave y alinear sus acciones con la dirección general de la organización.

Estas reuniones típicamente duran entre 10 a 40 minutos e involucran a las mismas personas. Deberían ayudar a los participantes a obtener una vista panorámica del estado de la empresa y tomar decisiones de gestión precisas.

Cómo Llevar a cabo una Reunión Efectiva de Operaciones

Tus reuniones semanales de operaciones deben cubrir cada tema al nivel correcto de detalle y asegurar que cada parte interesada se vaya con las ideas que necesitan para actuar. Aquí te explicamos cómo aprovecharlas al máximo:

Sigue una estructura consistente de reuniones

Tus reuniones deben seguir un formato estándar y predecible. Organiza los temas en tu agenda de reuniones en una secuencia lógica en orden descendente de importancia y ascendente de complejidad. Coloca las discusiones polémicas hacia el final para poder trabajar en la mayor cantidad de puntos del orden del día antes de llegar a un posible punto muerto.

Revisa actividades en cada área funcional

Haz que el líder de cada área funcional (por ejemplo, ingeniería, marketing, gestión de proyectos) presente una actualización sobre los puntos abiertos de la reunión anterior, métricas clave de sus departamentos, actividades antes de la próxima reunión y cómo la empresa puede apoyar sus iniciativas.

Los informes deben proporcionar al equipo de liderazgo ideas sobre cada aspecto de las operaciones de la empresa para alinear sus decisiones. Debes prestar mucha atención a esto, y en general es muy importante estar siempre preparado y hacer tanto trabajo previo a tu reunión para concentrar la mayoría de tu tiempo en estrategia. Para los equipos de ventas, esta es la razón por la cual una herramienta como Scratchpad es tan esencial porque permite a los gerentes, representantes y operaciones de ventas tener una mejor visibilidad de sus acuerdos y conversaciones a lo largo de la semana en lugar de consultas de última hora.

Envía una invitación recurrente para la reunión

Pon la reunión de operaciones como un evento recurrente en el calendario de todos y establece un recordatorio. Esto puede parecer obvio, pero no pongas los ojos en blanco aún: la gente está ocupada, y si una reunión no está en su calendario, la olvidarán. También puedes actualizar la invitación del calendario con la agenda de cada semana para alinear expectativas sin enviar un correo electrónico separado.

Empieza la reunión en una nota positiva

Si bien debemos tener conversaciones honestas sobre las debilidades y desafíos de la organización durante las reuniones de operaciones, compartir los éxitos recientes y celebrar el éxito al comienzo puede ayudar a mejorar la moral, fomentar el compañerismo y mantener un tono constructivo. Cuando las personas se enfocan en lo que está funcionando bien, están más motivadas para mantener el impulso.

Mantén la conversación en curso

Un comentario lateral rápido puede estar bien, pero asegúrate de que las personas no se desvíen con comentarios no relacionados que no sirven al propósito de la reunión. Adhiérete a la agenda y enfoca las conversaciones en los plazos de los proyectos, próximos pasos, previsión presupuestaria, discusiones de gastos y asignación de recursos internos.

Evita discutir relaciones con clientes, brainstorming de creativos de proyectos, o planificación de revisiones de procesos. Programa reuniones separadas o continúa estas conversaciones de manera asincrónica (más sobre eso más adelante.)

Consulta con los líderes de proyecto

Haz que los líderes de proyecto compartan actualizaciones de estado sobre su progreso y fomente discusiones abiertas sobre preocupaciones y obstáculos. Aliéntalos a usar herramientas de visualización para presentar datos y analíticas: la audiencia debería captar los conocimientos de un vistazo sin explicaciones extensas. Discute las implicaciones y utiliza los aprendizajes para mejorar la planificación futura.

Haz pequeñas tareas en el momento

Algunos próximos pasos o elementos de seguimiento se pueden hacer en el momento para acortar tu lista de nuevas tareas por hacer y aumentar tu productividad. Por ejemplo, en lugar de pasar 15 segundos escribiéndolo en tu lista de tareas pendientes, usa esos 15 segundos para enviar un correo electrónico breve o una invitación a una reunión. 

Respeta el tiempo de todos

Comenzar y terminar las reuniones de equipo a tiempo muestra que valoras el tiempo y la atención de todos. Sigue la agenda para mantener tus reuniones de operaciones exhaustivas, cortas y al grano. Programa una reunión de seguimiento para cualquier tema que requiera una discusión más en profundidad — y envía la invitación a la reunión en el momento (¡ve el punto #7!)

Usa herramientas de colaboración asincrónica para continuar la conversación

Las operaciones son de largo alcance, con muchas personas involucradas en varias etapas. Si bien quieres abordar todas las entradas, ideas, sugerencias y preguntas, a menudo es imposible hacerlo sistemáticamente en una reunión sincrónica.

Además, ¿cómo aseguras que todos tengan claridad sobre las decisiones y próximos pasos acordados durante una reunión de operaciones? Como nuestro fundador y CEO, Tom Medema comparte su experiencia:

“Los desajustes entre decisiones y próximos pasos pueden causar descomposturas. En los primeros días de construir bubbles, descubrí que lo que pensaba que se había acordado al final de una reunión era radicalmente diferente de lo que otros pensaban que hicimos. La peor parte fue que solo descubrimos el malentendido una semana después porque no teníamos la cultura de hablar claro y aclarar preocupaciones. Hoy día, dedico más tiempo a registrar decisiones y crear un ambiente donde la gente pueda hablar.”‍

Si solo el pensamiento de tener más reuniones de seguimiento (que pueden generar aún más reuniones de seguimiento 🤯) te hace estremecer, lo entendemos.

La buena noticia es que hay una mejor manera.

Puedes continuar estas discusiones con un proceso de comunicación asincrónica de múltiples vías que no solo permite a los interesados digerir el contenido antes de compartir sus mejores ideas. Sino que también registra las discusiones y decisiones para asegurar que todos estén en la misma página respecto a los próximos pasos.

Aquí te explicamos cómo:

Graba un video de los elementos de seguimiento con bubbles y compártelo con los interesados. Ellos pueden revisar la información en su propio tiempo y compartir respuestas reflexivas y específicas con las funciones de marca de tiempo y anotación.

Puedes mantener los comentarios, elementos de acción y decisiones todos en un solo hilo para referencia futura. Los usuarios incluso pueden etiquetar a otros miembros del equipo para obtener información adicional cuando sea necesario sin tener que establecer (aún) otra reunión — dejando un proyecto en el limbo mientras esperas a que todos se pongan disponibles.

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Pero los ejecutivos están ocupados. ¿Quién tiene tiempo para instalar y aprender otro software?

Por eso hacemos que bubbles sea súper intuitivo para usar: cualquiera puede ver y comentar tu video sin instalar nada. Para hacer tu primer bubble, simplemente instala nuestra extensión gratuita de Chrome, y estarás listo para hacer cualquier reunión y proceso de colaboración más productivo.

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