Henry Mintzberg destacó que "la estrategia no es la consecuencia de la planificación, sino lo contrario: su punto de partida." Por lo tanto, para usted es fundamental llevar a cabo la planificación estratégica antes de embarcarse en cualquier tipo de reunión planificada. ¿Cómo exactamente haces esto? Se trata de elegir qué no hacer más que qué hacer, y esta planificación debería realizarse a través de sesiones de estrategia. Puede tener problemas con la toma de decisiones si no mantiene sesiones de alta productividad y compromiso, así que asegurémonos de que este no sea el caso analizando exactamente cómo llevar a cabo una fuerte sesión de estrategia.

Primero que nada, quiero señalar que las sesiones de estrategia deben adaptarse a usted y su equipo, y dentro de esto se incluye elegir cómo se comunica mejor y realizar sus conversaciones estratégicas de esa manera. Si prefieres aclarar las cosas en persona, entonces realiza estas sesiones en una oficina o espacio colaborativo, pero si prefieres y encuentras las reuniones virtuales más eficientes, entonces haz tu planificación estratégica por videollamada. Para nuestro equipo, preferimos lo último, y por lo tanto, tenemos algunos consejos rápidos que hemos encontrado efectivos para lograr reuniones de planificación consistentemente grandiosas.

1. Cumpla con la etiqueta de reuniones virtuales. La gente no le presta la atención que se merece, pero al hacerlo y establecer algunas reglas básicas, puede comenzar a reunirse mejor, algo que repercute directamente en la ejecución de la estrategia.
2. Grabe sus reuniones virtuales. Te diría que tomes notas, pero ¿cuál es el punto cuando puedes obtener un tomador de notas de IA para hacer esto (y más) por ti. Use una herramienta como Bubbles Notetaker, que grabará, transcribirá y resumirá su sesión de estrategia, antes de distribuirla a todos los participantes con sus tareas de acción personalizadas.
3. Mantenga la conversación activa. Continúe iterando la estrategia donde sea necesario y no sea un equipo rígido y terco. Elija su método de comunicación asincrónica y siga discutiendo fuera del horario de reuniones. Si elige usar Bubbles Notetaker como en el consejo 2, entonces le sorprenderá gratamente saber que dentro de su área de grabación de reuniones, tendrá una sección de comentarios donde podrá escribir o grabar respuestas y más comunicación.

Esos fueron algunos consejos sobre la reunión en sí, así que ahora enfoquemos en el elemento estratégico de la reunión y cómo llevar a cabo grandes sesiones de estrategia.

Sin embargo, no se alarme, porque en realidad, el proceso de planificación estratégica no debería ser abrumador. Jack Welch, de quien ya hemos escuchado antes en este blog, lo dice mejor - "elige una dirección general e impleméntala como si no hubiera mañana". Sin embargo, necesitamos saber cómo elegir esta dirección para poder lograr los objetivos estratégicos y asegurarnos de que los miembros del equipo estén alineados y motivados, que es lo que cubriremos a continuación. También crearemos una agenda estratégica que pueda seguir en sus sesiones.

Facilitando una Sesión de Planificación Estratégica

Cómo Facilitar una Sesión de Planificación Estratégica

La verdad es que no se puede esperar que una sesión de estrategia se vuelva grandiosa simplemente creando una agenda integral y comprometiéndose a liderar las discusiones. Deseamos que fuera así de fácil, pero en realidad, requiere un profundo entendimiento de su negocio y el mercado, los desafíos que pueda enfrentar, así como las oportunidades y el conocimiento de áreas en las que puede encajar y encontrar un gran ajuste producto/mercado, por ejemplo. También debe tener la capacidad de involucrar e inspirar a todos los participantes de la sesión, lo cual es algo más difícil. Generalmente, el compromiso total y el entusiasmo hacia su estrategia puede ayudar mucho a inculcar esto en otros, pero aquí hay algunos otros buenos consejos.

1. La preparación es clave: Uno de mis dichos favoritos es "te deseo buena preparación, no buena suerte". Antes de su sesión de estrategia, dedíquese a reunir datos e ideas relevantes, y agréguelos a su arsenal para comentarlos en la sesión. Un ejemplo de este trabajo previo podría incluir un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) para obtener este entendimiento completo de las condiciones actuales del mercado y, por lo tanto, de cualquier oportunidad que tenga internamente en su empresa.
2. Elija el facilitador correcto: No dude en reconocer que no es la mejor persona para liderar la reunión. El papel de un facilitador es crucial y las cualidades de comunicación y liderazgo deben ser el factor principal al elegir a alguien para dirigir las discusiones de manera constructiva y mantener al equipo enfocado en los objetivos estratégicos, no importa si es un líder senior, gerente, o consultor externo. Elimine la jerarquía y enfoque en la discusión.
3. Cree un entorno inclusivo: No tendrá una buena discusión en la mesa redonda sin que todos estén cómodos, por lo que establezca algunas reglas básicas para la sesión que fomenten la comunicación abierta y el respeto por las opiniones de todos, ya sea que sean ideas audaces o algo obvio. Queremos que las personas contribuyan activamente en estas sesiones.

