El marketing de contenidos es un motor crítico de crecimiento en la era digital. Es probablemente el medio más efectivo para hacer crecer la presencia de tu marca, construir credibilidad o confianza al establecerte como una autoridad, fomentar la participación de la audiencia y aumentar las ventas.

¿No nos crees? Aquí están algunos números para demostrar el valor del marketing de contenidos:

• El marketing de contenidos genera 3 veces más clientes potenciales que el marketing de salida, ve tasas de conversión 6 veces más altas y aumenta el tráfico hasta 7,8 veces — además, cuesta alrededor de un 67% menos que las iniciativas de marketing de salida, según el Content Marketing Institute. 
• Envisage Digital estima que 4,4 millones de nuevos blogs se publican cada día en 2022 (en todas las plataformas). Otras estimaciones sitúan este número en 6 millones y 7,5 millones de publicaciones por día! 

• Las organizaciones que publican blogs regularmente obtienen un 55% más de visitantes web, reciben un 97% más de enlaces entrantes y obtienen un 434% más de páginas indexadas que las empresas que no publican con frecuencia.

Con esto en mente, no debería sorprenderte que la gran mayoría de los mercadólogos hoy utilicen el marketing de contenidos — 91% de los mercadólogos B2B y 86% de los mercadólogos B2C.

La gestión de contenidos es una parte inevitable para lograr consistentemente la publicación de contenido de alta calidad.  Aun así, muchas organizaciones lo están haciendo mal al subestimar la importancia de tener un flujo de trabajo de aprobación de contenido efectivo.‍

Algunos de los principales desafíos relacionados con el contenido reportados por los encuestados en un estudio del Content Marketing Institute de 2021, incluyen:

• Comunicación entre equipos (58%)
• Flujo de trabajo de producción de contenido (45% — arriba del 27% el año anterior)
• Implementación de las tecnologías adecuadas (38%) 
• Asegurarse de que los creadores de contenido en toda la organización sigan las mismas pautas (32%)

‍Y sin embargo, solo el 59% de los encuestados dice que su organización tiene procesos formales de desarrollo de contenido en marcha.‍

Esto significa que la mayoría de estas organizaciones están improvisando sobre la marcha. Lo cual no es... ideal para la productividad, eficiencia o calidad y consistencia del contenido. Sin mencionar los resultados reales.

Para que el marketing de contenidos sea efectivo, necesitas poder medir cómo está funcionando tu contenido en comparación con tu estrategia de marketing, pero es difícil ser estratégico cuando estás siendo reactivo en lugar de proactivo.

Por lo tanto, no sorprende que el 68% de los encuestados en el mismo estudio nombraron la “falta de procesos” como la principal razón por la cual su organización no adopta un enfoque estratégico para la gestión de contenido.

Ya sea que estés produciendo contenido con tu equipo interno de marketing o externalizando a freelancers o agencias, tener flujos de trabajo de aprobación de contenido robustos es crucial para producir consistentemente activos de contenido de alta calidad.

Sigue leyendo para aprender 

• Qué es un flujo de trabajo de aprobación de contenido,
• Por qué es importante tener flujos de trabajo de aprobación de contenido,
• Cómo construir un flujo de trabajo de aprobación de contenido sin tonterías en 5 pasos, y
• Cómo usar burbujas puede agilizar tus procesos de comentarios y aprobación.

¿Qué es un flujo de trabajo de aprobación de contenido?

En pocas palabras, un flujo de trabajo de aprobación de contenido es un proceso documentado y repetible para revisar el contenido y asegurar que cumpla con los estándares de calidad de la organización.

Un flujo de trabajo de aprobación de contenido no solo detalla en qué etapa(s) de producción de contenido se revisa el contenido, sino también qué roles son responsables de cada paso del proceso de producción y revisión del contenido.

Un flujo de trabajo de aprobación de contenido efectivo implica más que simplemente corregir o editar el contenido justo antes de que se publique.

En su lugar, la garantía de calidad del contenido comienza desde el principio del ciclo de producción de contenido, con un calendario de contenido estratégico, listados detallados, procedimientos operativos estándar, roles y responsabilidades claramente definidos, y recursos y pautas robustos que documenten información importante como el mensaje de la marca y las preferencias de estilo.

¿Por qué es importante tener un flujo de trabajo de aprobación de contenido?

Cuando no tienes un flujo de trabajo de aprobación de contenido sólido, es difícil producir consistentemente contenido que esté acorde a la marca y cumpla con tus estándares de calidad.

