¿Por qué son importantes las habilidades de comunicación profesional?

Entonces, ¿por qué deberías poner todo este esfuerzo en lograr una comunicación más efectiva en el lugar de trabajo? Bueno, para empezar, las habilidades de comunicación son esenciales para tener éxito en cualquier trabajo, pero más específicamente, la capacidad de transmitir información de manera clara y efectiva a tus colegas cada vez que conversas es lo que realmente puede comenzar a diferenciarte de un grupo de empleados menos hábiles o dedicados.

Ya sea que llegues a ese punto a través de la comunicación verbal, la comunicación escrita o señales no verbales como el lenguaje corporal y las expresiones faciales, es algo en lo que todos necesitamos enfocarnos para construir confianza, cambiar la dinámica de los equipos en los que trabajamos y, en general, mejorar nuestra moral y productividad.

Definición de Comunicación Profesional

No se necesita ser un científico espacial para entender qué es la comunicación profesional en su esencia, pero a menudo, descuidamos ciertas formas de comunicación que se entrelazan bajo el paraguas de la comunicación profesional. Simplemente, involucra el intercambio de ideas, información y mensajes en un entorno profesional (la mayoría de las veces, el lugar de trabajo). Sin embargo, incluye el uso de varios canales y métodos de comunicación para asegurarse de que la información se transmita de manera precisa y efectiva. Algunos de estos tipos de comunicación son menos obvios que otros, así que repasémoslos brevemente:

• Comunicación Verbal: Nuestra esencia - hablar de manera clara y efectiva en tus reuniones, presentaciones y conversaciones, sin importar si es una reunión de ventas o una actualización general.
• Comunicación No Verbal: La forma en que te presentas en términos de lenguaje corporal, expresiones faciales y contacto visual.
• Comunicación Escrita: Estar desconectado verbalmente no te da una excusa para no conectarte a través de tus palabras. Redactar correos electrónicos, informes y documentos con claridad y cuidado nunca debe subestimarse en importancia.
• Habilidades de Escucha: La gente olvida que las habilidades de comunicación son de doble vía. Escuchar activamente a otros para entender sus perspectivas antes de responder adecuadamente es igual de importante para una buena comunicación.

Secretos Ocultos para Mejorar la Comunicación Profesional

Dominando el Arte de la Escucha Activa

Entonces, la habilidad que acabo de mencionar puede ser olvidada. Esto parece un buen lugar para comenzar, ya que una de las habilidades más subestimadas pero poderosas en la comunicación profesional es escuchar activamente. Para escuchar activamente, debes estar completamente concentrado en lo que el orador está diciendo para que puedas lograr una comprensión completa de su mensaje. Entonces, combina esto con tus otras habilidades comunicativas para responder de manera reflexiva y recordar la conversación en su totalidad. Esta habilidad va más allá de solo literalmente escuchar palabras; se trata más de la forma en que te involucras con el hablante y muestras interés genuino en el mensaje que tiene para ofrecer.

Beneficios de Escuchar Activamente:

• Construye Confianza: Muestras respeto y aprecio por el hablante cuando te dedicas a su mensaje. A su vez, confiarán en que eres una buena persona con quien compartir mensajes.
• Reduce Malentendidos: En un mundo donde todos hacemos 8 cosas diferentes a la vez, escuchar activamente realmente ayuda a aclarar cualquier ambigüedad y asegura que recibas con precisión el mensaje pretendido. No es realista pensar que siempre puedes escuchar activamente, pero cuando algo parece especialmente importante, presta más atención.

Cómo Practicar Escuchar Activamente:

• Mantén el Contacto Visual: Muestra concentración y compromiso.
• Evita Interrumpir: Respeta su aporte y su mensaje en su totalidad.
• Haz Preguntas: Aclara puntos y muestra interés cuando sea necesario para ti.
• Proporciona Retroalimentación: No tengas miedo de resumir y mejorar la comprensión, o mencionar áreas con las que no estés de acuerdo (respetuosamente).

