Organizar reuniones de toda la empresa ha sido desde hace tiempo una parte regular de la conducción de una empresa. Una reunión de toda la empresa es una de las mejores maneras para que los fundadores reúnan a la empresa, compartan actualizaciones importantes, comuniquen cambios, y inicien un diálogo entre ellos mismos y el resto del equipo.

Pero en la era del trabajo remoto — y de fuerzas laborales distribuidas y globalizadas — las reuniones de toda la empresa se han vuelto más complicadas. Muchas empresas han pasado a realizar reuniones virtuales de toda la empresa en plataformas de videoconferencias o webinars, pero eso conlleva un conjunto de desafíos propio: problemas tecnológicos, diferencias horarias y conflictos de programación.

Es hora de que los fundadores replanteen las reuniones de toda la empresa — para cuestionar si es realmente necesario pedirle a toda su fuerza laboral que reserven la misma hora en su agenda para asistir (spoiler: no lo es). Existen mejores maneras de llevar a cabo una reunión de toda la empresa — una que sea atractiva para todos los miembros del equipo y fomente una conversación más colaborativa. Sigue leyendo para aprender cómo.

¿Qué es una reunión de toda la empresa?

El nombre "reunión de toda la empresa" proviene de reuniones públicas reales celebradas en los ayuntamientos o casas consistoriales donde los residentes pueden reunirse para discutir temas que afectan a las personas que viven allí. Hoy en día, un evento de toda la empresa puede significar muchas cosas diferentes: administradores universitarios reuniéndose con sus residentes y estudiantes del campus, legisladores reuniéndose con sus votantes, o fundadores de empresas reuniéndose con sus empleados.

En este artículo, el tipo de reunión de toda la empresa al que nos referimos es el que celebra una empresa. Estas reuniones (que también pueden llamarse reuniones de todo el personal o reuniones generales) son una forma para que el liderazgo de una empresa comparta información con el resto del equipo.

Pero hay algo importante que debe tenerse en cuenta sobre una reunión de toda la empresa: Dado que está modelada a partir de esas reuniones públicas para los residentes del pueblo, se supone que actúa como un foro abierto. Una reunión de toda la empresa no significa que el fundador de la empresa simplemente dé una presentación. Está destinada a ser una conversación, donde otros miembros del equipo puedan participar, hacer preguntas y brindar comentarios.

¿Cuándo y por qué deberías tener una reunión de toda la empresa?

Las reuniones de toda la empresa traen todo tipo de beneficios. El principal es que proporcionan una transparencia muy necesaria en la toma de decisiones de la empresa en la cima. Esto fomenta la lealtad, el compromiso y la alineación en toda la empresa.

Algunas otras grandes razones para celebrar reuniones de toda la empresa incluyen:

• Obtener retroalimentación temprana sobre un nuevo proyecto, iniciativa, o direcciones de la empresa.
• Crear visibilidad en diferentes proyectos y equipos en toda la organización.
• Celebrar hitos o presentar nuevos miembros del equipo.
• Fomentar la camaradería y mejorar la cultura de la empresa.

En cuanto a cuándo las empresas deberían organizar una reunión de toda la empresa, depende. El tamaño de su empresa puede ser un factor. Además, si estás en un período de cambio rápido o crecimiento extremo, puede ser necesario tener reuniones de toda la empresa regularmente para mantener a todo el equipo al tanto de los cambios a medida que ocurren. Para beneficios de formación de equipos y de cultura, es una buena idea organizar una reunión de toda la empresa al menos una vez al año, pero muchas empresas las organizan semestralmente, trimestralmente, o incluso más frecuentemente que eso.

Es una gran idea planear una reunión de toda la empresa cada vez que tengas algo importante que anunciar, o desees comentarios de la empresa sobre un tema. Pero las reuniones de toda la empresa no deberían llevarse a cabo con tanta frecuencia que interrumpan el trabajo de los miembros del equipo. Y si el tema de la reunión se puede comunicar en un mensaje escrito rápido o en una llamada de pie, probablemente no sea necesario realizar una reunión de toda la empresa.

