Las reuniones en línea ahora son una práctica común en el lugar de trabajo, dado que el 45% de los estadounidenses trabaja de forma remota todo o parte del tiempo. La videoconferencia es el sustituto viable para la interacción cara a cara tradicional, manteniendo a los empleados conectados sin importar su ubicación.

Sin embargo, las ventajas de las reuniones en línea no se limitan solo a conectar a empleados dispersos globalmente. De hecho, muchas oficinas presenciales todavía utilizan videoconferencias para interactuar con sucursales remotas o clientes extranjeros, ahorrando a algunas empresas millones en costos de viaje y tiempo de trabajo perdido. La realidad es que nuestros encuentros virtuales han llegado para quedarse, independientemente de desde dónde te conectes.

Aunque la videoconferencia mejora la productividad y eficiencia al mismo tiempo que reduce los gastos operativos, también presenta importantes preocupaciones de seguridad. Las estafas en línea están evolucionando, y las reuniones virtuales son un objetivo rentable para los hackers expertos en tecnología.

Esta es la razón por la que estamos aquí hoy, para discutir la necesidad de estar completamente conscientes de la seguridad en videoconferencias dentro de tus herramientas favoritas. Además, recomendaremos algunas prácticas y otras opciones para proteger la privacidad de tus discusiones a distancia.

¿Por qué es importante la seguridad en las reuniones en línea?

Entonces, ¿por qué preocuparse por proteger las reuniones y los datos?

La seguridad de las reuniones en línea es importante porque protege la privacidad. Casi siempre querrás proteger los secretos corporativos, y aunque no lo hagas, tus empleados y clientes lógicamente esperan que su información se mantenga segura. Esto es una cuestión de responsabilidad y rendición de cuentas, y debe tomarse en serio. Mantener la seguridad de las videoconferencias permitirá que la discusión se limite al personal elegido.

Cuando hablamos de protección de datos, es fácil imaginar un resultado catastrófico de una violación de datos. Realísticamente, no todos los intrusos serán maliciosos, pero es mejor no arriesgarse. Puede ser tan fácil como un empleado uniéndose a una conferencia a la que no debería entrar y escuchando material sensible - no es ideal, pero podría ser peor. Sin embargo, siempre existe la posibilidad de que alguien intente entrar y causar daño a individuos o a la empresa en su conjunto. Si se les permite hacer esto, intencionalmente o sin culpa alguna por tu parte (sin darse cuenta, etc.), su presencia prolongada puede llevarlos a escuchar información que no tenían la intención de escuchar o incluso a transmitir enlaces maliciosos que, de ser clicados, podrían otorgarles acceso a información confidencial. Esto es el polo opuesto del primer ejemplo, y muestra cuán importante es mantener las cosas seguras cuando se trata de reunirse de manera remota.

Cómo mejorar la seguridad de las reuniones en línea

Selecciona plataformas de reuniones seguras

Si te estuvieras reuniendo en persona, tomarías tiempo para pensar en un lugar adecuado, y esto no debería ser diferente. Realiza una investigación exhaustiva sobre la herramienta de tu elección, incluidas las normas de seguridad y privacidad. A menudo, el sitio web de un software de reuniones particular tendrá un área dedicada a la seguridad, así que dirígete allí como punto de partida. Sin embargo, no te limites a aceptar su palabra. En su lugar, revisa fuentes de reseñas confiables para obtener comentarios de los usuarios sobre cómo funciona la plataforma en realidad y cómo manejan los problemas de seguridad.

Parte de esto es asegurarte de que el sistema de conferencias cumpla con los estándares de la industria para la privacidad de la información recopilada en la reunión, así como la metainformación (nombres, direcciones de correo electrónico, nombres de usuario, dispositivos, etc.). Como parte de este cumplimiento, el audio y el video deben tener cifrado.

Otras características de seguridad comunes en plataformas más grandes incluyen controles para el anfitrión. Ya sea para audio, video, o la capacidad de grabar la reunión, es una buena práctica para detener acciones no deseadas por asistentes no deseados.

Grabar reuniones de forma segura

Así que ya mencionado sobre la grabación de reuniones, pero quiero entrar en más detalle aquí porque, cuando se trata de grabar reuniones de empresas, garantizar la seguridad de la información interna es crucial. Quieres evitar escenarios como que reuniones privadas sean accedidas en línea debido a la falta de protección con contraseña en el almacenamiento en internet.

