Las reuniones virtuales con software de conferencia de audio y video como Zoom se han convertido en una práctica cotidiana para millones de personas en todo el mundo en los últimos años.

Sin embargo, capturar todos los detalles durante estas reuniones virtuales remotas que están geográficamente lejanas puede ser un desafío. Todos hemos sentido cómo nos distraemos y perdemos información, y esto es natural - después de todo, la mayoría de nosotros aún nos estamos aclimatando a este nuevo entorno de trabajo. Pero esto no nos respalda cuando se trata de pasar por alto información clave. Aquí es donde una función o herramienta de grabación de Zoom puede salvarnos, ya que permiten a los participantes grabar las reuniones de Zoom para luego revisarlas y entender los elementos que se perdieron. Naturalmente, esta grabación también puede ser invaluable para los compañeros que no pudieron unirse a la llamada de Zoom.

Como se mencionó brevemente, grabar una reunión de Zoom no siempre ha sido la tarea más sencilla, y esto sigue siendo cierto, pero más en el sentido de que tenemos muchas opciones para grabar, y el desafío radica en encontrar y elegir la mejor manera de grabar Zoom, según tu preferencia personal. Es por eso que he preparado esta guía, y con ella, espero iluminarte sobre tus mejores opciones.

¿Se pueden grabar las reuniones de Zoom en Zoom?

La respuesta corta es que sí, puedes. Zoom tiene una función de grabación de pantalla integrada que es fácilmente accesible para ti, pero solo si eres el anfitrión de la reunión. La función se encuentra en el menú inferior de la aplicación Zoom, como se muestra a continuación. Esta función es algo de lo que tanto los usuarios gratuitos como los de pago pueden aprovechar al máximo, así que repasemos los pasos juntos ahora.

1. Abre tu aplicación de Zoom y comienza a organizar una nueva reunión.
2. Como se ilustra en la imagen a continuación, haz clic en el icono de Grabar en tu menú inferior para comenzar a grabar la reunión de Zoom. Aquí es donde vemos nuestra primera diferencia para los usuarios gratuitos y de pago. Como usuario gratuito, tu grabación de Zoom se guardará automáticamente en tu carpeta local, pero como usuario de pago de Zoom, tendrás la opción de grabar en el dispositivo desde el que te unes a la reunión o en la Nube.

3. El software de grabación ahora está en acción, y como indicación, la pantalla de tu aplicación Zoom aparecerá como he mostrado a continuación. Existe la oportunidad de detener la grabación de la reunión temporal o completamente, con los iconos de 'Pausar' y 'Detener' Grabación en el menú inferior, como señalo (literalmente) yo mismo. Como también puedes ver, hay otro icono de 'Grabación', ahora en la parte superior izquierda, para indicar que estás en el aire.

Una vez que detienes la grabación, Zoom convierte tu grabación para que los archivos te sean accesibles, y como digo, la accesibilidad depende del plan de Zoom al que estés suscrito. Las grabaciones audiovisuales se guardarán en una carpeta de video en formato MP4, mientras que las reuniones de Zoom solo con audio se guardan como carpetas de audio en formato M4A.

Estas, a menudo archivos innecesariamente grandes, son donde encontramos nuestro próximo problema con la grabación en Zoom, siendo el primero que no puedes grabar a través de Zoom como solo un participante de la reunión, sin solicitar permiso del anfitrión. Te daré los pasos para hacerlo ahora, pero luego te recomendaré una forma menos complicada y más autónoma para que puedas grabar reuniones de Zoom por tu cuenta.

Cómo grabar reuniones de Zoom como participante

Durante tu llamada de Zoom, solicita permiso al anfitrión para grabar. Si no saben cómo hacerlo, deben seleccionar Participantes.

Luego, deben pasar el ratón sobre tu nombre y hacer clic en el icono de Más, que se representa por tres pequeños puntos horizontales uno al lado del otro, y junto a tu nombre.

Desde allí, pueden seleccionar la opción Permitir grabar archivos locales, que debería darte, como participante, un aviso de que ahora tienes permitido grabar.

Algo más a tener en cuenta es que el anfitrión, de manera similar, puede deshabilitar tu acceso a las grabaciones de Zoom haciendo clic en una opción diferente en el área de Más.

Como digo, no es muy autónomo, ¿verdad? A nadie le gusta no tener el control de sus propias oportunidades, especialmente con algo que puede ser tan beneficioso para tu eficiencia laboral. Afortunadamente para ti, tengo otro método que puede revolucionar tus reuniones de Zoom y dejar el destino de tu éxito colaborativo en tus propias manos.

Método 2: Usar un grabador de reuniones de terceros

Como hemos cubierto, Zoom te permite grabar tus reuniones, pero en mi experiencia, hay mucho más para grabar bien las reuniones de Zoom. Irónicamente, el método que voy a sugerirte (Bubbles) te ofrece más, mientras requiere menos esfuerzo. Piénsalo como el "fruto fácil de alcanzar" de tu reunión de Zoom.