Aprovechar la Tecnología para una Comunicación Mejorada

El uso de la tecnología podría no parecer una 'gema oculta', pero eso se debe a que es demasiado amplio. Aprovechar la tecnología muy específica puede mejorar significativamente la comunicación en el lugar de trabajo, pero la adopción de estas plataformas o herramientas debe ser considerada cuidadosamente y depende de lo que buscas lograr cuando se trata de tu comunicación en el lugar de trabajo. Por ejemplo, si eres alguien que tiene innumerables reuniones virtuales llenas en tu calendario, podrías querer usar una herramienta como el Bubbles Notetaker, que puede transformar la forma en que se manejan las reuniones y las comunicaciones posreunión. Si eres esta persona, aquí te mostramos cómo esta herramienta podría ayudarte:

Cómo Puede Ayudar Bubbles Notetaker:

• Transcripciones Automáticas: Bubbles Notetaker puede unirse automáticamente a tus reuniones, transcribir conversaciones y grabar sesiones. Esto asegura que no se pierdan puntos clave y proporciona un registro preciso de la reunión para resúmenes de reuniones.
• Seguimientos por Correo Electrónico: Después de la reunión, Bubbles envía un correo electrónico de seguimiento personalizado, incluyendo un resumen, elementos clave de acción y decisiones, y mucho más. Esto ahorra tiempo a todos, pero también asegura que no pierdas al tener notas detalladas de la reunión y estar en la misma página.
• Mejor Comunicación Después: Tu reunión tendrá su propia área de grabación con Bubbles, donde puedes publicar mensajes (ya sean de video o texto) para mostrar el progreso con los siguientes pasos.

Utilizar la Comunicación No Verbal Efectivamente

La investigación de Albert Mehrabian ha demostrado que hasta el 55% de la comunicación es no verbal. Esto inicialmente me sorprendió, pero cuando lo piensas, comienzas a darte cuenta de cuán cierto es esto. La importancia de dominar esto, por lo tanto, comienza a destacarse en nuestro camino hacia una comunicación efectiva en el lugar de trabajo.

Esta gema oculta es una herramienta tan poderosa cuando se trata de reforzar naturalmente o incluso socavar los mensajes verbales. La forma en que te preparas en términos de lenguaje corporal, expresiones faciales, gestos y contacto visual puede cambiar completamente la forma en que tu mensaje es recibido y entendido. Por lo tanto, queremos que estés consciente de tus señales no verbales para que puedas utilizarlas efectivamente en cada interacción profesional. Podrías preguntar por qué esto es tan importante, pero un estudio publicado en el Journal of Applied Psychology encontró que el lenguaje corporal positivo puede mejorar significativamente las percepciones de la credibilidad y competencia de un orador, así que aquí tienes algunos consejos:

Consejos y Trucos para una Comunicación No Verbal Efectiva:

• Mantén un Lenguaje Corporal Positivo: Como muestra el estudio, la capacidad de proyectarte positivamente puede ser transformadora. Párate o siéntate derecho, usa gestos abiertos y evita cruzar los brazos.
• Usa Expresiones Faciales: Sonríe para transmitir amabilidad, asiente para mostrar comprensión, mantén el contacto visual para mostrar compromiso.
• Alinea tus Señales Verbales y No Verbales: Debes adaptar tu lenguaje corporal y expresiones faciales a tus palabras o mensaje para evitar enviar mensajes contradictorios. Por ejemplo, no sonrías y rías cuando hables sobre un conflicto en el lugar de trabajo.

Adaptando tu Estilo de Comunicación

No existe un enfoque 'talla única' para convertirse en un mejor comunicador. De hecho, el mejor enfoque es darse cuenta de que diferentes situaciones y audiencias requieren diferentes estilos de comunicación. Ser capaz de cambiar tu estilo de comunicación para adaptarte al contexto y las personas con las que estás interactuando es una habilidad clave para comunicadores efectivos.

Por ejemplo, reuniones internas de equipo son un entorno más relajado, y podrían ser un lugar para expresar pensamientos y comunicarse con un tono de voz más abierto. En comparación, una reunión con el cliente de alta presión podría requerir una escucha más activa y una estrategia de comunicación más reservada. A continuación, hemos detallado algunos de los estilos de comunicación más importantes y comunes. Intenta pensar en qué tipo de discusión estás participando cada vez que te sientes a conversar, y personaliza tu enfoque de manera apropiada. También hemos proporcionado algunos consejos para esta adaptación.

Tipos de Estilos de Comunicación:

• Asertivo: El modo de comunicación más directo, que expresa claramente tus necesidades y opiniones mientras se mantiene respetuoso.
• Pasivo: Evitar la confrontación y no expresar tus necesidades u opiniones. Es importante notar que esto no es algo malo en muchas situaciones.
• Agresivo: Comunicación dominante que ignora las necesidades y opiniones de los demás. Esto, sin embargo, puede ser una mala forma de comunicarse en muchos escenarios. Intenta ser asertivo en lugar de agresivo como regla general.
• Pasivo-Agresivo: Comunicación indirecta que expresa cualquier sentimiento negativo que puedas tener de manera sutil.

