¿Cuántas veces has escuchado la pregunta "¿nos ponemos al día?" planteada de manera casual y sin ninguna intención real? Personalmente, lo escucho todo el tiempo. Sin embargo, no tomar en serio la oportunidad de ponerse al día con un colega sería tonto. Déjame contarte por qué y cómo ponernos al día adecuadamente.

Entonces, ¿por qué? Bueno, para empezar, una reunión para tocar base es una herramienta poderosa para mantener la comunicación continua entre los miembros del equipo, empleados y gerentes. Estas reuniones son chequeos breves e informales y es exactamente por eso que pueden ser tan poderosas. A menudo, somos más creativos y abiertos a lanzar ideas cuando el ambiente está un poco más relajado.

Entonces, aunque estas reuniones están diseñadas para asegurar que todas las partes estén alineadas, los proyectos avancen y cualquier problema o bloqueo se aborde oportunamente, también pueden aprovechar un verdadero poder creativo y generar conversaciones útiles. Con eso en mente, profundicemos en qué es exactamente una reunión para tocar base, su propósito y cómo dirigir esta reunión de manera productiva con nuestros ingeniosos consejos, trucos y plantilla de actas de reunión.

¿Qué es una Reunión de Contacto?

Así que, como se mencionó brevemente, una reunión para tocar base es una reunión informal, uno a uno, típicamente entre un gerente y un empleado, o entre miembros del equipo, para verificar el progreso, discutir obstáculos y ofrecer orientación. Estas reuniones no están destinadas a ser revisiones formales, sino más bien repasos rápidos para asegurar que todo esté en marcha. Una reunión de contacto puede ocurrir semanalmente, quincenalmente, o cuando sea necesario, y ayudan a promover una comunicación abierta y colaboración. Sin embargo, su uso no se limita a eso, y estas discusiones también pueden funcionar como una reunión de resumen, donde dos colegas se mantienen al tanto de lo que están haciendo en ese momento.

Características Principales de una Reunión de Contacto:

• Breve e informal: Típicamente de 15-30 minutos de duración, enfocándose en actualizaciones clave.
• Uno a uno o grupos pequeños: Comúnmente se llevan a cabo entre gerentes y empleados o entre miembros del equipo.
• Agenda flexible: Aunque a menudo hay un propósito general, las reuniones de contacto no siguen una agenda estricta de reuniones. Lo estricto y lo informal rara vez se cruzan, y definitivamente no lo hacen cuando se trata de ponerse al día.

¿Cuál es el Propósito de una Reunión de Contacto?

El principal objetivo de una reunión de contacto es asegurar que la comunicación sea abierta, frecuente y clara entre todas las partes involucradas. Estas reuniones ofrecen la oportunidad de discutir el progreso, aclarar prioridades y resolver cualquier desafío que pueda surgir. Debido a que la naturaleza de ponerse al día es casual pero importante, queremos dar un consejo rápido que puede ayudar a que tus reuniones de contacto sean exactamente eso antes de entrar en más detalles sobre el propósito de una reunión de contacto.

Consejo: Uso de Tecnología para Reuniones de Contacto

La tecnología adecuada puede ayudar a que las reuniones para tocar base sigan siendo informales pero resalten su importancia. Aquí, estamos hablando de tecnología para ayudar con reuniones virtuales, debido a su popularidad en nuestro entorno de trabajo cada vez más disperso.

Específicamente, el uso de un tomador de notas AI en tu reunión para tocar base para grabar, transcribir y resumir la discusión y mantenerlo como un registro para futuras conversaciones entre los involucrados. Nuestra recomendación: Bubbles Notetaker.

¿Por qué Usar Bubbles Notetaker para Reuniones de Contacto?

Bubbles es un avanzado AI notetaker que puedes invitar a unirse a tu reunión de contacto a través de la brillante extensión de Chrome/Edge (mira las reseñas!). Desde aquí, Bubbles se une a la reunión, graba, transcribe, y genera actas de reuniones. Aquí está cómo puede mejorar tus reuniones de contacto:

• Transcripción precisa: Bubbles graba la reunión en tiempo real y genera una transcripción precisa, permitiéndote enfocarte en la conversación en lugar de tomar notas.
• Tareas a realizar: Después de la reunión, Bubbles envía a cada participante un correo electrónico que incluye tareas a realizar personalizadas y un resumen de la discusión.
• Actas de reuniones: En lugar de escribir manualmente las actas de la reunión, Bubbles genera automáticamente actas detalladas con marcas de tiempo, ayudando a mantener a todos en la misma página.
• Colaboración del equipo: La grabación de la reunión, transcripción, actas, y tareas son fácilmente accesibles en tu área de Notas y pueden ser compartidas con miembros del equipo, quienes luego pueden ver y comentar, asegurando que haya responsabilidad y progreso continuo.