Entonces, ¿por qué afirmo que Bubbles ofrece más? Bueno, Bubbles no solo se une automáticamente a tus reuniones una vez conectes tu calendario, también recoge todas las piezas por ti, grabando y escuchando la reunión, para que pueda no solo proporcionar la grabación completa, sino también un resumen rápido o minutas inmediatamente después de la reunión, lo cual es útil para una revisión rápida y acción.

Quizá esté equivocado por ser tan insistente aquí, pero no creo que un método que requiere que tomes el tiempo para volver a ver y extraer información (método propio de grabación de Zoom) pueda compararse con tener toda esta información entregada a ti inmediatamente, para que estés listo para trabajar en los próximos pasos (Notetaker de Bubbles).

De todos modos, lo mínimo que deberías hacer es intentarlo, ¡especialmente porque es gratis! Déjame mostrarte cómo hacerlo llevándote a través de Bubbles Notetaker, para que estés listo para mejorar tu próxima reunión de Zoom.

Cómo grabar reuniones de Zoom con Bubbles

1. Conecta tu calendario

Para llegar a esta etapa, inicia sesión en Bubbles y haz clic en tu avatar en la esquina inferior izquierda. Haz clic en 'Configuración de Notetaker', luego conecta tu Calendario de Google o Microsoft. Querrás elegir tu cuenta de trabajo o al menos una cuenta con próximas reuniones en su calendario. Una vez que hayas pasado por este flujo de autenticación, la configuración estará completa.

2. Prepárate para tu reunión de Zoom

Como puedes ver aquí a la derecha, Bubbles Notetaker ahora está listo para unirse automáticamente a las próximas reuniones en el calendario elegido. Aquí, la primera reunión es una Reunión Diario, y como también puedes ver, hay un interruptor que te permite desactivar el Notetaker de cada reunión específica. También puedes unirte a tu reunión directamente a través de Bubbles haciendo clic en 'Unirse a la reunión'.

3. Únete a tu reunión de Zoom junto con tu Notetaker

Cuando llegue el momento de la reunión y te unas a la discusión en Zoom, verás que el Notetaker ya está en la reunión. Como se ilustra aquí, enviará un mensaje amistoso y chateará informando a todos quién es y por qué está allí. Desde mi experiencia personal, encuentro que muchas veces, en este paso, hay un gran interés por parte de otros asistentes a la reunión sobre qué es Bubbles y qué está allí para hacer. ¡Una vez que se los digo, casi siempre quieren participar! Ese es tu beneficio adicional de Bubbles: convertirte en el pionero de tu equipo en nueva tecnología útil.

4. Ve tu grabación de la reunión de Zoom

Después de la llamada, tu Notetaker enviará a cada participante de la reunión una invitación a un Bubble por correo electrónico. El Bubble contiene una grabación de video, transcripción y un resumen de IA maravillosamente preciso y elementos de acción, y también se encontrará en tu pestaña Notetaker dentro de Bubbles, como vemos aquí. Adelante, haz clic en esto para comenzar a colaborar de manera asincrónica con todos los involucrados.

5. Feliz colaboración

Ahora has llegado a la grabación de tu reunión de Zoom a través de Bubbles Notetaker. Como se mencionó, aquí tienes tu grabación completa de la reunión y la transcripción, junto con el resumen de la reunión en la parte superior y los elementos de acción para cada participante. Puedes dejar un comentario en el Bubble para hacer seguimiento, o etiquetar a los participantes que no pudieron asistir a esta reunión, para que no se queden atrás. Después de todo, necesitas que cada miembro del equipo esté al día y tenga una comprensión completa del estado actual de las cosas para convertirse en un equipo realmente exitoso; Bubbles acelera este proceso para ti.

Entonces, aquí tienes tu guía sobre la grabación de reuniones de Zoom. Hay muchas formas útiles de grabar tus reuniones de Zoom, y espero que después de leer esto, te sientas más informado sobre tu estilo preferido.

Como he indicado, mi preferencia es usar Bubbles Notetaker para mis reuniones, y después de esta guía, estoy seguro de que ahora estamos en la misma página respecto a su utilidad. Esto es antes de siquiera haberte dicho que además de usar Bubbles con tu aplicación de Zoom, el Notetaker también funciona con Slack, Zoom, Google Hangouts y Microsoft Teams. También puedes incrustar grabaciones en tus páginas de Notion (y con más de 200 integraciones adicionales). Es tu navaja suiza cuando se trata de reuniones virtuales.

En general, espero que salgas de esto con el deseo de mantenerte por delante en el juego y convertir la colaboración en un ejercicio divertido de eficiencia. ¡Buena suerte!