Sin procesos estandarizados, puede ser difícil llevar un seguimiento de una gran cantidad de proyectos de contenido, lo que significa que el contenido que no ha sido aprobado puede pasar desapercibido y ser publicado prematuramente.

Por otro lado, sin una comunicación adecuada, es fácil quedar atrapado en piezas de contenido a medio terminar o olvidar — o que el contenido enfrente cuellos de botella en la aprobación que causan retrasos.

Cuando las tareas, roles y procedimientos de transferencia de contenido no están claramente definidos, los miembros del equipo de contenido pueden no estar seguros de sus responsabilidades, cuándo es su “turno” en el proceso de desarrollo de contenido o qué hacer (o a quién hablar) si se encuentran ante obstáculos.

Tener un flujo de trabajo de producción de contenido claramente definido y estandarizado te permite:

• Desglosar tu flujo de trabajo de creación de contenido en tareas individuales claramente definidas
• Crear cronogramas y fechas de entrega realistas para cada etapa 
• Definir en qué etapa(s) cada activo de contenido necesita ser aprobado (e.g. primer borrador, después de ediciones, antes de cargar)
• Llevar un seguimiento de quién es responsable de cada etapa del desarrollo de contenido
• Rastrear en qué etapa se encuentra actualmente cada pieza de contenido
• Identificar y abordar obstáculos desde el principio
• Garantizar que cada pieza de contenido sea de alta calidad 
• Mantener la identidad de tu marca consistente 
• Eliminar cuellos de botella y reducir retrasos 
• Mejorar la comunicación y las relaciones de trabajo
• Colaborar con freelancers y agencias con mayor facilidad

TLDR: Los flujos de trabajo de contenido estandarizados o los procedimientos operativos estándar (SOP) hacen que tu motor de producción de contenido funcione como una máquina de contenido bien engrasada.

Cómo construir un flujo de trabajo de aprobación de contenido sin tonterías

Los flujos de trabajo de aprobación de contenido no tienen que ser complicados. A continuación, desglosamos cómo construir un proceso de producción de contenido eficiente y optimizar tu flujo de trabajo de aprobación en cinco simples pasos.

Paso 1: Documenta tu proceso de producción de contenido

El primer paso para construir procedimientos operativos estándar eficientes y repetibles (o SOPs) es definir cómo típicamente luce tu flujo de trabajo. ¿Cuáles son las — a menudo no dichas — reglas que gobiernan tus procesos de creación y aprobación de contenido? ¿Y cuáles son las excepciones a estas “reglas”?

Las excepciones a menudo prueban la regla, por lo que observar proyectos que se desviaron completamente puede ser útil para definir cómo debería verse el flujo de trabajo estándar.

Comienza mapeando cómo luce tu flujo de trabajo de producción de contenido para cada tipo de contenido que produces — e.g. entradas de blog, infografías, presentaciones, páginas de destino de sitios web, campañas en redes sociales, videos, etc.

Para cada tipo de activo de contenido, responde estas preguntas:

• ¿Cuáles son todos los pasos que generalmente están involucrados en la producción de esta pieza de contenido, desde la idea hasta la ejecución? 
• ¿Quién/qué rol es responsable de cada paso? (e.g. estrategas de contenido, SEOs, redactores, diseñadores gráficos, editores, expertos en materia, gestores de contenido, editores de video, gestores de redes sociales, etc.)
• ¿En qué orden deben realizarse estos pasos? 
• ¿Hay ocasiones en que los pasos se repiten (e.g. múltiples rondas de revisiones)?

Dibuja todo en una pizarra o cuaderno hasta que estés seguro de haber cubierto todos los pasos.

A continuación, sé específico sobre tus “procedimientos operativos típicos” Refina tu flujo de trabajo de producción de contenido enfocándote en los detalles específicos que mantienen las cosas en movimiento. 

Por cada paso que has detallado, agrega la siguiente información:

• ¿Cuánto tiempo lleva generalmente completar este paso?
• ¿Qué herramienta(s) se utilizarán para completar este paso?
• ¿Cómo se señala la finalización de un paso al siguiente colaborador en el flujo de trabajo?
• ¿Qué convenciones de gestión de activos digitales se utilizarán? (Control de nomenclatura y versión, ubicación de archivos, control de acceso, etc.)
• ¿Hay recursos como guías de marca, guías de estilo, libros de jugadas, briefs, plantillas u otros activos de contenido que necesiten estar disponibles? ¿Dónde viven ellos? 