Cómo Adaptar tu Estilo de Comunicación:

• Evalúa la Situación: Esté preparado para evaluar la interacción. Al hacerlo, considera el contexto, el tema de discusión y la dinámica del grupo. Esto puede ser más difícil en reuniones virtuales, pero un buen enfoque aquí es tratar de entender la etiqueta general de reuniones virtuales, antes de comparar cómo se están comportando las personas en esa reunión.
• Entiende a tu Audiencia: Diferentes interacciones y audiencias tienen diferentes expectativas para los resultados. Adapta tu estilo para que coincida con estas preferencias cuando sean evidentes o claras.
• Sé Flexible: Todo esto depende de tu disposición para ajustar tu enfoque basado en la retroalimentación y las reacciones que recibas, ¡así que no seas obstinado!

Por Qué es Importante Adaptar tu Estilo de Comunicación:

• Mejora la Comprensión: Asegurarte de que tu estilo de comunicación sea el adecuado para esa interacción específica puede ayudar a otros a entender tu mensaje más claramente. Hace más probable que tu interacción sea efectiva.
• Construye Relaciones Más Fuertes: Mostrando respeto hacia otros a través de tu disposición a cambiar por ellos en un sentido profesional.

Estadísticas y Estudios para Respaldar la Importancia de la Adaptación Comunicativa:

• La comunicación efectiva viene con la disposición a comprometerse a optimizar cada comunicación profesional. Por lo tanto, el hecho de que un estudio de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) encontró que el 89% de los empleados creen que la comunicación efectiva es crítica para su éxito en el lugar de trabajo sugiere que debemos prestar mucha atención a esto.
• Además de esto, Gallup ha encontrado que las empresas con prácticas de comunicación efectivas y dedicación a una gran comunicación disfrutan de un 47% más de retorno total a los accionistas. Esto es más aplicable a esas interacciones con clientes o consumidores, pero sigue siendo una mejor práctica.

Proporcionando Retroalimentación Constructiva

Soy un gran defensor de la retroalimentación constructiva en el lugar de trabajo, y creo que es esencial para el crecimiento personal y profesional. No solo ayudas a los individuos a comprender sus fortalezas y áreas de mejora, sino que en general creas una cultura de retroalimentación donde todos están desesperados por seguir iterando y encontrando nuevas áreas donde sobresalen.

Hay muchas formas de dar retroalimentación, pero nuevamente, la tecnología puede ser una gran ayuda aquí. Al usar Bubbles, obtienes acceso (gratis) a una herramienta que te permitirá grabar videos cortos o grabaciones de pantalla rápidamente, donde puedes revisar trabajos o actualizaciones de proyectos y anotar sobre los visuales. Al usar esta función junto con Bubbles Notetaker, puedes organizar tu grabación de la reunión, tu comunicación de seguimiento y tu retroalimentación en un solo lugar. Aquí hay algunos consejos generales que deberías tener en cuenta para tu próximo Bubble. (Aprende cómo grabar un Bubble).

Consejos para Proporcionar Retroalimentación Constructiva:

• Sé Específico: Enfócate en comportamientos o acciones específicas para que sea más fácil identificar.
• Usa el Enfoque "Sándwich": Comienza con retroalimentación positiva, aborda las áreas de mejora y luego termina con una motivación.
• Sé Oportuno: No esperes para dar retroalimentación - mantén el impulso.
• Enfócate en la Mejora: Quieres que tus colegas sigan mejorando para que puedas lograr el éxito como equipo, por lo que debes enmarcar la retroalimentación de manera que resalte oportunidades de crecimiento y desarrollo.

Por Qué la Retroalimentación Constructiva es Importante:

• Promueve el Crecimiento: La retroalimentación constructiva llevada a cabo dentro de revisiones de rendimiento regulares ayuda a los individuos a desarrollar sus habilidades y mejorar su rendimiento en un entorno de confianza.
• Mejora la Comunicación y el Compromiso: La retroalimentación regular mantiene las expectativas y estándares claros como el cristal, y con el tiempo, comenzarás a mejorar la comunicación general a través de esta claridad. Además, un estudio de Zenger Folkman ha demostrado que los empleados que reciben retroalimentación regular con el tiempo tienen 3,6 veces más probabilidades de estar comprometidos en el trabajo. Es el potenciador de rendimiento definitivo.

Conclusión

Poder comunicar bien en un nivel profesional es la habilidad interpersonal definitiva, requiriendo esfuerzo y dedicación para tener éxito en el trabajo. Sin embargo, recordar y dominar estos consejos y trucos te mantendrán en buen estado. El truco más rápido y fácil es asegurarte de que estás optimizando tus procesos profesionalmente y usando tecnología efectiva como Bubbles para ayudarte, así que empieza por ahí. ¡Buena suerte!