Integrar Zoom con Outlook puede facilitar mucho la vida en las videoconferencias, ya que te permitirá programar y unirte a reuniones directamente desde tu calendario de Outlook. Ya sea que estés usando la aplicación de escritorio de Outlook, la versión web o la aplicación móvil, esta guía te lleva a través de todos los pasos para agregar Zoom a Outlook, con explicaciones para el complemento de Zoom para Outlook y el Plugin de Zoom para Microsoft Outlook.

¿Por qué Añadir Zoom a Outlook?

Añadir Zoom a Outlook es un impulso de productividad para cualquiera que programe frecuentes reuniones. Esta integración te permite crear fácilmente eventos de calendario con enlaces de Zoom, haciendo simple invitar a participantes y realizar un seguimiento de las reuniones todo en un solo lugar. Puede ser fácil sentir que tu vida laboral está consumida por reuniones de Zoom en la cultura actual, así que esta es una forma de reducir esa sensación.

Complemento de Zoom para Outlook vs. Plugin de Zoom para Microsoft Outlook

Zoom ofrece dos opciones principales para integrarse con Outlook:

1. Complemento de Zoom para Outlook: Este complemento está disponible en Microsoft AppSource y funciona tanto con las aplicaciones web como de escritorio de Outlook. Se recomienda para un rendimiento óptimo y estar preparado para el futuro, especialmente para usuarios de macOS.
2. Plugin de Zoom para Microsoft Outlook: Este plugin es un archivo instalable que funciona con la aplicación de escritorio de Outlook para Windows. Es útil para los usuarios que prefieren un plugin tradicional pero poco a poco está siendo reemplazado por el complemento para una compatibilidad más amplia, por lo que quiero señalar que es la opción que debería considerar menos.

Configuración del Complemento de Zoom para Outlook

Instalación del Complemento en Outlook Web

El complemento de Outlook para Zoom está diseñado para funcionar sin problemas (y lo hace) con Outlook Web y la nueva aplicación de escritorio de Outlook. Aquí se explica cómo instalarlo y lograr que esta integración funcione:

1. Abre Outlook Web: Dirígete a tu calendario de Outlook a través de tu navegador web e inicia sesión en tu cuenta de Microsoft.
2. Accede al Menú de Complementos: Haz clic en el icono de Configuración en la esquina superior derecha, luego selecciona Ver todos los ajustes de Outlook.
3. Encuentra el Complemento de Zoom: Selecciona Correo > Personalizar acciones > Complementos. Serás redirigido a Microsoft AppSource.
4. Buscar e Instalar: Aquí puedes buscar Zoom para Outlook en Microsoft AppSource. Una vez que aparezca, procede haciendo clic en Obtener ahora, y sigue las indicaciones para completar la instalación.
5. Confirmar la Instalación: Deberías estar todo listo. Una vez instalado, el complemento aparecerá en tu calendario de Outlook bajo las pestañas de Nuevo Evento o Calendario.

Ahora, puedes crear una invitación a reunión de Zoom directamente desde cualquier evento del calendario seleccionando el botón Añadir una reunión de Zoom. Elegante, ¿verdad?

Instalación del Complemento en la Aplicación de Escritorio de Outlook (Windows & macOS)

Para instalar el complemento de Zoom para la aplicación de escritorio de Outlook, sigue estos pasos:

1. Abre la Aplicación de Escritorio de Outlook: Algo obvio, pero inicia sesión en tu cuenta de Microsoft Outlook para comenzar.
2. Accede a Obtener Complementos: Una vez dentro, navega hasta la pestaña Inicio, haz clic en Obtener Complementos en la barra de herramientas.
3. Encuentra el Complemento de Zoom: En la ventana de complementos, busca Zoom para Outlook.
4. Añadir Zoom a Outlook: Muy simple - solo haz clic en Añadir y sigue las instrucciones para integrarlo con tu calendario de Outlook.

Integrando Zoom y Outlook con Bubbles

Cualquiera que sea el método que elijas para agregar Zoom a Outlook, todos estamos en el mismo barco - estás a punto de participar en una reunión de Zoom. Esta reunión puede (y debe) ser completamente grabada, transcrita y resumida utilizando Bubbles, un tomador de notas de reuniones por IA. Para acceder a Bubbles gratis, haz lo siguiente:

• Visita la app de Bubbles y regístrate para una cuenta gratuita. Conecta tu calendario y Bubbles se unirá automáticamente a tu próxima reunión. Después de la reunión, obtendrás una grabación completa de Zoom, transcripción, resumen y elementos de acción personalizados, accesibles a través de un correo electrónico de seguimiento o en la aplicación.
• Invita al Tomador de Notas de Bubbles a tu próxima reunión de Zoom a través de la extensión Chrome/Edge. Simplemente pega el enlace de Zoom en la extensión, y el asistente de IA se unirá automáticamente a tu reunión.

Instalación del Complemento en la Aplicación Móvil de Outlook (Android & iOS)

Para aquellos de ustedes que usan Zoom o Outlook en su dispositivo móvil, es su turno. Es muy fácil habilitar Zoom en tu aplicación móvil de Outlook. Sigue estos pasos:

1. Abre la Aplicación Móvil de Outlook: Toca el icono de Perfil en la esquina superior izquierda.
2. Navega a Complementos: Ve a Configuración y toca Complementos.
3. Añadir Zoom: Desplázate hacia abajo y deberías encontrar Zoom para Outlook. Toca el icono + para añadirlo - ¡eso es todo!

