La integración de empleados es un paso altamente esencial en cualquier trabajo y para cualquier empleado, ya que en cierta medida 'hace o deshace' la carrera de un empleado en esa empresa. Obviamente, es más que posible recuperarse de un comienzo inestable, pero todos quieren empezar bien, ya que realmente establece el tono.

Todo el mundo ha sido un nuevo empleado en algún momento de su carrera profesional y, por lo tanto, independientemente de si ahora eres el CEO o gerente, deberías estar igualmente comprometido a dejar que estas nuevas contrataciones prosperen desde el primer día. Afortunadamente, estás en el lugar correcto para aprender cómo hacerlo. Abróchate el cinturón y familiarízate con el proceso, junto con los pasos y razones para ello.

¿Qué es la Integración de Empleados?

La integración de empleados es el proceso que familiariza a los nuevos empleados con todo lo que su nuevo rol implicará. Mientras que el empleado tendrá algún conocimiento de lo que implica el rol a partir de la descripción del puesto y de que el rol (con suerte) esté dentro de su área de interés, este proceso puede verse como la transición de un forastero organizacional a un insider efectivo. No es solo el primer día en el trabajo, sino todo el programa, comenzando con la entrega de la carta de oferta, hasta la inclusión total del nuevo empleado en la cultura de la empresa.

Claramente, hay mucho entre estos dos puntos del empleo, como la finalización del papeleo, el establecimiento del área propia de los empleados en la oficina (si es presencial) o acceso a la computadora y a todo el software y herramientas necesarias (si es remoto o asíncrono), la comunicación de expectativas que conlleva el rol, y algunas presentaciones a compañeros para realmente ayudar a que el nuevo empleado se encaje. Estos son solo algunos ejemplos, pero ahora veamos el proceso en su conjunto.

¿Qué es el Proceso de Integración?

El proceso de incorporación es un proceso sistemático que incluye las etapas del proceso de preincorporación, una orientación el primer día, el período de capacitación, la integración en la cultura de la empresa y apoyos continuos y retroalimentación. Esto no quiere decir que haya una lista de verificación de integración definitiva o un manual que garantice que tu nueva contratación sea perfecta, pero definitivamente son todas áreas que hay que tomar en serio. Quiero enfatizar aquí que el proceso de integración no es solo algo ventajoso para el nuevo empleado en la empresa, sino en realidad para la empresa en su conjunto. Las estadísticas de People Management lo demuestran bien, ya que afirman que la economía del Reino Unido está perdiendo 408 mil millones de dólares cada año debido a empleados descomprometidos. Si podemos asegurar que cubrimos el proceso de integración extensivamente, podemos avanzar mucho hacia mejorar el compromiso y asegurarnos de que los empleados se sientan cómodos y tengan un sentido de pertenencia en su lugar de trabajo.

¿Por qué es Importante la Integración?

Las estadísticas antes mencionadas dicen mucho, pero profundicemos un poco más en esto. Un sólido proceso de integración puede contribuir a un alto porcentaje del éxito de una nueva contratación. Según Harvard Business Review, un programa de integración bien desarrollado puede mejorar la tasa de retención en un 50% aproximadamente, asegurando así un mayor impacto en el compromiso y la dedicación del empleado y también significa que no se desperdició el tiempo dedicado a una nueva contratación.

Puede que te preguntes de dónde proviene la correlación entre retención y compromiso o interés continuo, ya que todos sabemos que simplemente quedarse no significa necesariamente que estemos disfrutando del rol o estemos completamente comprometidos. Sin embargo, en este caso, TeamStage ha demostrado que las experiencias de integración sólidas aumentan la satisfacción laboral a largo plazo en más de 2,6 veces. Además de la satisfacción, también sabemos que el desempeño mejora con una buena integración; TeamStage encontró nuevamente que el 70% de los empleados a quienes les gustaba su trabajo y estaban sobresaliendo habían tenido una experiencia de integración simplificada.

¿Cuánto Tiempo Toma la Integración?

Si bien la duración actual del proceso puede variar, un enfoque más completo para la integración debe durar de tres meses a un año para ayudar al nuevo empleado no solo a comprender su rol, sino también a asimilarse en el lugar de trabajo y establecer relaciones con sus pares. La mayoría de los lugares, como PeopleSpheres, nos dirán que el proceso dura solo de tres a seis meses, lo cual hasta cierto punto es cierto, ya que afirman esto debido al hecho de que la mayoría de las nuevas contrataciones decidirán si 'quedarse o irse' dentro de ese trabajo y empresa dentro de este marco de tiempo. Sin embargo, para aquellos que se quedan, deberías continuar la integración después de seis meses. Solo el 15% de las empresas hacen esto, pero para mí, esto es una práctica recomendada.

Estrategias Efectivas de Incorporación

Desarrollando un Checklist de Incorporación Estructurado

Comenzando desde el horario del nuevo empleado en su primer día, este checklist debe ser específico para tu empresa, porque nuevamente, aquí no hay una técnica de "talla única". Deberías cubrir todos los pasos críticos hasta e incluyendo la finalización de toda la capacitación necesaria para el rol en esta lista de verificación.

Enfatizando la Cultura de la Empresa

Es igualmente importante estar familiarizado con la cultura de la empresa como con las responsabilidades del trabajo. El concepto de “cultura corporativa” incorpora la misión y los valores de la organización y las reglas informales diarias basadas en su cultura.

