¿Qué es una reunión de inicio de proyecto?

Una reunión de inicio de proyecto es la versión del mundo profesional de un árbitro soplando su silbato en un partido de rugby, y su propósito es poner la pelota en movimiento (sin intención de juego de palabras). El  inicio es la reunión inicial que se celebra en un equipo para comenzar oficialmente un proyecto. Debido a esto, tu reunión de inicio debe reunir al equipo del proyecto, las partes interesadas y los patrocinadores para que puedas establecer completamente una comprensión común de los objetivos, el alcance y los entregables del proyecto. Necesitas que todos estén alineados y en la misma página para que un proyecto tenga éxito, y esta reunión contribuye en gran medida a esta comprensión. Tu objetivo es establecer el tono y asegurarte de que los objetivos y expectativas sean conocidos por todo el equipo.

¿Cómo anuncias un inicio de proyecto?

Anunciar bien un inicio de proyecto es importante para garantizar que todos los participantes relevantes estén informados y listos para comenzar. Comienza enviando una invitación formal  en el método de comunicación preferido por tu equipo a todos los miembros del equipo y a cualquier participante externo, como patrocinadores del proyecto e interesados. Incluye la fecha, hora y ubicación (o enlace de reunión virtual) de la reunión de inicio y asegúrate de que las personas tengan su asistente de notas de IA listo para grabar si esta es una reunión de inicio virtual. Si los miembros del equipo  no tienen un tomador de notas conectado, invítalos a que lo hagan para que no se pierda información clave durante la reunión. Nuestra recomendación sería dirigirlos hacia Bubbles para notas de reunión de IA, especialmente debido a las capacidades de Bubbles para la comunicación posterior a la reunión y la toma de notas.  Recuerda, se trata de estar preparado.

Además, incluye alguna información de contexto sobre el proyecto en este anuncio. Adjunta la agenda de la reunión (mira la nuestra abajo) para que los participantes puedan prepararse, lo que ayuda a garantizar que la reunión sea productiva y enfocada. Aquí también es un buen lugar para destacar a los participantes clave, incluyendo quién llevará a cabo la reunión y cómo los demás deben involucrarse en la discusión.

¿Qué debe incluir una reunión de inicio de proyecto?

Una buena reunión de inicio de proyecto debe cubrir varios elementos clave en su camino para ayudar a un inicio exitoso. Aquí están los componentes esenciales:

1. Introducción y actividades para romper el hielo: Si es la primera de su tipo, comienza la reunión con breves presentaciones y preguntas para romper el hielo que ayuden a los miembros del equipo a conocerse y desarrollar una comprensión de con quién trabajarán.
2. Descripción general del proyecto: El contexto es importante, ¡así que no dejes nada sobre la mesa! Ofrece una descripción general detallada del proyecto. Incluye sus objetivos, alcance y relevancia para los empleados individuales y la empresa en su conjunto.
3. Roles y responsabilidades: Las personas necesitan conocer sus roles, así que defínelos claramente para cada miembro del equipo y/o parte interesada. Esto da inicio al proyecto de manera sensata, sin confusión.
4. Plan del proyecto y cronograma: Presenta el plan del proyecto para gestionar expectativas, incluidas las fechas y los entregables clave. Aquí también deberías establecer cualquier OKRs para el proyecto.
5. Canales de comunicación: ¿Cómo van a colaborar y realizar el trabajo? Las personas necesitan saber, así que discute los canales de comunicación que se utilizarán a lo largo del proyecto, como correo electrónico, software de gestión de proyectos y reuniones regulares. Si eres un equipo que tiende a llevar a cabo muchas reuniones virtuales, entonces asegúrate de conocer la etiqueta para reuniones virtuales, y asegúrate de no perder tiempo y energía en estas reuniones. ¿Cómo puedes asegurarte de esto? Bueno, un buen comienzo es utilizar un asistente de notas de IA en las reuniones. Nuestro favorito personal es Bubbles Notetaker - no solo es gratuito, sino que las grabaciones completas, transcripciones y elementos de acción en el correo de seguimiento automatizado son muy detallados y nos ayudan a recordar cada detalle clave de nuestras reuniones. ¡Pruébalo en tu próxima reunión virtual y puede que encuentres resultados similares!
6. Gestión de riesgos: Es importante identificar cualquier riesgo potencial en el proyecto, así como cómo mitigarlos o gestionarlos. Este enfoque proactivo puede ayudar a prevenir problemas que detengan o desvíen completamente el proyecto.
7. Preguntas y próximos pasos: Deja tiempo para preguntas y aclaraciones, luego concluye delineando los próximos pasos y elementos de acción. Sin embargo, si utilizas Bubbles en su lugar, puedes omitir este paso de delineación, ya que esto se hará por ti automáticamente a través de tu correo de seguimiento.

¿Cómo escribes una agenda  de reunión de inicio?