Paso 2: Enfócate en los pasos de aprobación de contenido en tus flujos de trabajo

Identifica y marca todos los pasos en el flujo de trabajo de producción de cada activo de contenido donde alguien necesita revisar el contenido, proporcionar comentarios, o dar su aprobación.

Nuevamente, presta atención a las personas, procesos y herramientas involucradas.

Pregúntate:

• ¿Quién es responsable de revisar, aprobar y publicar contenido?
• ¿Qué implica la revisión? ¿Necesitas una rúbrica para guiar al revisor?
• ¿Las etapas de revisión y aprobación son internas y/o externas? 
• ¿Cómo manejarás la comunicación en torno a transferencias, revisiones y aprobaciones?  
• ¿Qué herramienta(s) utilizarás para realizar revisiones y proporcionar comentarios? 

Paso 3: Averigua qué ruedas necesitan aceite

Una vez que has resaltado los pasos de aprobación de contenido en tu flujo de trabajo, busca maneras de hacer que tus aprobaciones de contenido sean más eficientes y tus comentarios más efectivos.

Para encontrar esas ruedas chirriantes que necesitan un poco de aceite, pregúntate las siguientes preguntas:

• ¿Dónde los silos de información y los problemas de comunicación causan problemas de colaboración? 
• ¿Cómo/en qué formato se proporciona actualmente la retroalimentación (reuniones/llamadas/emails/marca en el documento)? ¿Es este el medio más eficiente para proporcionar retroalimentación? 
• ¿Es común tener múltiples rondas de idas y venidas antes de que el contenido sea aprobado? ¿Podrían abordarse problemas recurrentes a través de capacitación o recursos?  
• ¿Dónde están las dependencias que a menudo resultan en cuellos de botella, y cómo podrías mitigar esto?
• ¿Qué sucede cuando se necesita la opinión de múltiples revisores/aprobadores? ¿Hay alguna manera de recopilar retroalimentación de múltiples partes interesadas mientras minimizas la repetición?

Identificar los puntos problemáticos en tus procesos de gestión de contenido y encontrar maneras de hacer que tus flujos de trabajo de aprobación sean más eficientes puede ahorrar mucho tiempo y energía — sin mencionar dinero.  

Paso 4: Haz una lluvia de ideas y prueba soluciones

Una vez que has identificado los puntos problemáticos, los silos y los cuellos de botella en tus procesos de aprobación de contenido, es hora de idear maneras de abordar estos obstáculos con tu equipo de contenido.

Algunos obstáculos podrían superarse usando mejores herramientas, ya sea herramientas de gestión de proyectos con notificaciones automáticas de transferencia, software de gestión de contenido con reglas incorporadas y permisos restringidos por rol o herramientas que te permitan dar comentarios detallados y contextualizados de manera más efectiva.

Otros obstáculos podrían abordarse invirtiendo tiempo en crear mejores briefs, plantillas, guías de estilo, documentación de identidad de marca, libros de jugadas de contenido, protocolos de comunicación y otros recursos para asegurar que todos jueguen bajo las mismas reglas.

A continuación, prueba qué soluciones funcionan y cuáles no se ajustan del todo en tus flujos de trabajo. Sigue iterando y mejorando hasta que encuentres un flujo de trabajo que funcione para tu equipo.

Paso 5: Estandariza y sistematiza tus flujos de trabajo de aprobación

Para este paso, deberías tener una buena idea de qué funciona y qué no. Ahora es momento de usar el conocimiento que has ganado acerca de cómo luce tu flujo de trabajo de contenido ideal y crear pautas para estandarizar tus procesos de creación de contenido de principio a fin.

Para estandarizar tus flujos de trabajo de contenido, necesitas sistematizarlos.

Como mencionamos anteriormente, los flujos de trabajo eficientes para la aprobación de contenido comienzan con procedimientos de creación de contenido efectivos, es decir, resúmenes detallados, procedimientos operativos estándar, roles y responsabilidades claramente definidos, y recursos y guías sólidas que documenten información importante como mensajes de marca y preferencias de estilo.

Usa bubbles para agilizar la retroalimentación y las aprobaciones de contenido

Dar retroalimentación basada en texto puede consumir tiempo y comunicar puntos de retroalimentación complejos puede ser difícil sin terminar escribiendo la mitad del contenido tú mismo.

Además, puede ser bastante desalentador recibir una pared de comentarios de retroalimentación largos y detallados.

