Grabar reuniones en Microsoft Teams es crucial para realizar un seguimiento de las discusiones, decisiones y tareas, especialmente cuando se trabaja en equipos remotos o híbridos. Pero una vez que la reunión termina, muchos usuarios se encuentran preguntando o preguntándose: "¿Dónde se almacenan las grabaciones de Teams?" En este artículo, desglosaremos cómo Microsoft Teams maneja las grabaciones, dónde encontrarlas y también cómo gestionar tus grabaciones de Teams de manera más eficiente.

Antes de sumergirnos en el proceso estándar de grabación y almacenamiento de Teams, exploremos una alternativa que simplifica la organización y grabación de tus reuniones de Teams.

Cómo Simplificar las Grabaciones de Teams con IA

Para aquellos que buscan una forma fluida de grabar, transcribir y gestionar las grabaciones de Microsoft Teams, Bubbles es una solución ideal. Aquí está cómo Bubbles puede mejorar tu experiencia:

1. Grabación y Transcripción Automática: Bubbles se une a tus reuniones de Teams automáticamente si conectas tu calendario durante el proceso de registro en la Aplicación Bubbles, o por invitación a través de pegar una reunión en la extensión de Bubbles de Chrome/Edge. Una vez que se une, Bubbles Notetaker graba la reunión y trabaja en la transcripción de tu reunión de Teams.
2. Resúmenes Instantáneos y Tareas: Después de que termina la reunión, Bubbles procesa la grabación rápidamente y envía un correo electrónico de seguimiento que contiene un resumen de la reunión, tareas personalizadas y un enlace a la grabación de tu reunión y transcripción completa. No tienes que esperar horas para tu grabación, lo que lo hace ideal para entornos de trabajo rápidos. Bubbles enviará este correo electrónico en cuestión de minutos.
3. Organización Centralizada: En lugar de buscar en OneDrive, SharePoint o el chat de Teams, todas tus grabaciones de reuniones están organizadas dentro del espacio de trabajo de Bubbles. Puedes compartir, revisar y colaborar en reuniones con tu equipo en un solo lugar, haciendo que Bubbles sea diferente a otros tomadores de notas de reuniones con IA. Aquí hay una imagen que te muestra exactamente cómo se verá esto:

Al usar Bubbles, puedes simplificar tu proceso de grabación y enfocarte en lo que más importa: gestionar tus reuniones y colaborar eficazmente, como se muestra en esta imagen:

Ahora, avancemos a cómo Microsoft Teams maneja las grabaciones de forma nativa.

¿Dónde están guardadas las grabaciones de Microsoft Teams?

Microsoft Teams almacena sus grabaciones en dos ubicaciones principales, dependiendo del tipo de reunión:

1. OneDrive para Reuniones Fuera de Canal
2. SharePoint para Reuniones de Canal

Este cambio de Microsoft Stream a OneDrive y SharePoint ocurrió a principios de 2021. Estas nuevas ubicaciones mejoran la accesibilidad y colaboración de las grabaciones de reuniones.

OneDrive para Reuniones Fuera de Canal

Para reuniones privadas o fuera de canal, la grabación de Teams se guarda directamente en el OneDrive del usuario que inició la grabación. Esta ubicación asegura que las grabaciones sean fácilmente accesibles y compartibles, pero nuevamente, pierdes la posibilidad de trabajar y colaborar directamente dentro de tu grabación de reunión, como puedes hacerlo en Bubbles.

Pasos para Acceder a tus Grabaciones de Teams en OneDrive:

1. Abrir OneDrive: Inicia sesión en tu cuenta de OneDrive.
2. Encuentra la Carpeta de Grabaciones: Navega a la carpeta "Grabaciones", creada automáticamente cuando grabas tu primera reunión de Teams.
3. Ver o Descargar la Grabación: Dentro de la carpeta, localiza la grabación de la reunión por fecha o título. Desde aquí, puedes ver o descargar el archivo a tu dispositivo.

SharePoint para Reuniones de Canal

Para reuniones celebradas dentro de un canal de Teams específico, las grabaciones se almacenan en la biblioteca de documentos de SharePoint asociada a ese canal. Todos los miembros del canal tendrán acceso a la grabación.

Biblioteca de documentos del sitio de Teams en SharePoint, en una carpeta llamada Grabaciones. El nombre de la carpeta tiene el formato Nombre de Teams - Nombre de Canal/Documentos/Grabaciones.

Pasos para Acceder a tus Grabaciones de Teams en SharePoint:

1. Abrir Microsoft Teams: Navega al canal adecuado en Teams.
2. Ve a la Pestana de Archivos: Haz clic en la pestaña "Archivos" en la parte superior del canal.
3. Abrir la Carpeta de Grabaciones: En esta sección, encontrarás una carpeta etiquetada como "Grabaciones" donde se almacenan todas las reuniones grabadas. Localiza la grabación de la reunión por fecha o nombre de la reunión. Para tu información, el nombre de la carpeta aquí tiene el formato de: Nombre de Teams - Nombre de Canal/Documentos/Grabaciones.
4. Acceder y Compartir: Puedes ver la grabación, descargarla o compartirla con otros dentro o fuera de tu organización.

Permisos y Acceso a las Grabaciones de Reuniones de Teams

Uno de los beneficios de las grabaciones de Teams es la capacidad de controlar quién puede ver, editar y descargar las grabaciones. Con Bubbles, tienes el control completo de quién puede ver tus grabaciones de reuniones, creando canales o invitando manualmente a los miembros. 

Con Teams mismo, todavía tienes un elemento de control. Así es como funcionan los permisos de Teams:

• Acceso del Organizador y Co-Organizador: El organizador o co-organizador de la reunión tiene derechos de edición para la grabación. Pueden renombrar, mover o eliminar el archivo.
• Participantes: Los asistentes invitados a la reunión pueden acceder a la grabación a través de OneDrive o SharePoint pero no pueden hacer ediciones a menos que se les otorguen permisos.

Gestión de Permisos:

1. OneDrive: En OneDrive, puedes modificar los permisos de compartición seleccionando la grabación y haciendo clic en el botón "Compartir". Puedes elegir compartir la grabación con individuos específicos o hacer que sea accesible para todos en tu organización.
2. SharePoint: Para las reuniones de canal, los permisos se establecen automáticamente para permitir que todos los miembros del canal vean y descarguen la grabación. Sin embargo, solo el organizador de la reunión puede hacer cambios en el archivo.