Para hacerlo, tenemos una solución. Esta solución es emplear asistentes de reuniones con IA para grabar, transcribir y resumir tu reunión de manera eficiente. Bubbles Notetaker, que es nuestro favorito, ofrece características de seguridad robustas para mantener tus grabaciones de reuniones seguras. Al usar Bubbles, puedes asegurarte de que todas las grabaciones estén protegidas y seguras, haciéndolas accesibles solo a personal autorizado dentro de Canales de Bubbles específicos.

Bubbles emplea IA avanzada para transcribir y resumir tus reuniones, lo cual es particularmente útil para documentar discusiones de forma segura mientras se mantiene la confidencialidad. En palabras de los propios Bubbles - “Bubbles es confiado tanto por startups como por grandes empresas. Nos tomamos esta responsabilidad en serio, por eso usamos las mejores herramientas para mantener tus datos seguros”. Dirígete a Seguridad de Bubbles para obtener más información y entender exactamente cómo tu información sensible puede permanecer privada y segura al grabar reuniones virtuales con Bubbles.

Establece contraseñas para reuniones

Una buena forma de mantener a los asistentes no deseados fuera es especificar una contraseña para cada participante de la conferencia y una contraseña separada para el anfitrión. Un sistema de reuniones en línea seguro permitirá esto, y esto garantiza que el software que utilices solo permita que las personas con los permisos correctos accedan a la reunión.

Sin esta función, cualquiera que reciba un enlace a la llamada puede entrar. Como se establece, esto será muy malo en términos de comprometer la privacidad y la seguridad de los datos.

Conéctate de forma segura al WiFi

La seguridad del WiFi contribuye en gran medida a reducir la superficie de ataque a la que los piratas informáticos pueden acceder a través de dispositivos o redes infectados.

Algunas técnicas que recomendaríamos para proteger la red incluyen el uso de cifrado actualizado, cortafuegos, software antivirus y monitorización de la red utilizando empresas de auditoría de seguridad informática para escanear e identificar cualquier comportamiento sospechoso. VPNs (Redes Privadas Virtuales) como ExpressVPN o NordVPN, también pueden ser una excelente adición para asegurar tu privacidad al asistir a reuniones en línea. Esto se logra cifrando tu comunicación y enmascarando tus direcciones IP, manteniendo tus datos seguros de cualquier observador. 

Mantén los enlaces de las reuniones privados

Esto es obvio, pero asegúrate de compartir los IDs de las reuniones solo con los asistentes. Ten mucho cuidado de no compartir grabaciones de reuniones o enlaces a próximas reuniones en canales que contengan personal desconocido (como un canal de soporte, por ejemplo). Del mismo modo, no publiques enlaces de reuniones en redes abiertas como Facebook o Instagram. Cualquiera que reciba el enlace debe estar registrado y autorizado para unirse a la reunión. Si absolutamente debes intercambiar enlaces en redes sociales, y no tienes una mejor alternativa, entonces al menos utiliza mensajes privados o canales de chat en lugar de un grupo público. 

Mantén un registro de los participantes

Esto es más aplicable a reuniones donde habrá externos participando, en lugar de una reunión como informativa diaria. Para aquellas reuniones con muchos participantes, no es imposible que un intruso pueda simplemente entrar en la llamada de manera no detectada y luego causar un alboroto. Previene esto monitoreando constantemente la lista de participantes.

Cada plataforma de videoconferencias tiene una lista de participantes, por lo que no tendrás problemas con esto. Asegúrate de revisar si hay personas no deseadas, así como miembros con dos entradas o nombres de usuario invisibles que podrían haber asistido a la conferencia (y debían haberlo hecho). 

En casos extremos, los hackers pueden utilizar fotos recortadas o incluso parecer ser asistentes reales que experimentan problemas de red. Mantente alerta en todo momento, e intenta utilizar la prueba de vista para detectar si algo extraño está ocurriendo. Si es así, entonces prohíbe la segunda cuenta para hacer que las llamadas actuales y futuras sean seguras.

Salas de espera

Limitar el personal puede hacerse fácilmente utilizando plataformas de reuniones en línea con salas de espera o vestíbulos para seleccionar a los invitados antes de permitirles unirse a la llamada. De esta manera, como anfitrión, sabes quién está dentro y quién está llamando a la puerta, ayudándote a mantener a los posibles intrusos fuera. 

