La consistencia es clave para el éxito continuo, sin importar en qué negocio estés. Los Procedimientos Operativos Estándar (SOPs), con su capacidad para optimizar procesos y garantizar el cumplimiento, representan una de nuestras mejores formas de lograr esta consistencia. Un SOP claro elimina excusas y puede aplicarse en diversas industrias, siendo aplicable a tareas desde la incorporación de nuevos empleados hasta asegurarse de que usted y su equipo cumplan con rigurosas regulaciones de la industria. Debería considerar su documento SOP como el mapa de ruta de su negocio para operaciones eficientes y eficaces. Sin embargo, solo puede hacerlo si crea un SOP bien hecho, que es lo que estamos aquí para asegurar que haga hoy.

¿Qué es un Procedimiento Operativo Estándar (SOP)?

Un Procedimiento Operativo Estándar (SOP) es un proceso documentado creado dentro de su equipo, que describe cómo realizar una tarea o actividad de manera consistente y eficiente para todos los involucrados. Como dije, es su mapa escrito en forma de instrucciones, permitiéndole tener una guía paso a paso y metódica que seguir para cualquier proceso específico. Los SOPs han demostrado ser vitales para estandarizar prácticas, reducir malentendidos y mantener el control de calidad en las operaciones más complejas. Un SOP bien escrito logra esto manteniéndolo simple y optimizado para promover la consistencia y la reducción de errores que surgen de la falta de claridad o cuando complicamos las cosas.

Sin embargo, estos documentos no son solo listas de verificación o indicaciones de una sola frase. En su lugar, son (o deberían ser) guías completas que detallan cada paso necesario para completar las tareas, incluyendo la especificación de los roles y responsabilidades involucradas en la realización del trabajo. Cuando los SOPs se escriben de esta manera, se entrelazan para formar un flujo de trabajo general para un negocio, conectando los puntos entre el personal y lo que necesitan trabajar.

En Bubbles, debido a nuestro enfoque en el trabajo asincrónico, sabemos que mantener las tareas claras y organizadas es clave para una buena colaboración. Nuestra recomendación es que planifique su tarea con un SOP bien escrito, utilizando nuestra plantilla gratuita a continuación, y luego mantenga a sus compañeros de equipo informados de forma asincrónica usando Bubbles para compartir actualizaciones y recibir comentarios. Con Bubbles, puede grabar fácilmente su pantalla, vídeo y audio, sin complementos y sin pagar por nada. Se vuelve increíblemente fácil presentar su trabajo y comunicar sus puntos clave, con funciones que permiten comentarios asincrónicos y discusión continua junto con su grabación. Aprenda cómo grabar una Bubble, y obtenga aquí su plantilla SOP:

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PLANTILLA SOP GRATUITA

Cómo Escribir SOPs

También reconocemos que puede que desee escribir su propio SOP y tener el control total. Con eso en mente, vamos a sumergirnos en una guía de redacción para asegurarnos de que su documento SOP sea de primera categoría.

Escribir SOPs requiere una comprensión clara de la tarea en cuestión y una disposición para ser meticuloso y metódico al documentar cada paso de la tarea en su plantilla. Claramente, no puede crear una lista de verificación detallada sin estar bien informado de los detalles usted mismo, así que asegúrese de estar listo antes de comenzar su documento SOP. Para estar listo, comience definiendo el alcance del procedimiento y piense en las partes interesadas que deberían involucrarse. Piense en lo que necesita conseguir de esta tarea y cómo debería prepararse de la mejor manera para el éxito.

Entonces, aunque el detalle y la minuciosidad son esenciales, la clave principal para escribir SOP es usar un lenguaje simple y sin ambigüedades, haciendo que las instrucciones sean accesibles para todos los usuarios previstos. Estás tratando de ayudar y optimizar tu tarea, no de confundirla. Igual de importante, como se trata de una tarea en equipo, no tenga miedo de contar con la mente de sus compañeros de equipo o empleados experimentados aquí, para que puedan unirse y optimizar su SOP en su lugar de trabajo.