¿Qué deberían incluir las reuniones de toda la empresa?

Fuera de eso, lo que tu reunión de toda la empresa incluya dependerá de tu empresa y sus necesidades. Es posible que desees incluir cosas como rompehielos o actividades de formación de equipos, pero eso también depende del contenido de la reunión — si tu mensaje principal es sobre algo negativo, como dificultades financieras o despidos, un rompehielos podría parecer demasiado ligero cuando precede a un mensaje tan serio. Por otro lado, si el propósito principal de tu reunión de toda la empresa es compartir algo de celebración, entonces un juego o una sesión de gratitud con tu equipo podría ser la adición perfecta.

¿Deberían ser en persona o virtuales las reuniones de toda la empresa?

Las reuniones de toda la empresa han sido un pilar desde mucho antes de que entrara en escena Zoom. Pero con el auge del trabajo remoto, las reuniones de toda la empresa en línea se han vuelto tan comunes como sus equivalentes en persona.

Las reuniones virtuales de toda la empresa pueden hacer posible la asistencia para trabajadores remotos en diferentes ubicaciones, pero vienen con sus propios desafíos — a saber, la programación. Los equipos remotos con trabajadores en diferentes lugares a menudo también tienen trabajadores en diferentes zonas horarias. Lo que hace difícil (si no imposible) encontrar un solo momento del día en el que sea razonable esperar que todos en la empresa estén en línea.

Durante demasiado tiempo, hemos trabajado bajo la suposición de que las reuniones necesitan suceder en vivo y en tiempo real. Eso simplemente no es el caso — especial για uma reunion de toda la empresa. Lo importante es que la reunión se lleve a cabo de una manera que permita a tantos miembros del equipo como sea posible participar, participar y ser parte de la conversación.

En una reunión en vivo, puede ser difícil fomentar una comunicación real y colaborativa entre los miembros de una empresa grande. Tener demasiadas voces en la sala a la vez puede hacer que sea difícil verse y escucharse unos a otros, y resultar en que se pierda la comunicación.

En una reunión virtual, hay diferentes barreras. Los empleados no siempre se sienten cómodos hablando frente a todas esas caras en su pantalla — y las dificultades técnicas pueden interponerse.

Y ya sea que tu reunión sea en persona o virtual, una reunión en vivo no deja tiempo para que los miembros del equipo absorban la información y formen sus propios pensamientos. Tampoco preserva ningún registro de la información, conversación y contexto que se cubren.

Es por eso que los fundadores deberían usar bubbles para organizar sus reuniones de toda la empresa — pero más sobre eso a continuación.

Cómo planificar y organizar una reunión de toda la empresa efectiva

Sigue los pasos a continuación para planificar y organizar una reunión de toda la empresa efectiva y atractiva con todo tu equipo.

Paso 1: Pre-planificar

Primero lo primero: Necesitas hacer algo de planificación. Decide quién va a hablar en tu reunión de toda la empresa y extiende la invitación (ya sean miembros de tu equipo de liderazgo, representantes de diferentes partes de la organización, un orador invitado externo, o un moderador para ayudar a que la reunión fluya). Empieza a planear cuándo quieres que se lleve a cabo tu reunión de toda la empresa. Y asegúrate de que tienes instaladas las bubbles para que puedas grabar tu reunión de toda la empresa y comenzar la conversación.

Este es también el momento de hacer planes para cualquier necesidad de accesibilidad que debas considerar. Grabar tu reunión de toda la empresa para que los empleados puedan verla y participar en su propio tiempo lo hace más accesible — los empleados no tendrán que perderse si tienen que faltar a trabajar por una enfermedad o cualquier otra razón. Y bubbles automáticamente genera una transcripción de la reunión, así que los empleados tienen más maneras de captar el mensaje.