Seguimientos y Retroalimentación Regular

Es importante verificar con el nuevo empleado para saber cómo está y abordar cualquier problema emergente. Mantener esta regularidad puede ayudar a evitar una situación en la que el nuevo empleado se sienta fuera de lugar y perdido en su nuevo rol. Los gerentes de contratación deben ser tentativos y más indulgentes en su enfoque a los seguimientos y retroalimentación durante este tiempo, y entender que este es un periodo complicado de ajuste para el nuevo empleado.

Programas de Mentoría

Asignar un mentor a cada nuevo empleado les ayudará a establecer su posición en la organización y proporcionar a un colega experimentado para pedir consejos. El beneficio no solo es profesional, sino que también puede ayudar al empleado a abrirse camino socialmente dentro del lugar de trabajo.

Personalización de la Experiencia de Integración

Las personas tienen diferentes temperamentos y aprenden de diferentes maneras. La incorporación funciona mejor cuando está adaptada a cada individuo. A menudo puedes deducir el carácter de alguien de inmediato, por lo que esto debería ser algo en lo que pienses desde el primer día. También deberías estar pensando en el papel que está desempeñando la nueva contratación, y deberías personalizar la experiencia de integración para adecuarse. Por ejemplo, si tu nueva contratación está en ventas, Scratchpad es una excelente herramienta de integración porque facilita que adopten y sigan el proceso de ventas que estás implementando en todo el equipo.

Entonces, ahora que hemos establecido algunas buenas estrategias, deberíamos ver cómo entregar mejor estas estrategias a tu nueva contratación. Obviamente, puedes hacer esto en persona, pero con la creciente comúnidad de lugares de trabajo remotos y asíncronos y configuraciones, debemos asegurarnos de poder mantenernos al día cuando se trata de incorporación de empleados. Por lo tanto, consideremos usar software y herramientas para nuestros procesos de integración.

Software de Incorporación de Empleados

Según UKG, el 36% de los profesionales de recursos humanos creen que la tecnología inadecuada les ha impedido optimizar su proceso de incorporación. Anteriormente, cubrimos el beneficio estadístico de simplificar este proceso, y como tal, este mal uso de la tecnología está afectando a programas extendidos. Como con cualquier área de eficiencia y optimización en el lugar de trabajo, queremos asegurarnos de que nos preparamos a nosotros mismos y a la empresa para el éxito de la mejor manera posible con la incorporación de nuevas contrataciones. Por lo tanto, deberíamos aprovechar cualquier tecnología o herramienta útil para ayudarnos a simplificar este proceso mientras mantenemos la información clave y transmitimos los puntos importantes.

Esto es igualmente aplicable en un lugar de trabajo en persona, pero recientemente ha habido un enfoque mayor en la integración remota debido a la falta de interacción cara a cara pero la necesidad continua de comunicación efectiva. Esta comunicación es tan crucial como lo han demostrado las estadísticas de Gitnux, que prueban que los empleados remotos que recibieron una integración completa eran un 18% más propensos a sentirse satisfechos con su trabajo, en comparación con empleados remotos que no tuvieron un buen proceso de integración.

Entonces, ¿cómo hacemos una integración remota exhaustiva? Bueno, Gartner afirma que el 58% de las empresas han proporcionado hardware para empleados remotos para que puedan integrarse y trabajar de forma remota con éxito, pero también deberíamos asegurarnos de utilizar software para comunicarse bien y organizar la información en un único centro. Déjame mostrarte cómo puedes hacer esto usando Bubbles.

Aquí, he usado Bubbles para tomar una captura de pantalla de la herramienta que estoy integrando. En este caso he usado Figma, y he tomado una captura de pantalla que se desplaza automáticamente para capturar toda la página. Desde aquí, he dejado comentarios, explicando cómo usar esta herramienta. Puedes ver el burbuja completa aquí para entender cómo funcionan la función de desplazamiento y retroalimentación en la realidad. Alternativamente, también puedes grabar una burbuja, con video y audio, donde puedes grabar toda tu pantalla, ventana o escritorio, para que puedas grabar este recorrido de una manera más interactiva. Aprende cómo hacerlo en mi artículo reciente aquí.

Desafíos y Soluciones en la Incorporación de Empleados

Adaptación a Necesidades Únicas

Las nuevas contrataciones tienen cada una conjuntos únicos de necesidades y expectativas. Tu mejor solución para cualquier dificultad aquí es ser comprensivo y darte cuenta de que la integración probablemente será un camino difícil hacia el éxito.

Equilibrio entre Estandarización y Personalización

Si bien un enfoque estandarizado es más eficiente, la personalización puede ser necesaria en varias áreas. Esto no necesita ser durante el proceso de enseñanza de la incorporación, y de hecho, organizar todo en algo como una burbuja es excelente para este paso, ya que puede ahorrar tiempo al departamento de RRHH y también dar a todos un campo de juego nivelado. Personaliza los seguimientos y retroalimentación en su lugar.

Medir el Éxito de la Incorporación

El proceso de incorporación puede considerarse exitoso si el nuevo empleado llega a ser productivo en un corto periodo después de ser contratado, o comienza a entender realmente la empresa y prosperar. Nuevamente, comprende que cada persona tomará diferentes cantidades de tiempo para ponerse al día, pero no seas demasiado indulgente. Usa retroalimentación, pero si no se ve positivo, no temas hacer un cambio.

En general, la integración puede ser un proceso largo y que consume tiempo, especialmente si no estás preparado para el éxito. Al usar estos pasos, deberías poder dejar de sentirte intimidado por esta tarea y, en su lugar, abordarla con eficiencia y claridad. El ensayo y error es clave aquí, así que no te dejes desanimar por el fracaso. Tómalo con calma, junto con tu empresa, y continúa optimizando utilizando software y nuevas ideas.