La retroalimentación de los compañeros de equipo será invaluable aquí, pero si también puedo darle un consejo valioso, sería primeramente definir el proceso detalladamente en un borrador, antes de revisar el documento para claridad y coherencia. Acuda a sus colegas para obtener comentarios en cualquier momento de este proceso, pero siempre tenga en cuenta que un SOP bien escrito no solo describe lo que se debe hacer, sino que también proporciona un contexto sobre cómo esta tarea se alineará con los objetivos comerciales más amplios de la empresa y ayudará a lograr el cumplimiento. Todo esto sin hablar demasiado - ¡buena suerte!

¿Cuál es un Buen Formato de SOP?

No hay una respuesta correcta aquí, y lo que hace un buen formato de SOP depende de lo que usted y sus compañeros necesiten de su SOP. El formato puede variar dependiendo de múltiples cosas, como la complejidad de la tarea que está a punto de abordar y las necesidades de la organización (plazo, detalles, etc). Sin embargo, tres formatos comunes son ampliamente utilizados y son un buen punto de partida:

Formato Simple

Para sus tareas más sencillas, este formato enumera los pasos en un orden lineal y cronológico, pero manteniendo las cosas realmente sencillas en el proceso. Para no simplificar en exceso, debe incluir una declaración que describa el propósito de su SOP, y luego un pequeño resumen para que todos estén alineados. Debajo de eso, escriba su lista de instrucciones paso a paso, especificando quién es responsable de qué. Su SOP "simple" debe ser fácil de usar y seguir, especialmente para tareas donde hay un claro principio y fin.

Formato Jerárquico

Para sus procedimientos más complejos y técnicos, el formato jerárquico entra en más detalle y requiere más organización. Esto es importante ya que puede ser fácil desviar el camino durante procedimientos complejos y largos. Aquí, debe desglosar las tareas en pasos principales y subpasos, pero todavía en un orden cronológico. Si es particularmente largo, use una tabla de contenido y una lista de verificación para simplificar los detalles de la tarea. Este formato es útil para procedimientos que involucran diferentes etapas o niveles de detalle.

Formato de Diagrama de Flujo

Para tanto procesos simples como complejos, y para procesos que implican toma de decisiones o múltiples posibles caminos, un formato de diagrama de flujo es excelente. La forma del diagrama de flujo también puede ser más interactiva, y es adecuada para los aprendices visuales. Representa visualmente los pasos de su proceso o tarea en un diagrama, lo que facilita a todos los que trabajan en él entender las relaciones entre tareas y las dependencias entre su trabajo y el de otros, por ejemplo.

En la nota del aprendiz visual, debo insistir en que no tenga miedo de incorporar diagramas ni cualquier preferencia de diseño que desee en su documento SOP. Escribir un SOP es algo específico para usted, independientemente del formato elegido. Nuestra plantilla incluye los encabezados claros necesarios y la configuración para un flujo lógico de información, pero también puede adaptarse y editarse a su preferencia, ¡así que adelante y sé creativo con ella!

¿Qué Debería Incluir un SOP?

Ya sabemos que un SOP efectivo debe ser comprensivo y detallado, pero más importante, fácil de entender. Sabemos que hay tres formatos comunes, pero también sabemos que tienes la libertad de diseñar tu propio SOP. Quiero simplificar este proceso tanto como pueda, y con eso en mente, he creado una lista de verificación propia, con algunos componentes para la redacción de SOPs geniales que no se han considerado en tus formatos tradicionales. Con esto, y los detalles en la última sección, estarás preparado para el éxito.

Los componentes clave de sus SOP personalizados deben incluir:

• Página de Título: ¡No sería un SOP sin que la tarea esté titulada! Sin embargo, no solo etiquetes de manera simple. Cuando sea relevante, incluya más detalles como un número de documento o versión, y el nombre del departamento al que se aplica su SOP. Además, ponga la fecha por motivos de organización.
• Propósito: Hora de algunos detalles - defina el objetivo y las metas del SOP para usted y sus colegas.
• Alcance: Describa la importancia de su SOP dentro de su lugar de trabajo y el alcance al que se aplica el SOP dentro de la organización. ¿Es específico de un subequipo o todos deben estar al tanto?
• Roles y Responsabilidades: Similar al último paso, pero más específico. ¿Quién es responsable de ejecutar y mantener el SOP? Debe saberse en este punto.
• Procedimiento: ¡El evento principal! Dé instrucciones detalladas paso a paso en esta etapa. A estas alturas, sabemos lo que deben cubrir, pero recuerde: detallados pero claros.
• Materiales y Equipamiento: No siempre es esencial, pero para algunas tareas, necesitará enumerar cualquier herramienta, equipo o material que será necesario para realizar el trabajo al estándar requerido.
• Documentación y Mantenimiento de Registros: Probablemente para sus tareas más complejas. Como cubrimos, para fines organizativos, debe proporcionar y detallar cualquier formulario o registro que deba completarse durante el proceso de la tarea.
• Consideraciones de Seguridad y Cumplimiento: Seguridad primero, o en este caso, penúltima. Debe incluir pautas de seguridad y requisitos de cumplimiento relevantes, para que todos estén protegidos.
• Historial de Revisiones: También ayuda a rastrear cambios, para que nadie se confunda. Mantenga un registro que documente cualquier cambio que se haya realizado en su documento SOP desde su inicio.

Cómo Utilizar su SOP para Hacer Crecer su Negocio

Los SOPs tienen toneladas de casos de uso, y si eres un novato, puedes sorprenderte de cuánto pueden ayudar a tu equipo incluso con las tareas más cotidianas. Voy a cubrir algunos casos de uso de SOP que son obvios más adelante, pero antes de eso, deberíamos entender cómo la implementación efectiva de SOPs puede impactar el crecimiento y la escalabilidad del negocio:

• Consistencia: A la gente le encantan las empresas y equipos que son confiables. Al escribir un gran SOP y seguir su plantilla, aumentará sus posibilidades de entregar su servicio o producto de manera consistente cada vez. 
• Eficiencia en la Capacitación: Capacitar a un nuevo empleado puede ser una tarea ardua, y es fácil olvidar cosas o no profundizar lo suficiente en los detalles. Con un SOP claro, tal vez incluyendo una lista de verificación, la capacitación de su nuevo empleado se vuelve más sistemática, lo que significa que todos ahorrarán tiempo, pero más importante, usted y la nueva cara en el equipo sacarán más provecho de la capacitación y serán más productivos.
• Reducción de Errores: Eliminar la ambigüedad y confusión ayudará a su vez a eliminar errores básicos que pueden culminar en una reducción general en la calidad del equipo o proceso. ¡Cree responsabilidad y mantenga la organización!
• Optimización de la Operación: No solo una herramienta instructiva, los SOPs también pueden ser una herramienta para retroalimentación e iteración. Al crear un esquema, identificará ineficiencias en su flujo. Con Bubbles, puede mostrar y contar estas áreas de ineficiencia, y hacer una sugerencia para eliminarlas del proceso.
• Automatización de Procesos Empresariales: Los SOPs pueden crear un sistema que permita la automatización de tareas rutinarias que a menudo se complican en exceso. Al hacer esto, liberará al personal y los dejará continuar con un trabajo más estratégico.

Casos de Uso de SOP

He insinuado algunos a lo largo de este artículo y, en general, puede usar un SOP para lo que considere adecuado. Sin embargo, para inspirarte, los documentos SOP más comunes generalmente giran en torno a tareas como:

• Incorporación de un nuevo empleado.
• Campañas de marketing.
• Navegar por software de gestión de proyectos.
• El flujo de trabajo estándar y cotidiano del equipo para una tarea determinada.
• Tareas puntuales.
• Mantenimiento de equipos.
• Procedimientos y protocolos de seguridad.
• El proceso de evaluación del desempeño.
• Servicio al cliente y cómo interactuar con los clientes.
• Control de calidad, incluyendo monitoreo y mantenimiento de un producto.

Ahora conoces los SOPs como la palma de tu mano. No son solo documentos, sino que son un reflejo de cuán comprometidos estás tú y tu equipo para ser consistentemente excelentes y eficientes. Da el salto a la eficiencia hoy usando nuestra plantilla gratuita y usando software de colaboración y comunicación asincrónica como Bubbles para continuar con tu optimización del trabajo en equipo y el lugar de trabajo.