Objetivos para una Reunión de Planificación

¿Cuáles son los 3 objetivos para una reunión de planificación?‍

Todas nuestras reuniones de planificación estratégica deben tener objetivos claros y definidos - esto lo sabemos. Sin embargo, estas suelen centrarse en torno a tres objetivos principales:

1. Alineación de Objetivos Organizacionales: Todos deben estar en la misma sintonía para que funcione. Repita los objetivos e implique que haya un entendimiento claro y acuerdo sobre los objetivos organizacionales, así como las iniciativas estratégicas que ya están en marcha y cómo las que están a punto de discutirse deben alinearse con ellos también.
2. Encontrar y priorizar estos objetivos estratégicos: Una vez que todos sepan cuáles son los objetivos, se vuelve mucho más fácil elegir algunos objetivos estratégicos que te ayudarán a alcanzarlos. Discútanlos extensamente e intenten determinar los objetivos estratégicos clave que impulsarán a la empresa hacia el éxito rotundo. Esto implica identificar lo que hay que lograr primero y como prioridad, y establecer metas SMART (Específicas, Medibles, Alcanzables, Relevantes, definidas por Tiempo).
3. Creación de un Plan de Ejecución: ¡No tiene sentido tener una estrategia si no sabe cómo ejecutarla! Asegúrate de que cada sesión termine con un plan de ejecución claro que indique acciones, asigne responsabilidades y establezca plazos. La ventaja de realizar tus sesiones virtualmente y usar Bubbles Notetaker es que estos elementos de acción y responsabilidades se te asignarán automáticamente después de la reunión, eliminando cualquier confusión y creando responsabilidad.

Escritura de una Agenda Estratégica

¿Cómo se escribe una agenda estratégica?‍

Escribir una agenda estratégica efectiva requiere serias y exhaustivas consideraciones de los objetivos de la sesión y los problemas clave que necesitan atención. En Bubbles, estamos enfocados en optimizar reuniones, y sabemos cuán importantes son las buenas agendas, por lo que queríamos crear una pauta para su agenda de sesiones estratégicas aquí:

1. Comienza la sesión con una declaración de visión: Establece los objetivos desde el principio abriendo la agenda con un breve resumen de la visión y los objetivos estratégicos de la organización. Establecerá el tono instantáneamente y dará contexto a la discusión.
2. Resuma Puntos Clave de Discusión: No deje que haya confusión. Enumera los temas principales para discusión, como los objetivos estratégicos, planificación de escenarios y el proceso de planificación estratégica, dándoles una categoría de priorización para que puedan ser tratados primero.
3. Incluye elementos interactivos: Ocasionalmente, una sesión de lluvia de ideas, una actividad de análisis FODA o una sesión de planificación de escenarios pueden ser excelentes para fomentar la participación y la generación de ideas creativas.
4. Asigne el Tiempo Sabiamente: El tiempo es dinero, así que asegúrese de asignar períodos específicos para cada tema de la agenda, incluida la discusión y el debate que ocurrirá. También debe hacer cumplir esto para evitar que la reunión se desvíe y se pierdan puntos de la agenda.
5. Concluya con los Próximos Pasos: Ya hemos tratado este tema brevemente, pero asegúrese de que los próximos pasos queden claros como el agua. ¡Use Bubbles para esto si necesita ayuda para asegurarse que los próximos pasos, planes de acción y cronogramas nunca sean olvidados!

Mejores Prácticas para las Sesiones de Estrategia

1. Utilice Plantillas: Use cualquier herramienta disponible para asegurarse del éxito. Por ejemplo, hacer uso de una plantilla de planificación estratégica le ayudará a estructurar su sesión bien cada vez. Estas plantillas también pueden recordarle elementos que se pasan por alto pero son críticos para una gran planificación estratégica.
2. Involucre a todos los actores clave: Recuerde, todos en su equipo provienen de diferentes contextos, y por lo tanto probablemente tienen una perspectiva nueva y fresca desde un ángulo distinto que puede no haber sido considerada. Involucra a todos los participantes relevantes en la sesión de estrategia, incluidos los equipos de liderazgo, empleados clave e incluso algunos actores externos donde sea aplicable a tu equipo y empresa.
3. Siga Regularmente: Bubbles es excelente para ayudar con el seguimiento, debido a la capacidad de establecer tiempos de respuesta y continuar conversaciones de manera asincrónica pero dentro del contexto de la grabación de la reunión. La ejecución de la estrategia puede desviarse sin un seguimiento adecuado, así que asegúrese de mantener la conversación activa y evaluar el progreso o los desafíos para ayudar a iterar la estrategia cuando sea necesario.
4. Mida y Adapte: Deben establecerse OKRs para brindarle la capacidad de medir regularmente los resultados de sus iniciativas estratégicas frente a los KPIs establecidos. Esto también le ayudará a adaptarse y mejorar continuamente para tener éxito.

Y así, hemos llegado al final y somos expertos en sesiones de estrategia. Trate de recordar cada uno de estos consejos al dirigirse a su próxima reunión de planificación estratégica, e incluso comparta ideas con compañeros de equipo. Además, en la nota de recordar - asegúrese de usar Bubbles Notetaker en cualquier reunión realizada virtualmente. Es crucial mantener el enfoque en la estrategia y la discusión, así que no se distraiga innecesariamente garabateando notas - inevitablemente perderá el hilo, ¡y no queremos eso!