Paso 2: Define los objetivos de tu reunión de toda la empresa

Si estás planeando una reunión de toda la empresa, probablemente tengas alguna idea de lo que te gustaría compartir con la organización. Ahora es el momento de decidir exactamente qué mensajes deseas transmitir. Aquí están algunos objetivos comunes para reuniones de toda la empresa:

• Actualizar a toda la empresa sobre tus objetivos de ingresos u otros KPI.
• Informar a los equipos sobre cambios en tus servicios, productos, funciones, o plan estratégico.
• Mantener a los empleados informados sobre eventos próximos.
• Notificaciones de nuevas asociaciones o fusiones.
• Discutir cambios en el cuidado de salud de los empleados u otros beneficios.
• Revisar la salud mental del equipo, o fomentar la camaradería entre los equipos.
• Compartir logros de empleados individuales o de tu empresa en su conjunto.

Si tienes facilitadores o co-speakers, ahora es el momento de decidir quién cubre qué temas. También es tiempo de comenzar a crear y practicar una presentación para que todos en la reunión de toda la empresa estén al tanto del tema antes de que abran las cosas a una conversación.

Paso 3: Crear y distribuir una agenda

Una vez que tu objetivo de la reunión esté configurado, es el momento de crear una agenda. Este es un paso necesario para que puedas enviar la agenda a tus empleados antes de la reunión de toda la empresa. De esa manera, saben cómo prepararse para la reunión de toda la empresa y tienen tiempo para investigar los temas que cubrirás, o enviar preguntas por adelantado.

Junto con la agenda, puedes enviar cualquier otra información útil que tu equipo pueda necesitar saber, como preguntas frecuentes o preguntas de discusión para iniciar la conversación antes de que comience la reunión de toda la empresa.

Paso 4: Grabar tu reunión

Ahora es el momento de grabar tu presentación, que servirá como la primera parte de la conversación que conformará tu reunión de toda la empresa.

Usa bubbles para grabar la información que deseas compartir con tus empleados. Puedes grabar tu pantalla mientras muestras una presentación, a ti mismo mientras hablas a la cámara, o ambos.

Algunos consejos para grabar una reunión de toda la empresa con bubbles:

• Intenta grabar toda la reunión en una sola toma. Está bien si cometes algunos pequeños errores; parecerán una comunicación más auténtica, mientras que un video perfectamente editado y pulido podría intimidar a los empleados y evitar que se unan a la conversación.
• Incluye todos los detalles necesarios sobre el mensaje que deseas comunicarle al equipo, pero también mantenlo conciso. Intenta que tu grabación no dure más de 20-30 minutos, para que los empleados tengan tiempo de verla, absorber tu mensaje, organizar sus propios pensamientos y responder con preguntas o comentarios sin tomar tiempo significativo de sus deberes laborales regulares.
• Deja claro que cada parte de tu mensaje está abierta a preguntas, comentarios y otras críticas.

Paso 5: Continua la conversación con tu equipo

Una vez que tu bubble está grabada, es hora de compartirla con tu equipo. Puedes hacerlo compartiéndola directamente desde la extensión bubbles, o enviándoles un enlace por correo electrónico, Slack, o tu plataforma de mensajería preferida.

Luego, llega la parte divertida: Una conversación colaborativa y bidireccional.

Mientras los empleados ven tu grabación de la reunión de toda la empresa, pueden interactuar con ella agregando emojis con marcas de tiempo o comentarios en texto, audio o video. La grabación les permite absorber la información a su propio ritmo, y brindar comentarios y hacer preguntas sin tener que levantar la mano o esperar su turno para hablar.

Cuando respondes a empleados, lo haces en el hilo que crearon, manteniendo un registro de la conversación que todos tus otros empleados pueden ver. Esto mantiene toda la reunión transparente y asegura que todos tengan el contexto completo de todos los mensajes antes de unirse a la propia conversación.

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