Pero, por otro lado, simplemente hacer las ediciones tú mismo significa que el creador de contenido no entiende necesariamente por qué hiciste los cambios que hiciste, lo que significa que no aprenden en el proceso (y probablemente terminarás haciendo los mismos cambios una y otra vez).

Usar una herramienta como bubbles, que te permite crear rápidamente grabaciones de pantalla y dar retroalimentación detallada y contextualizada, es un cambio de juego para hacer que tus flujos de trabajo de aprobación de contenido sean más efectivos y eficientes.

Las grabaciones de pantalla te permiten explicar concisamente el razonamiento detrás de tus ediciones, para que los escritores aprendan en el proceso y no tengas que hacer las mismas ediciones una y otra vez.

A continuación, hemos proporcionado una guía paso a paso de cómo puedes usar bubbles para dar retroalimentación a un escritor.

Cómo dar retroalimentación a un escritor usando la herramienta gratuita de grabación de pantalla de bubbles

Paso 1: Presenta tu retroalimentación en contexto mediante una grabación de pantalla de bubbles

Usando la herramienta gratuita de grabación de pantalla de bubbles, el revisor, editor o gerente de contenido graba su retroalimentación.

Para hacerlo, simplemente ve al sitio web de bubbles y pulsa “Obtener bubbles” o instala la extensión gratuita de Chrome y haz clic en el icono de burbuja para abrir una nueva burbuja.

A continuación, selecciona “Grabación de pantalla”, configura tu micrófono y elige si también deseas grabar un video de tu rostro.

La interfaz de usuario sencilla de bubbles facilita y agiliza el inicio.

Con tu configuración lista, puedes pulsar “Iniciar grabación”

A continuación, rápidamente selecciona lo que quieres compartir — toda tu pantalla, una ventana o una pestaña específica de Chrome — al hacer clic en ella, y luego pulsar “Compartir”

Bubbles te permite controlar exactamente cuánto de tu pantalla compartes.

Es así de fácil. Ahora estás listo para presentar tu retroalimentación.

Puedes pausar y reiniciar la grabación si lo necesitas, o desecharla por completo y empezar de nuevo. Un consejo profesional: es bueno grabar (y borrar) una prueba para ayudar a calmar los nervios que puedas sentir.

Con bubbles, puedes desarrollar tus sugerencias y ediciones en contexto, sin tener que escribir un mar de palabras.

Cuando termines de presentar, simplemente pulsa “dejar de compartir” y nombra tu burbuja con algo como “Retroalimentación del Blog de Aprobación de Contenido” Se te pedirá que te registres, lo que toma alrededor de dos segundos: simplemente proporciona tu nombre y dirección de correo electrónico.

Paso dos: El revisor o editor comparte la burbuja con el escritor

El revisor de contenido ahora puede compartir el enlace a la burbuja de su retroalimentación con el creador de contenido para que lo revise.

Paso tres: El escritor ve la burbuja y responde a la retroalimentación

El escritor puede ver la burbuja en su conveniencia haciendo clic en el enlace (¡no necesitan crear una cuenta primero!) y puede anotar comentarios o preguntas en la grabación de pantalla. Estos comentarios con marcas de tiempo pueden ser basados en texto, grabaciones de voz o videos de grabación de pantalla. Esto permite una conversación de retroalimentación bidireccional que hace que sea mucho más fácil lograr que todos estén en la misma página.

Además, cuando múltiples personas revisan la misma pieza de contenido, los revisores pueden proporcionar toda su retroalimentación en una burbuja y ver y participar en la retroalimentación de los demás, reduciendo la redundancia y repetición.

Bubbles hace posible tener discusiones asincrónicas y resolver problemas creativos en contexto, sin importar dónde estén ubicados los miembros del equipo o en qué zona horaria se encuentren.

Paso cuatro: El escritor resuelve los puntos de acción

Una vez resueltas las preguntas, el escritor puede comenzar a trabajar en resolver las ediciones y la retroalimentación.

Paso cinco: Repite el proceso hasta que el contenido esté finalizado

Una vez que sientan que han abordado toda la retroalimentación, el escritor puede grabar y compartir una vista previa del contenido, señalando todos los cambios que han realizado. El revisor (o el equipo) puede dejar más comentarios, etc., hasta que el contenido reciba la aprobación final.

Bubbles facilita la colaboración asincrónica sin fisuras, convirtiéndolo en una herramienta poderosa para mejorar tu proceso de aprobación de contenido.

¿Por qué no pruebas bubbles? Es gratis, para siempre.

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