Usar una herramienta como Bubbles realmente mejora la calidad de las reuniones para tocar base permitiéndote enfocarte en la discusión, ahorrar tiempo, y asegurarte de que nada se pase por alto.

Además, una nota rápida: si deseas que Bubbles se una automáticamente a las reuniones, ¡puede hacerlo! Simplemente dirígete a la aplicación Bubbles y conecta tu calendario de trabajo.

Volviendo al tema: aquí hay algunos propósitos clave de una reunión de contacto que querrás tener en cuenta:

1. Seguimiento de progreso: Los gerentes pueden verificar el estado de los proyectos en curso y mantenerse al tanto de los plazos y objetivos, asegurándose de que se cumplan o estén en camino.
2. Proporcionar apoyo: Los empleados pueden expresar cualquier preocupación u obstáculo que estén experimentando, y los gerentes pueden ofrecer orientación o eliminar obstáculos.
3. Construir relaciones: Los chequeos regulares ayudan a construir relaciones entre gerentes y miembros del equipo. Contribuyen en gran medida a crear relaciones laborales más sólidas y mejorar la participación de los empleados.
4. Alinear prioridades: Mantener a todos sincronizados es extremadamente importante. Aquí, los gerentes y empleados siempre pueden asegurarse de que están alineados en objetivos, tareas y prioridades, evitando cualquier esfuerzo desperdiciado.

¿De qué hablas en un Contacto con tu Jefe?

Entonces, conocemos los propósitos, pero ¿cómo logras realmente esos propósitos? Para cubrir todas las bases necesarias, ve tu contacto con tu jefe como tu oportunidad para discutir tanto los aspectos tácticos como estratégicos de tu trabajo.

Esto es similar a cualquier uno a uno habitual, pero ligeramente más enfocado en ayudar a que tú y el equipo colaboréis mejor. Aquí hay algunos temas clave que deberías considerar discutir:

• Actualizaciones de proyectos: Proporciona una actualización sobre tus tareas actuales, logros y desafíos.
• Obstáculos: Comparte cualquier obstáculo que pueda estar impidiéndote alcanzar tus objetivos o cumplir con los plazos, y pide orientación sobre cómo avanzar.
• Prioridades: Pide claridad sobre tus prioridades actuales, especialmente si múltiples tareas o proyectos requieren atención y te están llevando en diferentes direcciones. Trata de averiguar exactamente qué requiere tu atención indivisible.
• Retroalimentación: Aprovecha esta oportunidad para solicitar retroalimentación sobre tu rendimiento u ofrecer retroalimentación constructiva sobre la colaboración del equipo o los procesos. Esto puede ser especialmente útil en un nuevo equipo o si hay un nuevo miembro del equipo en escena.
• Planes Futuros: Siempre discute los próximos objetivos, plazos u oportunidades de desarrollo personal en esta conversación.

Escribir Actas de Reunión para una Reunión de Contacto

Tomar adecuadamente actas de reuniones durante una reunión de contacto es importante para llevar un seguimiento de las discusiones, decisiones, y tareas a realizar. Como sabemos de lo anterior, si usas Bubbles, este proceso se automatiza y te permite centrarte completamente en la conversación y en la relación con tu gerente/empleado.

Si, por alguna razón, aún prefieres un método manual, aquí tienes cómo puedes escribir actas de reuniones de contacto efectivas:

• Documentar Puntos Clave: Resume los puntos principales de discusión, como actualizaciones de proyectos, obstáculos, y próximas prioridades.
• Registrar Tareas a Realizar: Detalla claramente las tareas que deben completarse, quién es responsable de cada tarea y las fechas límite previstas.
• Seguimiento: Después de la reunión, envía un correo electrónico de seguimiento con las actas para que se compartan con todos los participantes. Una vez más, con un notetaker como Bubbles, el correo electrónico de seguimiento se envía automáticamente y contiene un resumen, tareas a realizar personalizadas, enlaces a la grabación completa y transcripción, y más.