¿Qué es un Resumen de Reunión?

El propósito de escribir un resumen de reunión es crear un resumen conciso de lo que ocurrió durante tu reunión. Un resumen de reunión está reservado para un resumen enfocado y cubre los puntos clave, las acciones a realizar y las decisiones tomadas, a diferencia de su primo más detallado, las actas de la reunión, que buscan crear un relato completo de todo lo discutido. Esto significa que hay criterios separados que necesitamos verificar con los resúmenes de reunión para asegurar que los participantes de la reunión estén todos en la misma página con lo que se discutió, lo que se decidió y lo que hay que hacer ahora. Es tu punto de referencia para reuniones actuales y futuras, y por lo tanto, merece el enfoque que le estamos dedicando hoy.

Escribir un resumen de reunión manualmente puede ser un proceso que consume mucho tiempo y propenso a errores, especialmente en reuniones de equipo donde las perspectivas de todos deben unirse. Afortunadamente, herramientas como Bubbles Notetaker pueden automatizar este proceso proporcionando resúmenes precisos y eficientes que ahorran tiempo y mejoran el enfoque. Usar una herramienta de toma de notas también es excelente para reducir cualquier sesgo y mantener la responsabilidad entre los miembros del equipo dentro de los resúmenes de reuniones, algo crucial para un trabajo en equipo cohesivo en el futuro.

¿Qué Hace a un Buen Resumen de Reunión?

Claridad y Concisión

Para no repetirme demasiado, pero un buen resumen de reunión debe ser claro y conciso. Debe centrarse en los puntos esenciales de la reunión sin atascarse en detalles innecesarios. Esto facilita a los asistentes dar un vistazo y entender los resultados de la reunión de un vistazo, eliminando la fricción innecesaria que proviene de complicar demasiado un resumen.

Habiendo dicho esto, a veces no es fácil saber exactamente en qué centrarse y qué descartar del resumen, que es, nuevamente, por qué soy un gran defensor de las herramientas de toma de notas con IA. Crean un nivel de consistencia con los documentos posteriores a la reunión que pueden ser confiables cada vez. Bubbles es el ejemplo mostrado a continuación, y en esta imagen, puedes ver la forma en que los resúmenes de reuniones pueden entrelazarse con las comunicaciones posteriores a la reunión utilizando esta herramienta. Tiene sus detalles clave de la reunión, grabación completa, resumen generado automáticamente, transcripción, elementos de acción y la capacidad de dejar comentarios o respuestas en un comentario grabado en video. El resumen de la reunión también se puede compartir con todos los asistentes a través de Bubbles, ahorrando tiempo y manteniendo las cosas precisas en toda la junta.

Incluyendo los Componentes Clave de un Resumen de Reunión

Entonces, ¿qué son exactamente?

1. Detalles de la Reunión: Fecha y hora, todos los asistentes y tu agenda de reunión si tienes una. Si no tienes uno, visita nuestros 7 tipos clave de agendas para aprender más y conseguir una. Estos detalles proporcionan contexto y ayudan con el seguimiento y la organización.
2. Resumen: Resume los puntos principales de conversación y discusiones. ¡Sé breve y conciso en los puntos clave de discusión!
3. Elementos de Acción: Describe las tareas o elementos de acción que fueron asignados a los miembros del equipo en tu reunión. Comienza con quién es responsable de cada tarea y la fecha límite para que completen este siguiente paso.
4. Decisiones Tomadas: Incluye decisiones clave tomadas en la reunión para mantener un registro sólido.
5. Próximos Pasos: En conjunto con los elementos de acción, describe los próximos pasos y una breve explicación de lo que las personas necesitan hacer para tachar sus tareas futuras.

Mejores Prácticas para Escribir Resúmenes de Reuniones

Sé Puntual

Escribe tu resumen de reunión y distribúyelo lo antes posible después de la reunión. Los detalles estarán más frescos que nunca en tu mente, y tus compañeros normalmente querrán y apreciarán un seguimiento oportuno. Alternativamente, no tendrías que preocuparte por nada de esto, porque Bubbles Notetaker puede acelerar este proceso generando y distribuyendo resúmenes inmediatamente después de la reunión.

Usa un Formato Consistente

Un formato consistente en tus documentos posteriores a la reunión facilita a los miembros del equipo encontrar y comprender la información que necesitan. Según el Informe de Estadísticas de Reuniones Internacionales, el empleado promedio participa en al menos 8 reuniones por semana en el trabajo, por lo que la organización de contenido y discusiones es clave para el éxito. Considera usar una plantilla de acta de reunión a través de Bubbles para obtener resúmenes más fácilmente consistentes aquí.

Enfócate en Elementos de Acción

Tenemos que asegurarnos de mantener el impulso después de la reunión, o todo fue una pérdida de tiempo. Esquematiza claramente cualquier elemento de acción, incluidos los componentes mencionados anteriormente.