Protege redes domésticas 

Cualquiera que se esté conectando desde dispositivos personales corre un mayor peligro ya que esto aumenta drásticamente la superficie de ataque (si las redes o dispositivos son inseguros). Ayuda a amigos, familiares y compañeros de trabajo a proteger sus portátiles y redes domésticas. En el lugar de trabajo, los empleados deben tener un cortafuegos correctamente configurado, software de escaneo de virus y herramientas de monitorización de la red para identificar actividad de red anómala.  

Comparte archivos de forma segura

Cualquier reunión, ya sea una reunión completa de ayuntamiento, o una simple sesión de lluvia de ideas, implicará el intercambio de archivos. Desde datos personales hasta información financiera y confidencial sobre la empresa, deseas utilizar métodos establecidos para compartir información. Por suerte para ti, nuestra sugerencia anterior para grabar reuniones, Bubbles, realmente distribuirá notas, transcripciones, resúmenes y elementos de acción para ti a través de un correo electrónico de seguimiento de la reunión conciso que contiene el enlace a tu grabación de Bubble.

Entonces, ¿por qué querrías que Bubbles comparta tus archivos por ti? Esencialmente, documentos, presentaciones y cuadros de texto en reuniones en línea son todos tipos de datos independientes que pueden ser adquiridos a través de una conexión de red comprometida. Sin embargo, Bubbles es un mecanismo seguro que mantiene la información confidencial almacenada en una ubicación centralizada.

Principales plataformas seguras de reuniones en línea.

Google Meet

Google Meet es uno de los servicios centrados en negocios de Google. Una llamada de Google Meet puede acomodar hasta 250 personas y es muy simple de operar. Otro gran beneficio de reunirse a través de Google es que se integra con otros servicios de Google, como Google Calendar, lo que permite a los anfitriones programar reuniones y unirse o salir de ellas instantáneamente según sea necesario.

Con Google Meet, tienes acceso a una serie de funciones (disculpa el juego de palabras), como compartir pantalla, subtítulos en vivo, y características de seguridad, incluidos códigos de reuniones, cifrado de datos y controles de anfitrión para el acceso de participantes y compartir pantalla.

A continuación, he dado una última perla de conocimiento sobre Google Meet para ti. Mira esto si deseas grabar tus llamadas de Google Meet:

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Cómo grabar llamadas de Google Meet

Microsoft Teams

Microsoft Teams es otra opción para ti. Proporciona videoconferencias con muchos participantes (alrededor de 300) y funciones adicionales como compartir pantalla y subtítulos en vivo.

Sin embargo, las llamadas no están cifradas de extremo a extremo y no pueden asegurarse con contraseña para acceso autorizado. Los individuos pueden ser eliminados usando el programa, pero no se requiere inicio de sesión. La herramienta incluye una función de sala de espera que permite a los anfitriones revisar a cada invitado. Por lo tanto, como consejo, no recomendaríamos el uso del grabador de reuniones incorporado en Teams. En su lugar, mantén las cosas seguras usando una herramienta como Bubbles.

Zoom

Zoom es una gran opción, y es una herramienta de videoconferencia muy fácil de usar que te permite programar, unirte y organizar sesiones fácilmente. Durante el confinamiento por Covid, la herramienta se convirtió rápidamente en la aplicación preferida para cualquier sesión empresarial o instructiva, utilizándose para reuniones de diversas formas, desde reuniones con clientes hasta clases universitarias.

Las llamadas de Zoom incluyen cifrado de extremo a extremo, seguridad con contraseña para reuniones, funciones de vestíbulo y controles de anfitrión. Los anfitriones pueden restringir reuniones, evitar que otros miembros compartan pantalla y eliminar a participantes.

Nuevamente, si estás buscando grabar tu reunión de Zoom, entonces revisa esto:

Cómo grabar una reunión de Zoom

Pensamientos finales

La ciberseguridad está en el centro de todas las conversaciones, incluso aquellas que se llevan a cabo electrónicamente, lo cual, aunque potencialmente irónico, es absolutamente necesario. Cuando se trata de reuniones, debemos ser extra atentos y seguir los estándares de seguridad descritos anteriormente para asegurarnos de proteger nuestra organización, así como a todos nuestros compañeros o empleados. Al comprometerte a tomar medidas dentro de estos pasos proactivos, como emplear tecnología de grabación segura de reuniones como Bubbles, puedes aumentar la confianza y la seguridad mientras preservas información crítica.