Configuración del Plugin de Zoom para Microsoft Outlook

Si prefieres el plugin tradicional sobre el complemento, aquí se explica cómo instalarlo en la aplicación de escritorio de Outlook:

Descarga e Instala el Plugin de Zoom para Microsoft Outlook

1. Descarga el Plugin: Visita el Centro de Descarga de Zoom en el sitio web de Zoom y descarga el Plugin de Zoom para Microsoft Outlook.
2. Ejecuta el Instalador: Una vez descargado, necesitarás abrir el archivo descargado y seguir las indicaciones en el asistente de configuración.
3. Reinicia Outlook: Una vez completada la instalación, reinicia Outlook para ver las opciones de Zoom.
4. Confirmar la Instalación: Deberías ver los botones de Programar una reunión e Iniciar reunión instantánea en la cinta de Outlook; si los ves, acabas de confirmar la instalación.

Usar Zoom con Outlook: Funciones y Configuraciones Clave

Una vez que Zoom se añade a Outlook, puedes comenzar a programar reuniones de Zoom directamente desde tu calendario de Outlook, pero también puedes hacer unas cuantas otras cosas para facilitar la forma en que tienes reuniones en el trabajo. Aquí está una descripción de las funciones principales, comenzando con la función para la que probablemente estés aquí:

Programar una Reunión de Zoom en Outlook

1. Crear un Evento de Calendario: En Outlook, abre tu Calendario de Outlook y haz clic en Nuevo Evento.
2. Añadir Reunión de Zoom: Si usas el complemento, haz clic en el botón Añadir una Reunión de Zoom dentro del evento del calendario. Para el plugin, haz clic en Programar una Reunión en la barra de herramientas.
3. Ajustar Configuración de la Reunión: Configura los ajustes si lo deseas, como el código de acceso a la reunión, sala de espera, configuraciones de video y más.
4. Guardar y Enviar Invitaciones: Una vez configurado, guarda el evento y envía invitaciones a los participantes. El enlace de la reunión de Zoom y los detalles de la invitación se incluirán automáticamente en la descripción del evento, y tu nueva reunión estará programada y lista.

Convertir Eventos Existentes de Outlook en Reuniones de Zoom

Si ya tienes un evento de calendario programado en Outlook, puedes convertirlo en una reunión de Zoom y ahorrar cualquier confusión o problema una vez que llegue el momento de la reunión:

1. Abrir el Evento: Ve al evento del calendario que deseas modificar.
2. Añadir Zoom: Haz clic en Añadir una Reunión de Zoom o Programar una Reunión.
3. Guardar Cambios: Los detalles de Zoom se añadirán, y el enlace de la reunión se enviará a todos los participantes invitados, haciéndoles conscientes del cambio.

Añadir Reuniones Recurrentes de Zoom en Outlook

Para reuniones continuas, Zoom te permite programar reuniones recurrentes. Esto puede ser extremadamente útil y ahorrará mucho tiempo con esas reuniones estándar, como reuniones de operaciones semanales. Aquí te mostramos cómo:

1. Establecer Repetición en Outlook: En tu evento del calendario, elige Repetición bajo Opciones de Evento.
2. Seleccionar Frecuencia de la Reunión: Elige si la reunión se repite diariamente, semanalmente o mensualmente, dependiendo de tu equipo y el tipo de reunión.
3. Añadir Detalles de Zoom: Sigue los pasos para añadir una reunión de Zoom para asegurarte de que se use el mismo enlace de reunión de Zoom para cada ocurrencia de la reunión.

Gestionar Configuraciones de Zoom en Outlook

Habilitar Configuraciones Automáticas de Reuniones

Puedes ajustar tus configuraciones de Zoom directamente dentro de Outlook para simplificar el proceso de creación de reuniones. Estas configuraciones pueden ser accesibles desde el portal web de Zoom o la aplicación de escritorio de Zoom:

• Código de Acceso y Sala de Espera: La seguridad es clave, así que asegura tus reuniones habilitando códigos de acceso y la sala de espera.
• Silenciar Participantes al Entrar: Reduce las interrupciones por ruido al silenciar automáticamente a los participantes de Zoom cuando se unan.
• Opciones de Grabación: Deja que Bubbles Notetaker se una automáticamente o haz que sea esencial otorgar acceso a Bubbles desde la sala de espera. De cualquier manera, asegúrate de que tu reunión de Zoom esté configurada para grabar utilizando los pasos mencionados.
• Zona Horaria y Sincronización del Calendario: Asegúrate de que los horarios de tus reuniones coincidan con la zona horaria de tu calendario de Outlook.

Sincronizar Reuniones de Zoom con el Calendario de Outlook

Sincronizando Zoom con tu Calendario de Outlook mantiene todas tus reuniones en un solo lugar:

1. Iniciar sesión en el Portal Web de Zoom: Ve a Configuración.
2. Habilitar Sincronización de Calendario: Encuentra Integración de Calendario y Contactos y selecciona Outlook.
3. Permitir Acceso: Otorga acceso cuando se te pida para sincronizar tus calendarios de Zoom y Outlook sin problemas.

Igualmente, sincronizar Bubbles con tu calendario de Outlook significará que todas tus grabaciones de reuniones se mantendrán en un solo lugar – en tu área "Mis burbujas" dentro de la app de Bubbles. Esto hace que la referencia post-reunión sea increíblemente fácil y retiene toda la información importante y los elementos de acción.