Revisar

Revisar siempre es una buena práctica, por lo que antes de enviar el resumen, dale una leída para asegurarte de que no haya errores u omisiones. Cuanto más escribo sobre estas tareas que necesitarás hacer manualmente, más me pregunto por qué alguien no dejaría que un notetaker de AI gratuito maneje estas cosas por ellos: cero malentendidos, cero problemas de comunicación y cero tiempo perdido.

Adjuntar Documentos de Apoyo

No dejes que las cosas sean olvidadas, así que si hubo documentos o presentaciones compartidas durante la reunión, adjúntalos al resumen.

Usa la Función de Grabación de Pantalla de Bubbles para Mejorar Resúmenes

Te mostramos todas las herramientas a tu disposición al usar Bubbles para recapitular reuniones anteriormente, pero en cuanto a revisar resúmenes de reuniones con tus compañeros de equipo, esta función necesita más reconocimiento. La capacidad de agregar comentarios ricos e invitar a compañeros de equipo ilimitados a comentar sobre tu IA grabación de reunión, junto con la transcripción y el resumen, te da la capacidad de cambiar la forma en que tú y tu equipo avanzan, independientemente de los tipos de reunión que estés llevando a cabo.

Deja un comentario simple en partes de la reunión que puedan necesitar mayor aclaración antes de resumir, o graba una grabación de pantalla o video más detallada hablando sobre los próximos pasos y tus notas de reunión, antes de compartir estas grabaciones contextualmente con tu equipo. Esto es particularmente útil para temas complejos o discusiones detalladas que podrían beneficiarse de un apyo visual y una explicación adicional. Videos Asíncronos permiten a los miembros del equipo revisar el contenido a su conveniencia, reduciendo la necesidad de reuniones de seguimiento.

Por Qué Aprender a Escribir Buenos Resúmenes es Importante

Siempre es importante saber por qué molestarse en hacer algo que aparentemente requiere mucho esfuerzo (si se hace manualmente), así que aquí están nuestras razones para dedicar tu tiempo post-reunión a crear resúmenes de reuniones efectivos:

1. Mayor Responsabilidad: Si todo está claramente expuesto, las excusas no podrán filtrarse en el equipo y las personas no podrán escapar de los plazos. La responsabilidad es crucial para un buen trabajo en equipo.
2. Mejora de la Comunicación: Especialmente en industrias que se están moviendo cada vez más hacia el trabajo remoto, los resúmenes de reuniones ayudan a garantizar que todos los miembros del equipo estén en la misma página y tengan una forma sólida de comunicar sus procesos.
3. Ahorro de Tiempo: Los resúmenes proporcionan un resumen claro y conciso de la reunión, ahorrando tiempo para las demás personas involucradas.
4. Mejor Gestión de Reuniones: Sabes qué se discutió y cuándo, lo que facilita mucho más el seguimiento del progreso y asegurarte de que el tiempo entre reuniones sea productivo. Mantener un punto de referencia y asegurar que las personas sean responsables de sus tareas significa que los gerentes pueden ver quién se mantiene al día con su carga de trabajo y quién no.

Ejemplo de un Buen Resumen de Reunión

La imagen de arriba es un resumen de reunión que puedes tener al alcance de tus manos hoy, así que ¿por qué continuarías pasando por el proceso lento de escribir estos resúmenes tú mismo? Según un estudio de Atlassian, el empleado promedio pasa alrededor de 31 horas en reuniones improductivas cada mes y el 73% de los empleados hace otros trabajos durante las reuniones. Debemos hacer nuestro mejor esfuerzo para mantener el tiempo de las reuniones productivo y enfocado, así como el tiempo directamente después de ella. Parte de esto es eliminar distracciones y pérdida de tiempo como tomar notas, lo cual es facilitado enormemente por Bubbles.

Bubbles puede reducir las reuniones virtuales en un 38% al usar su función de video de comunicación asincrónica, que permite a los miembros del equipo revisar puntos clave sin necesidad de asistir a una reunión en vivo.

Conclusión

Ser capaz de crear un excelente resumen de reunión es una habilidad esencial para la gestión efectiva de reuniones. Crear el 'resumen de reunión perfecto' dependerá completamente de las necesidades y objetivos de tu equipo, pero asegurándote de ser claro y conciso, enfocándote en nuestros componentes clave y aprovechando herramientas como Bubbles Notetaker, puedes comenzar a moldear tus resúmenes en documentos perfectos para tu equipo. No solo tu uso de Bubbles reducirá las reuniones virtuales en un 38% debido a métodos de comunicación más eficientes, también avanzará mucho en la transformación de cómo te reúnes una vez que llegue el momento de participar en una llamada esencial.