Es particularmente crucial crear una agenda estructurada para las reuniones de inicio para que comiences con buen pie. Con esto en mente, hemos creado una plantilla de agenda para que utilices en tu próximo inicio de proyecto:

Agenda para la reunión de inicio de proyecto

1. Bienvenida e introducciones (10 minutos)
   • Presenta a los miembros del equipo y a cualquier otra persona  involucrada
   • Preguntas para romper el hielo para empezar a construir la comunicación
2. Descripción general del proyecto (15 minutos)
   • Objetivos y metas del proyecto (con OKRs si son aplicables)
   • Alcance del proyecto e importancia para individuos y la empresa
   • Descripción del alcance de trabajo (SOW)
3. Roles y responsabilidades (15 minutos)
   • Presentación de cualquier equipo de proyecto
   • Explicación de roles y responsabilidades individuales dentro de estos equipos y en general
   • Discusión de la matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed)
4. Plan y cronograma del proyecto (20 minutos)
   • Presentación del plan y cronograma del proyecto
   • Hitos clave para cumplir con el trabajo
   • Discusión del horario del proyecto (desglosar elementos del proyecto)
5. Canales de comunicación (10 minutos)
   • Descripción general de métodos de comunicación y herramientas que utilizarás
   • Frecuencia y formato de actualizaciones del proyecto que se requiere para la gestión
   • Establecimiento de horarios regulares de reuniones (o actualizaciones asincrónicas regulares - como grabar una Bubble)
6. Gestión de riesgos (15 minutos)
   • Cuáles son los posibles riesgos y desafíos
   • Discusión de cómo se puede mitigar el riesgo
   • Asignación de responsabilidades de gestión de riesgos
7. Preguntas y aclaraciones (10 minutos)
   • Espacio abierto para preguntas, discusión y aclaración de cualquier duda o inquietud
8. Próximos pasos y elementos de acción (10 minutos)
   • Aquí es donde haces tu recapitulación de la reunión. Resume los puntos clave de la reunión, incluyendo los elementos de acción  inmediatos (y quién es responsable de ellos), próximos pasos y acciones de seguimiento.

Consejos únicos para reuniones de inicio de proyecto exitosas

Comienza con una visión clara y metas precisas

Dedica tiempo a encontrar realmente una visión clara para el proyecto y a establecer objetivos específicos y medibles. Esto ayuda a alinear completamente al equipo, sin margen de error. También provees un sentido compartido de propósito. Según un estudio realizado por TeamStage, la falta de metas claras es el factor más común (37%) de fracaso en proyectos,  así que ahí tienes tu motivación.

Usa ayudas visuales y software de gestión de proyectos

Desde reuniones de ventas hasta sesiones de integración, las ayudas visuales como los diagramas de Gantt, las líneas de tiempo y los diagramas de flujo pueden ser enormemente instrumentales en cómo ilustras el plan y la  cronología del proyecto. ¡No es diferente para tu llamada o reunión de inicio!

Utiliza y aprovecha la tecnología útil

Usar bien la tecnología puede realmente mejorar la eficiencia y efectividad de tus reuniones de inicio de proyecto. Herramientas como Bubbles pueden desempeñar un papel crucial, especialmente en entornos virtuales. No solo es crucial tu asistente de notas de IA, sino que el grabador de pantalla de Bubbles significa que también puedes grabar y compartir explicaciones detalladas de partes complejas del proyecto a medida que progresa, facilitando que los miembros del equipo den sus comentarios y te ayuden comentando o grabando su propia Bubble en respuesta. 

Enfatiza la Importancia del Compromiso de los  Interesados

Asegúrate de que las partes interesadas estén activamente involucradas en la reunión de inicio. Sus aportes, conocimientos y apoyo son críticos para el éxito del proyecto. Discute cualquier rol que podrían asumir, expectativas y cómo pueden contribuir a los objetivos del proyecto. En la encuesta de PMI de 2017, el 62% de los proyectos terminados con éxito tuvieron patrocinadores que fueron activamente de apoyo, lo que demuestra el beneficio de involucrar a estas personas.

Aborda los desafíos potenciales y el aumento del alcance

Hemos mencionado esto, pero asegúrate de ser proactivo en discutir desafíos potenciales y cómo manejar el aumento del alcance. Al hacerlo, asegúrate de que haya un proceso claro para gestionar cambios en el alcance del proyecto, incluidos flujos de trabajo de aprobación y cualquier evaluación de impacto que naturalmente vendrá junto. Esto ayuda a mantener el proyecto en curso y dentro del presupuesto.

Conclusión

Realizar una reunión de inicio de proyecto exitosa es esencial para establecer las bases de un proyecto exitoso. Necesitas mantener a todos alineados desde el principio para asegurar que los esfuerzos colaborativos y las contribuciones sean de primera categoría. Con los consejos y trucos proporcionados aquí, estás bien encaminado para lograr una alineación completa. Sé proactivo con aspectos como la tecnología, incluidos herramientas de IA como Bubbles, y siempre recuerda la importancia de esta reunión dentro de tu trabajo en equipo y empresa. ¡Buena suerte!